37. Звітність в системі контролю

Звітність у системі контролю може складатися за різними формами від безпосередньо особистих контактів і телефонних переговорів, оперативної звітності та представлень вартісних показників у вигляді таблиць, графіків у вигляді гістограм до складання графіків руху витрат, представлень у системі контролю виконання контрактів на поставки, статистичного контролю якості тощо.

Для організації ефективної системи звітування необхідно дотримуватися певних принципів:

1.  Систему інформування і звітування необхідно будувати на основі робочої(WBS), організаційної (OBS), витратної (CBS) структур проекту.

2. Система звітування повинна базуватися на системі кодування елементів структури проекту.

3.  Ступінь інформативності, деталізації звітів повинен відповідати рівню менеджера , для якого вони готуються. Звіти за характером звітної інформації також диференціюються в залежності від статусу їх користувачів (внутрішніх чи зовнішніх).

4. В процесі планування проекту необхідно встановити певну періодичність звітування, яка визначається тривалістю проекту, рівнем і часовою динамікою прояву факторів ризику, ієрархією користувачів.

5. При підготовці звітів необхідно більшу увагу приділяти тим показникам, по яким є відхилення від плану.

6.  Основним елементом системи інформування і звітування є звіти, які можуть подаватися у формі діаграм Гантта, графіків S-кривих, гістограм, таблиць .

7. Незалежно від форми представлення звіти повинні інформувати про планові, фактичні, прогнозні параметри проекту, рівень і вектор відхилень від плану і причини цього.

8. Форми звітності можна готувати заздалегідь, використання готових форм дає можливість оперативно готувати інформацію про хід виконання реалізації проекту. Крім того, форми мають бути компактними, розбірливими, доступними. Члени команди повинні витрачати якомога менше часу на заповнення звітів. Компактність форми представлення інформації скорочує обсяг даних, що реєструються, дозволяє включати важливу інформацію в бланки систематичних звітів, які направляються на технічні перевірки, та які набувають характеру ключових документів. Як правило, така форма звітів обробляється в автоматизованих системах, але можливе її використання і при ручному оформленні звітної документації.

9. Обговорення і аналіз звітної інформації на неформальних і формальних зібраннях і нарадах повинні завершуватися розробкою конкретних і реальних пропозицій щодо шляхів і дій по усуненню чи мінімізації негативних відхилень від плану реалізації проекту.