1.6 Договорная работа

Одним из основных вопросов эффективности работы административного отдела предприятия является грамотная организация документооборота. Каждое соглашение, заключаемое юридическим лицом, должно быть детально проанализировано и оценено сразу несколькими специалистами. Рассмотрим основные правила организации договорной работы на небольшом предприятии.

1) Далеко не в каждой фирме практикуется коллегиальное согласование условий сделки. Договорная работа, чаще всего, сводится к подготовке документа юристом и подписанием его руководителями компаний. Однако именно эта порочная практика является причиной возникновения конфликтов, а также срывов исполнения обязательств. Специалисты, обладающие значительным опытом в сфере коммерческой деятельности, утверждают, что даже профессиональный юрист неспособен дать всестороннюю оценку контракту единолично. В большинстве случаев к изучению условий договора необходимо привлекать:

- Непосредственного руководителя направления

Особенно важно привлекать таких сотрудников на малых предприятиях, поскольку на них плохо организована система планирования. Лицо, ответственное за непосредственное исполнение сделки, сможет объективно оценить сроки, согласовать сортность, объемы продукции, либо решить иные вопросы. Нередко непосредственный руководитель корректирует спецификации с учетом возможностей оборудования. Виза этого сотрудника должна проставляться задолго до подписания договора. Такой подход исключит риск срыва исполнения обязательств, обеспечит соответствие качества поставляемого товара требованиям контрагента.

- Экономиста или главного бухгалтера

Один из самых важных этапов согласования условий контракта – одобрение сотрудником, обладающим экономическим образованием. Специалист изучает разделы, касающиеся порядка и способов оплаты, корректирует положения в зависимости от применяемой системы налогообложения. Кроме того, оперируя данными о финансовой деятельности предприятия, сотрудник может оценить уровень рентабельности сделки.

- Юриста

Специалист юридического отдела работает с текстом договора на двух этапах: при составлении проекта и в момент проведения правовой экспертизы. Оформление сделки осуществляется с применением стандартного образца. Профессиональный юрист адаптирует его, конкретизируя отдельные разделы. В некоторых случаях (например, при подписании внешнеторгового контракта) текст разрабатывается без применения шаблонов.

Правовая экспертиза проекта включает оценку:

• соответствия соглашения требованиям законов РФ;

• степени юридической защиты участников;

• вероятность возникновения спора;

• правоспособности и дееспособности сторон;

• соблюдения формы документа (наличие обязательных реквизитов, точность формулировок, отсутствие противоречий).

Кроме указаний на нарушения, юрист обязан предоставить варианты их устранения.

Только после завершения всех этапов согласования проект поступает руководителю.

2) Оптимизация процессов согласования

Оптимальный срок подготовки договора – два дня. Однако при соблюдении всех требований к согласованию, этот срок может увеличиться до нескольких недель. Решить вопрос можно за счет грамотной организации взаимодействия отделов.

3) Электронный документооборот

Снижает себестоимость процессов согласования, исключает споры о фактах направления документов конкретным специалистам. Данные системы служат дополнительным инструментом контроля исполнения обязанностей сотрудниками компании.

4) Четкое планирование работы

Значительно повышается эффективность работы служб при введении обязанности по планированию рабочего дня (недели, месяца). Эксперты утверждают, что на согласование гражданских договоров достаточно выделять всего 20-30 минут работы специалиста в день. Такой подход обеспечивает своевременное рассмотрение проектов, предотвращает накопление крупных объемов работы.

Грамотная организация договорной работы на предприятии невозможна без оформления журналов регистрации. Современные технологии позволяют использовать сотни программ, снижающих трудовые и временные затраты на их ведение. Ответственный подход к заключению сделок обеспечит успешное сотрудничество с партнерами.