33. Управління конфліктами між персоналом команди проектами

Всі команди мають норми, правила або директиви, які регламен­тують поведінку членів команди. В більшості випадків вони не запи­сані: вони є просто апріорі зрозумілі, таким чином команда завжди працює, але в деяких випадках, особливо якщо це стосується вірту­альних (кібер команд), які задіяні в інтернет-проектах, правила поведінки оголошуються на сайті проекту.

Продуктивність членів команди проекту може різко впасти при виникненні конфліктів. Конфлікти можуть приймати різні форми: від міжособистісних конфліктів між членами команди до конфліктів пов’язаних із виділенням та розподілом ресурсів. В обов’язки менеджера проекту входить виявлення конфліктів на ранній стадії і розв’язання їх до того, як вони негативно вплинуть на календарний план і задачі проекту.

Виявлення і розв'язання конфліктів вимагає від менеджера проекту виконання таких п’яти задач:

1. передбачення потенційних конфліктів і, по можливості, здійснення превентивних дій;

2. отримання інформації про конфлікти по мірі їх виникнення і пошук розуміння їх основних причин;

3. переконання членів команди на першому етапі спробувати розв’язати конфлікти один з одним чи всередині свого функціонального підрозділу;

4. спроба прийняти компромісне рішення для того, щоб обидві сторони досягли своїх цілей;

5. пошук допомоги з боку спонсора проекту в розв’язанні конфліктів, які знаходяться поза компетенцією менеджера проекту.

Проблеми в роботі команди можуть виникати в результаті технічних, економічних причин та стресових ситуацій, труднощі — у зв’язку з культурними та освітніми відмінностями, розбіжностями в інтересах та методах роботи, а також у зв’язку з відстанями, якщо деякі учасники команди територіально віддалені.

34. Сутність процесу «контроль виконання проекту»

Метою процесу контролю проекту, а точніше, процесу «Відсте-жування ходу проекту і контроль за ним» є надання інформації, необхідної для розуміння ходу проек­ту, для того, щоб дозволити керівництву виконувати управляючі дії в ситуаціях, коли хід проекту істотно відрізняється від запланованого.

Моніторинг (від англ. — контролювати, перевіряти) — спе­ціально організоване, систематичне спостереження за станом об’єктів, явищ, процесів з метою їх оцінки, контролю, прогнозу.

Контроль (від англ,— управління, керівництво, нагляд, перевірка, регулювання) — спостереження з метою перевірки.

Процес контролю тісно пов'язаний з вимірюванням, аналізом виконання робіт проекту, зміною та оптимізацією плану проекту

Регулярний вимір параметрів проекту та ідентифікація вини­каючих відхилень називається контролем виконання проекту.

Фактично процес контролю виконання проекту полягає в порівняння фактичних показників (обсягу виконаних робіт, ви­трачених зусиль, засобів) з плановими. Контроль виконується постійно і безперервно. Крім того, в плані по завершенню етапів проекту призначаються контрольні точки, по досягненню яких виконуються ще повніший та глибший контроль і аналіз.

Етапи здійснення контролю виконання проекту:

1. Прийняття і виконання рішення про зміну плану.

2. Виконання дій, що коригують план

3. Ухвалення політики організації., оскільки політика організації відносно процесу контролю проекту визна­чає очікування організації від даного процесу і порядок виконання дій, що його коригують.

4. Планування процесу контролю виконання проекту.

5. Забезпечення процесу контролю відповідними ресурсами.

6. Призначення персональної відповідальності і повноважень.

7. Навчання персоналу, який виконуватиме моніторинг.

8. Розробка форматів документів процесу. Повинні бути розроблені фіксовані формати документів, які вико­ристовуються в процесі, а так само визначений порядок роботи з ними.

9. Залучення зацікавлених осіб до процесу. Має бути визначений список співробітників, що мають відношен­ня до тієї або іншої роботи процесу контролю. Це важливо для того, щоб всі необхідні співробітники були присутні на обговореннях або виділяли час на роботу з результатами виконання проекту.

10. Виконання процесу — власне контроль за ходом проекту.

11. Відстеження процесу на предмет відповідності встановленій по­літиці.

12. Обговорення результатів процесу з вищим керівництвом. Обов’язково мають бути визначені ключові показники ефектив­ності процесу, такі, як: кількість проведених оглядів, кількість вико­наних коригуючих дій, кількість випущених звітів тощо. Результу­ючими документами даного етапу будуть списки невідповідностей процесу встановленій в-компанії політиці його проведення, дії спря­мовані на усунення недоліків, і результати цих дій.