Переміщення фрагментів тексту
Перемістити фрагменти тексту можна декількома способами. Спочатку частину тексту слід виділити, після цього виконати команду Вырезать. Текст зникне з екрана скопіюється в буфер обміну, де зберігатиметься до наступної операції вирізування або копіювання. Потім встановити текстовий курсор у те місце документа, куди треба поставити вирізаний фрагмент, і виконати команду Вставить. Ці команди можна знайти як у меню Правка, так і у динамічному меню, яке викликається натискуванням правої кнопки миші.
Інший метод переміщення тексту - використання миші, що дещо зручніше. Спочатку також необхідно виділити потрібну частину, наприклад абзац або речення. Потім поставити на неї основний курсор й натиснути ліву кнопку миші. Внизу стрілки-курсора з'явиться квадратик, який визначатиме готовність комп'ютера до переміщення тексту. Не відпускаючи кнопки, потрібно перемістити стрілку до місця, куди потрібно вставити текст, а потім відпустити - виділений фрагмент перенесено у визначене вами місце.
Цей спосіб логічно використовувати тоді, коли на екрані можемо бачити як текст, який треба перемістити, так і місце, куди його потрібно вставити. Якщо ж відстань між ними велика, то краще скористатися першим варіантом.
Інколи необхідно не переставити, а скопіювати фрагмент в інше місце документа. Для цього треба виділити потрібну частину тексту і виконати команду Копировать. На відміну від дії команди Вырезать, текст не зникне з екрану, але також потрапить до буфера обміну. Тепер за допомогою команди Вставить можна вставляти (копіювати) його будь-яку кількість разів у різні місця.
Автоматичне виправлення помилок та заміна тексту в документі
Інколи в документі може бути велика кількість зайвих знаків або спецсимволів. Так, у стандартному тексті для розділення слів потрібен лише один пробіл, інакше інтервали будуть дуже великими. Якщо при наборі тексту ця вимога не була виконана, то виправити недолік можна за допомогою команди Заменить меню Правка:
1. Вибираємо команду Заменить у меню Правка. Відкриється діалогове вікно Найти и заменить.
2. У полі Найти: необхідно поставити два пробіли (або в інших випадках - слово, яке треба замінити).
3. У полі Заменить на: один пробіл (або слово, на яке буде замінюватися старе). У цьому випадку нас цікавить весь документ, тому натискаємо кнопку Заменить все. Через декілька секунд отримаємо повідомлення про закінчення огляду документа і кількість зроблених замін.
4. У прикладі з пробілами слід повторити попередню операцію Заменить все ще декілька разів, оскільки в тексті можуть бути не лише подвійні, а й потрійні (і більше) проміжки. У такому випадку кількість замін буде меншою. Коли кількість замін дорівнюватиме нулю, зайвих проміжків у тексті не залишиться.
Основи оформлення документів. За способом оформлення всі ділові папери можна умовно поділити на три категорії: а) документи, що пишуться від руки; б) документи, які друкуються на комп'ютері; в) готові бланки, до яких вписуються об'єктивні дані.
Від руки пишуть заяви, автобіографії, пояснювальні записки, розписки, особисті доручення, деякі види звітів, оголошень. Вручну оформлюють чернетки списків, відгуків, рецензій, протоколів, службових листів, наукових праць, потім їх набирають на ЕОМ.
Заяви про прийняття на роботу або надання матеріальної допомоги, анкети, особові листки з обліку кадрів, довідки, контракти, трудові угоди, посвідчення про відрядження - це виготовлені друкарським способом бланки, до яких особа вносить об'єктивні дані вручну.
Переважна більшість документів обов'язково має бути оформлена за допомогою комп'ютера. Особливо це стосується організаційно-розпорядчих документів (вказівок, інструкцій, положень, постанов, наказів, статутів); також резюме, відгуків, рецензій, наукових праць; службових листів (зокрема тих, які надсилаються електронною поштою); протоколів і витягів із протоколів; документів, які містять табличні дані (накладні, таблиці, графіки); договорів, офіційних доручень.
Будь-який набраний на комп'ютері текст можна умовно назвати документом. У діловодстві є певні правила оформлення документів, які необхідно виконувати. їх висунення пояснюються не лише необхідністю виконувати вимоги встановленого порядку, а й тим, що виконання єдиних правил забезпечує юридичну силу документів і полегшує роботу з ними. Зрозуміло, що діловий папір без дати, підпису й інших реквізитів - це приватна записка, а не офіційний документ.
Для перевірки правильності встановлення полів документа, який оформлюємо на комп'ютері, або зміни їхніх розмірів, вибору формату паперу, необхідно скористатися командою Параметры страницы в меню Файл. Діалогове вікно Параметры страницы містить вкладки: Поля, Размер бумаги, Источник бумаги, кожна з яких використовується для встановлення сталих параметрів.
Змініть установки полів за замовчуванням на потрібні, відкрийте вкладку Размер бумаги, клацнувши на її назві лівою кнопкою миші, на ній зазначено необхідний розмір паперу (за потреби внесіть зміни). Якщо документ уже містив текст, то він буде розміщений згідно з новими параметрами.
Необхідно звернути увагу на те, що встановлювати розмір сторінки і поля потрібно перед форматуванням тексту документа. Адже після зміни параметрів сторінки тексту будуть розміщені згідно з новими установками, і час, витрачений на розміщення абзаців, буде втрачено.
Параметри сторінки досить установити один раз, після чого зберегти документ. Надалі при відкритті цього документа він буде завантажуватися з усіма особливостями свого форматування, незалежно від того, з яким документом ви працювали досі.