Вопросы для самоконтроля

1. Назначение и строение договора.

2. Правила оформления актов в организации.

3. Порядок оформления и регистрации доверенностей.

Тема 5. Документация по внешнеэкономической деятельности

1. Контракты

2. Правила и формы переписки с зарубежными партнерами

1. Контракты

Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями являются коммерческие контракты (договоры).

Слово «контракт» чаще всего используется в отношении внешнеторговых договоров и является языковым эквивалентом слова «договор».

Контракт (договор) — документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Характер сделки, условия поставки, сроки поставки, транспортировка, упаковка и маркировка, цена, качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон — все это находит отражение в контракте.

Заключение конкретного контракта обычно начинается с предложения его заключить — направления оферты.

Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки. Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согласием). Обмен документами между сторонами может происходить посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, факсимильной, электронной или иной связи.

Договорные отношения могут быть также установлены путем представления одной из сторон проекта контракта. Получив проект, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает. Один экземпляр контракта возвращается стороне, составившей проект.

При составлении договоров и их заключении следует уделять особое внимание:

- четкой формулировке прав и обязанностей сторон;

- возможности расторжения договора любой из сторон;

- санкциям к каждой из сторон за невыполнение обязательств;

- соответствию пунктов контракта Федеральному закону «О защите прав потребителей» и другим законодательным актам;

- соответствию подписей, печатей, дат, юридических адресов.

При указании цены договора необходимо следовать требованиям, что денежные обязательства должны быть выражены в рублях. Допускается упоминание иных валют, но только в формулировке «подлежит оплате в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте». Несоблюдение этого правила приведет к признанию договора недействительным.

Контракты с иностранными партнерами, с учетом разницы в сроках исковой давности других стран, следует хранить не менее 10 лет. Контракты на большую сумму или имеющие важное значение могут быть переданы на архивное хранение.

2. Правила и формы переписки с зарубежными партнерами

Деловые отношения с зарубежными странами стали привычными, поэтому при приеме на работу многие российские организации требуют от своих будущих сотрудников знания двух или более иностранных языков. Самым распространенным языком международного общения является английский. Большая часть зарубежной переписки посвящена продажам и покупкам, импорту и экспорту. Международным письмам придается важное значение, так как через них устанавливаются и развиваются надежные деловые связи.

Оформление писем, посылаемых внутри России, отличается от оформления международных писем (см. табл. 1).

При составлении делового письма необходимо воспользоваться следующими реквизитами:

- заголовок письма;

- ссылка на данные отправителя и получателя;

- дата;

- адресат;

- указание на конкретное лицо;

- обращение;

- общее содержание письма;

- текст письма;

- завершающая формула вежливости;

- подпись;

- приложения.

Таблица 1

Сравнительная таблица реквизитов писем в России и международных писем

Реквизиты писем в России	Реквизиты, международных писем
1. Государственный герб РФ 2. Герб субъекта РФ 3. Эмблема организации или товарный знак	1. Сведения об отправителе: наименование организации, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и т.д.
4. Код организации	2. Ссылка на индексы отправителя
5. Код формы документа	3. Дата
6. Наименование организации 7. Справочные данные об организации 8. Дата документа	4. Внутренний адрес (включающий наименование получателя письма и его почтовый адрес)
9. Регистрационный номер документа 10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа	5. Указание на конкретное лицо «К сведению» 6. Вступительное обращение
11. Адресат 12. Заголовок к тексту	7. Заголовок 8. Основной текст
13. Текст документа 14. Отметка о наличии приложения	9. Заключительная формула вежливости
15. Подпись	10. Подпись
16. Отметка об исполнителе	11. Указание на приложение
17. Идентификатор электронной копии документа	12. Указание на рассылку копий данного письма
18. Резолюция
19. Отметка о контроле

При подготовке международных служебных писем необходимо придерживаться единых правил оформления и обработки деловой документации. Эти правила выработаны национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации — ИCO. В настоящее время в этой организации представлены национальные органы 130 государств.

Терминологию в области документации на международном уровне регламентируют стандарты ИСО серии «Документация и информация». Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе стандартами установлены:

1) форматы бумаги, используемой для документов;

2) межстрочные интервалы и шаг письма;

3) формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и основные требования к бланкам документов.