Использование таблиц

В PowerPoint имеется возможность создать таблицу, используя кнопку Создать слайд и выбрать слайд с таблицей. Затем в окне Вставка таблицы задать число столбцов и строк таблицы и щелкнуть ОК. для изменения формата вставленной таблицы нужно выбрать в меню Формат команду Таблица. Открывая в окне Формат таблицы вкладки Границы, Заливка и Надпись, можно задать параметры оформления таблицы.

В слайд можно добавить существующую Word-таблицу. Но прежде чем поместить таблицу в слайд, ее необходимо скопировать в Буфер обмена:

• Выделить таблицу в Word, установив курсор на ней в любом месте, и выбрать в меню Таблица команду Выделить таблицу

• Нажать Ctrl+С или выбрать в меню Правка команду Копировать. В результате выделенная таблица будет скопирована в Буфер обмена.

• Запустить программу PowerPoint или переключиться в нее, если она уже выполняется. Переключиться в режим просмотра слайдов и найти слайд, в который мы хотим вставить таблицу, или создать новый слайд с использованием кнопки Создать слайд.

• Выбрать в меню Правка команду Специальная вставка

• Щелкнуть на Объект Документ Microsoft Word, затем опцию Связать или Вставить

• Щелкнув кнопку ОК, завершить вставку таблицы

Разница между вариантами Связать или Вставить в том, что, выбрав опцию Вставить, мы внедрим таблицу и оборвем все ее связи с исходным документом. Связывание хорошо использовать в тех случаях, когда приходится много раз возвращаться назад и редактировать данные во вставленной таблице.

В PowerPoint имеется возможность включить в слайд таблицу Excel. Порядок действий при добавлении Excel-таблицы такой же, как и у Word-таблицы, только в окне Специальная вставка нужно выбрать Объект Лист Microsoft Excel.

Добавление диаграмм

PowerPoint позволяет включить в слайд диаграммы. Для вставки диаграммы Microsoft Excel в презентацию откройте слайд, на который требуется добавить диаграмму Microsoft Excel, затем в меню Вставка выберете пункт Объект. Чтобы создать диаграмму, установите переключатель в положение Создать новый и выберете объект Диаграмма Microsoft Excel. Чтобы вставить уже созданную диаграмму, установите переключатель в положение Создать из файла и введите имя соответствующего файла. Для изменения диаграммы воспользуйтесь инструментами и меню Microsoft Excel. Чтобы вернуться в PowerPoint, щелкните вне диаграммы.

Если при создании диаграммы дважды щелкнуть пустую рамку диаграммы или нажать кнопку Вставить диаграмму, на экране появится диаграмма Microsoft Graph и таблица связанных с ней данных.

Создавая диаграмму, можно ввести в таблицу данных собственные данные, импортировать их из текстового файла, импортировать электронную таблицу или диаграмму, а также скопировать данные из другого приложения.

В составе PowerPoint также имеется возможность создания организационных диаграмм, для создания которых можно воспользоваться макетом слайда, включающего пустую рамку для организационной диаграммы. Чтобы использовать этот макет, нажмите кнопку Команды и выберете пункт Макет слайда. Выберете макет Организационная диаграмма и нажмите кнопку Применить. Можно для добавления организационной диаграммы в слайд указать в меню Вставка на команду Рисунок и выбрать пункт Организационная диаграмма.

Для получения справки по созданию диаграммы выберете в меню ? команду Указатель.

Чтобы вернуться в PowerPoint, выберете в меню Файл команду Выход и возврат в презентацию.