Министерство сельского хозяйства и продовольствия

Республики Беларусь

Белорусский государственный

аграрный технический университет

Кафедра вычислительной техники

Обработка данных

средствами электронных таблиц

Методические указания к лабораторным занятиям

по дисциплине

“Информационные технологии”

Уфимский Государственный

Нефтяной Технический Университет

Кафедра ВТИК

Электронные таблицы

Microsoft Excel

Методические указания к УМК

по дисциплине

“Информатика”

Часть I

Уфа - 2007

Аннотация

Методические указания «электронные таблицы Microsoft Excel» предназначены для приобретения и закрепления навыков работы с приложением Microsoft Excel на занятиях по дисциплине «Информатика» студентами специальностей МТЗ, СТЗ, ГТЗ, ГРЗ, ГБЗ».

Методические указания содержат рекомендации для решения прикладных задач обработки данных и рассчитаны на 7-8 занятий по следующим темам:

1. интерфейс Microsoft Excel;

2. ввод данных;

3. форматирование данных

4. вставка объектов

5. Вычисления в таблицах Microsoft Еxcel

Каждое занятие содержит ряд заданий и упражнений. Для закрепления полученных навыков студентам предлагается выполнить задание, которое позволяет преподавателю оценить уровень подготовки каждого студента.

Занятие №1

Интерфейс Microsoft Excel

Задание 1.1 Изучить методические указания и выполнить предлагаемые упражнения.

Методические указания

Для представления данных в удобном виде используют таблицы. Компьютер позволяет представлять их в электронной форме, что дает возможность не только отображать, но и обрабатывать данные. Для автоматизации процесса обработки данных на компьютере используются специальные программы, которые называются электронными таблицами.

Основным достоинством электронных таблиц является возможность применения формул для описания связей между значениями различных ячеек таблицы. Изменение содержимого какой-либо ячейки таблицы автоматически приводит к пересчету значений всех ячеек, которые связаны с ней формульными отношениями.

Пусть, например, сформирована таблица, где номера столбцов обозначены буквами A,B,C, а номера строк – цифрами 1,2,3 (рис.1.1).

Рис.1.1. Содержимое таблицы при вводе чисел в ячейки A1,A2,B1,B2.

При изменении, например, значения ячейки A1 с 1 на 2 все значения в ячейках, которые прямо или косвенно зависят от измененной, автоматически пересчитываются в соответствии с заданными формулами (рис.1.2).

Рис.1.2. Содержимое таблицы при изменении значения числа в ячейке A1.

Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную или специального программирования.

Наиболее широкое применение электронные таблицы нашли в экономических и бухгалтерских расчетах, но и в научно-технических задачах электронные таблицы можно эффективно использовать для:

• проведения однотипных расчетов над большими наборами данных;

• автоматизации итоговых вычислений;

• обработки результатов экспериментов;

• построения диаграмм и графиков по имеющимся данным;

• решения уравнений;

• проведения поиска оптимальных значений параметров.

Одним из наиболее распространенных средств работы с документами, имеющими табличную структуру, является Windows-приложение Microsoft Excel.

Задание 1.2. Запустить Excel

Методические указания:

Запуск EXCEL, установленного в среде WINDOWS, осуществляется одним из следующих способов:

- нажимаем Пуск на рабочем столе, выбираем Программы, запускаем EXCEL щелчком левой клавиши мыши;

- выбираем кнопку EXCEL в панели Microsoft Office, запускаем EXCEL;

- выбираем ярлык EXCEL на рабочем столе WINDOWS, запускаем программу двумя щелчками левой клавиши мыши;

- ставим курсор на документ EXCEL (расширение .xls) и два раза щелкаем левой клавишей мыши;

- запускаем EXCEL выбором кнопки в панели быстрого запуска (Quick Start) на рабочем столе.

Задании 1.3. Сделать «Снимок экрана Excel» Создайте графический файл с расширением *.JPG с изображением экрана Excel (используйте клавишу Print Screen, а рисунок отредактируйте в графическом редакторе Paint, выполнив подписи элементов рис 1.3). Файл сохранить как Excel.jpg

Рис 1.3. Вид экрана Excel

Методические указания:

После загрузки EXCEL экран будет выглядеть следующим образом. На рисунке 1.3 показаны основные органы управления редактором. Большую часть экрана занимает пустой лист EXCEL, который представляет собой сетку столбцов и строк. Один лист разделён на 256 столбцов, обозначенных латинскими буквами от A до IV, и пронумерованных по порядку 65 536 строк. Пересечение столбца и строки образует ячейку, имя которой образуется из буквы столбца и номера строки, например, Е21. Та ячейка, в которой мы сейчас работаем (стали курсором и щелкнули левой клавишей мыши), считается активной. Активная ячейка выделяется утолщенной границей и её имя выводится в поле имени.

Совокупность листов образует книгу EXCEL , в которой может находиться до 256 листов. Переход между листами книги осуществляется с помощью ярлыков и кнопок прокрутки. При загрузке редактора обычно отображается три ярлыка для листов (это количество можно менять).

Строка состояния содержит область автовычислений, в которой отображается сумма чисел в выделенных ячейках.

Задании 1.4.

Войти в режим поиска в справочной системе EXCEL. Набрать запрос – "сочетания клавиш". Распечатать интересующие разделы, cкопировать и сохранить в файл Help.doc

Методические указания:

EXCEL снабжен подробной справочной системой, облегчающей обучение и работу в редакторе. Пользователю для получения справки по некоторому вопросу необходимо войти в пункт меню “?” и выбрать Вызов справки:

В строке появившегося окна вводится тема интересующей справки, причем EXCEL находит тему в списке уже при её частичном вводе.

Далее в этом текущем окне нажимают кнопку Показать и на экран выводится текст соответствующей справки. При желании текст справки можно распечатать, выбрав в меню окна справки Параметры – Печать раздела. Если есть необходимость распечатать или отредактировать и распечатать часть текста справки, можно этот текст скопировать в буфер обмена WINDOWS, а затем вставить, например, в редактор Word. По такой схеме пользователь может составить и распечатать свой собственный справочник лишь по тем вопросам, которые вызывают наибольшие затруднения.

Задании 1.5. Сохранение документа Microsoft Excel

Документ Microsoft Excel называется книгой. По умолчанию Microsoft Excel присваивает книге стандартное имя Книга1.

Для сохранения книги впервые или повторно, но под другим именем, используется команда меню Файл\Сохранить как…. В этом случае открывается диалоговое окно в котором необходимо указать имя файла, которым книга будет названа. Старайтесь давать книгам осмысленные имена вместо однообразного Книга1, предлагаемого Microsoft Excel.

Упражнение.

1. Дать файлу Книга1 имя Proba1 (в главном меню выбрать Файл\Сохранить как… и сохранить файл с этим именем в своей папке на диске D).

2. Убедитесь, что название файла Книга1 в главном окне Microsoft Excel изменилось на Proba1.

Для сохранения книги под своим текущим именем используется кнопка с пиктограммой на панели инструментов, или команда меню Файл\Сохранить. В этом случае диалоговое окно не открывается и файлу присваивается текущее имя книги.

Внимание! Чтобы избежать потери данных в аварийных ситуациях, связанных, например, с выключением питания, зависании компьютера и т.д., рекомендуется сохранять файл после каждого успешного действия.

Задании 1.6. Манипулирование листами

Книга представляет собой набор листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. В книге отображается только активный лист, с которым пользователь работает в данный момент. Каждый лист имеет имя, которое указано на ярлычке листа. Ярлычки расположены в нижней части книги и позволяют переходить к другим листам данной книги.

Переименование листа.

1-й способ: дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на его ярлычке и набрать новое имя листа;

2-й способ: на ярлычке листа щелкнуть правой кнопкой мыши, в контекстном меню выбрать Переименовать и набрать новое имя листа;

3-й способ: в главном меню Формат\Лист\Переименовать щелкнуть левой кнопкой мыши и набрать новое имя листа.

Упражнение 1.

1. Переименовать лист с именем Лист1 на Упр.1 тремя способами.

2. С

   охранить файл (курсором мыши укажите кнопку с пиктограммой на панели инструментов и щелкните левой кнопкой мыши).

Вставка листа.

1-й способ: в главном меню Вставка\Лист;

2-й способ: на ярлычке любого листа щелкнуть правой кнопкой мыши, в контекстном меню выбрать Добавить…. В открывшемся окне Вставка на ярлычке Общие указать пиктограмму Лист.

Упражнение 2.

1. Переименовать лист с именем Лист2 на Упр.2.

2. Вставить лист двумя способами.

3. Сохранить файл.

Перемещение листа.

Отбуксировать ярлычок листа на новое место. При этом новое положение листа отмечается маленьким треугольником между существующих листов книги.

Упражнение 3.

1. Переименовать лист с именем Лист3 на Упр.3.

2. Расположить листы в порядке возрастания их номеров.

3. Сохранить файл.

Копирование листа.

Выполнить действия, аналогичные перемещению листа, но с нажатой клавишей Ctrl на клавиатуре. При этом новый лист получает прежнее имя, а в круглых скобках указывается номер очередной копии.

Упражнение 4.

1. Получить несколько копий произвольных листов.

2. Сохранить файл.

Удаление листа.

1-й способ: в главном меню Правка\Удалить лист;

2-й способ: на ярлычке удаляемого листа щелкнуть правой кнопкой мыши, в контекстном меню выбрать Удалить.

Если необходимо удалить сразу несколько листов их сначала последовательно выделяют, удерживая клавишу Ctrl на клавиатуре.

Упражнение 5.

1. Удалить любые листы разными способами.

2. Сохранить файл.

Вопросы для самоконтроля

1. Как переименовать книгу и сохранить ее?

2. Как сохранить книгу под текущим именем?

3. Как переименовать лист?

4. Как вставить новый лист в книгу?

5. Как переместить ярлычок листа на новое место?

6. Как скопировать лист?

7. Как удалить лист из книги?

8. Как удалить сразу несколько листов из книги?

Занятие №2

Ввод данных

Задание 2.1. Создать таблицу «Расчеты» согласно ниже приведенному описанию.

Введите в ячейку А1 (просто наберите) текст Список студентов. Обратите внимание, что те же слова появились наверху в строке формул. То, что вы их напечатали, не означает, что они введены. Данные считаются введенными:

• после нажатия клавиши [ENTER] в строке формул;

• после перемещения курсора стрелками или мышью в другую ячейку.

Способ выбирается в зависимости оттого, что вы собираетесь делать после их ввода: если работать с ячейкой ниже - [ENTER], переместиться в другую - стрелками или мышью.

Перейдите в ячейку В1. Введите в неё цифру 1. Слова из первой ячейки оборвутся, но это только на экране. Перейдите в ячейку А1 - в строке формул виден весь первоначальный текст. Очистите содержимое ячейки В2, переместив в неё курсор и нажав [DELETE]. Вернитесь в А1 и нажмите любую букву с клавиатуры, не вводя её [ESC]. Измените в строке формул слово студентов на студенток (изменения введите). Нажмите [F2] или 2 раза щелкните мышью в ячейке А1, исправьте Список на Зарплата (изменения введите).

В ячейку А2 введите: №, в В2: ФИО, в С2: Деньги, в D2: Налог, Е2: Сумма. Заполните произвольно ячейки с В3 по В7, С3-С7. (У чисел дробная часть через “,” ).

Выделите ячейки с А1 по Е7, для этого мышкой протяните с ячейки А1 до Е7 (курсор мыши должен быть внутри ячейки в виде белого креста), или, начиная с А1 и удерживая [SHIFT], стрелками. Ячейка, с которой начинается выделение, остаётся белой, но в выделение входит.

Установите размер шрифта 12. Выделите столбец А (щелкнув мышью на его обозначении) и сделайте в нем выравнивание по центру. Строки выделяются так же.  Выделение несмежных ячеек делается мышью при нажатой клавише [CTRL].

Попробуйте выделить ячейки А3-А7 и С3-С7. Для снятия выделения достаточно переместить курсор.

Выделите ячейки с А1 по Е1 и с помощью кнопки панели инструментов объедините их и поместите в центре.

В ячейку А3 введите цифру 1, наведите курсор мыши на правый нижний угол прямоугольника табличного курсора – маркер заполнения (он должен принять вид тонкого черного крестика) и, удерживая левую кнопку, растяните на 5 ячеек вниз. Отмените копирование. В ячейку А4 введите цифру 2, выделите ячейки А3,А4 , наведите курсор на маркер заполнения и растяните вниз ещё на 3 ячейки, чтобы  в ячейках А3-А7 получились номера от 1 до 5.

Слово Сумма из ячейки Е2 переместите в D8, для этого курсор мыши наведите на рамку табличного курсора (он примет вид белой стрелки) и переместите. Затем скопируйте это слово обратно точно так же, но удерживая клавишу [CTRL].

В ячейке D8 допишите – Итоговая сумма. Объедините ячейки с А8 до D8.

В ячейку D3 введите формулу, вычисляющую налог – 14% от денег, для этого нажмите знак равенства = и укажите, что первый налог вычисляется от ячейки С3, или наберите её имя (латинской буквой), или переместите туда курсор →, или щелкнув в ней (в С3) мышью. После получившегося выражения (=С3), чтобы указать проценты, умножьте все на 0,14 (=С3*0,14) или явно (=С3*14%). Введите и за маркер заполнения скопируйте формулу вниз ещё на 4 ячейки – данные автоматически пересчитаются.

Аналогично в столбце Суммы в Е3 введите формулу =С3-D3 (деньги минус налог) и скопируйте её ниже до Е7. В ячейке Е8 посчитайте итоговую сумму – можно щелкнуть значок Автосуммы и [ENTER].

Измените ширину столбца А, наведя курсор между А и В (между обозначениями столбцов), и растяните мышью (двойным щелчком,  можно по самому длинному слову в столбце автоматически подобрать ширину). Аналогично с другими столбцами.

Выделите ячейки с А1 по Е8, в панели инструментов откройте список кнопки Границы (справа) и выберите границы внутри и снаружи. Выделяя ячейки (одну или группу), измените в некоторых шрифт (размер, цвет, …).

Назовите лист  Расчет (2 раза щелкните на названии Лист1 в низу экрана и введите новое имя).

Перейдите на Лист2 и переименуйте его на Дни.

В ячейке А1 введите Количество прожитых дней, в А2 – Родился, в В2 – Сегодня, в С2 – Прожил, в А3 – дату своего рождения по 2 цифры через точку (н-р  15.11.71),в В3 – сегодняшнее число, в С3 – формулу: =В3-А3 (В3 и А3 можно выбирать мышью или набрать латинскими буквами). После ввода формулы (курсор мыши в С3) в меню Формат→Ячейки (или [CTRL]+[1]) выберите формат Числовой и Ок. Меняя только дату рождения, можете вычислить дни для других людей. Сохраните книгу под именем Расчёты в своей папке.

Методические указания:

ВВОД ДАННЫХ

Ввод чисел, текста, даты или времени суток имеет ряд общих моментов:

1) укажите ячейку, в которую необходимо ввести данные;

2) наберите данные и нажмите клавишу ENTER (при этом произойдёт переход на следующую строку) или клавишу табуляции (при этом произойдёт переход в следующий столбец);

3) вводимые данные отображаются так же в строке формул, где их можно редактировать и вводить, нажав кнопку Ввод в этой строке (значок-галочка). Если при нажатии ENTER ячейка, расположенная в начале следующей строки не становится активной, выберите команду Параметры меню Сервис, а затем – вкладку Правка. В группе Параметры установите флажок Переход к другой ячейке после ввода, а затем из списка в направлении выберите Вниз.

ВВОД ТЕКСТА И ЧИСЕЛ В ФОРМАТЕ ТЕКСТА

Текстом является любая последовательность, состоящая из цифр, пробелов и нецифровых символов в совокупности, например, приведенные ниже записи интерпретируются как текст:

кредит, ФЗП, Ставка01, 10AA109, 127AXY, 276-01-46, 208 4675.

Для ввода произвольных чисел в текстовом формате перед числом необходимо набирать апостроф, например ‘356785. Для интерпретации чисел, например, инвентаризационных номеров, как текста, можно назначить текстовый формат незаполненным ячейкам. Только после этого следует вводить числа.

При вводе длинной записи текст записывается по верху всех справа стоящих ячеек. Если в эти ячейки тоже что-то вводится, текст спрячется вниз, но не потеряется. Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю. Чтобы изменить выравнивание, выберите команду Ячейки (вкладка Выравнивание) в меню Формат, а затем измените необходимые параметры. Чтобы вводимый текст занимал в ячейке несколько строк, установите флажок Переносить по словам на вкладке Выравнивание. Так вводят заголовки столбцов таблицы, выравнивая их по центру. Чтобы начать в ячейке новую строку, нажмите клавиши ALT+ENTER.

ВВОД ЧИСЕЛ

Вводимые в ячейку числа интерпретируются как константы. В EXCEL число может состоять только из следующих символов в их совокупности:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e

Кроме того, при вводе чисел в денежном формате на экране изображаются буквенные названия национальных валют.

Стоящие перед числом знаки плюс «+» игнорируются, а запятая интерпретируется как разделитель десятичных разрядов. Все другие сочетания клавиш, состоящие из цифр и нецифровых символов, рассматриваются как текст. Символы, которые рассматриваются как числа, зависят от установленных параметров в компоненте "Язык" и "Стандарты" панели управления. Перед рациональной дробью следует вводить 0 (ноль), чтобы избежать ее интерпретации как формата даты, например, вводите 0 ½. Перед отрицательным числом необходимо вводить знак минус «-» или заключать его в круглые скобки ( ). Введенные числа выравниваются в ячейке по правому краю. Чтобы изменить выравнивание, выделите ячейки, выберите команду Ячейки в меню Формат, а затем на вкладке Выравнивание установите необходимые параметры.

Там же, но на вкладке Число выбирается один из возможных форматов представления чисел.

Если число длиннее ширины ячейки, оно будет округлено, представлено в экспоненциальной форме (например, 7,89E+08) или в ячейке появятся символы переполнения ####.

Независимо от количества отображаемых разрядов числа хранятся с точностью до 15 разрядов. Если число имеет больше 15 значащих знаков, то разряды после 15-го преобразуются в нули. После ввода число хранится в числовом формате, даже если ячейке был в последующем назначен текстовый формат.

ВВОД ДАТЫ И ВРЕМЕНИ

В EXCEL даты и время суток интерпретируются как числа. Внешнее представление времени или даты на листе зависит от числового формата, назначенного ячейке. При вводе значений даты или времени происходит их автоматическое распознавание, и общий формат ячейки заменяется на встроенный формат даты или времени. По умолчанию значения даты и времени выравниваются в ячейке по правому краю. Если не происходит автоматического распознавания формата даты или времени, то введенные значения интерпретируются как текст, который выравнивается в ячейке по левому краю.

При вводе даты используйте точку или дефис в качестве разделителя, например, 09.05.96 или Янв-96.

Чтобы ввести дату и время суток в одну и ту же ячейку, в качестве разделителя даты и времени используйте пробел.

Чтобы ввести время с использованием 12-часового формата, введите после значения времени отделенные пробелом буквы AM или PM (A или P). В противном случае время будет интерпретировано с использованием 24-часового формата. Например, при вводе значения 3:00 вместо 3:00 PM время будет храниться в ячейке в виде 3:00 AM.

Независимо от формата, используемого для представления даты или времени, все даты сохраняются как последовательные числа и время сохраняется в виде десятичной дроби. Чтобы показать дату в виде числа или время в виде дроби, выделите ячейки, содержащие дату или время, выберите команду Ячейки в меню Формат, а затем на вкладке Число из списка Числовые форматы выберите элемент Общий.

В EXCEL используется система отсчета дат с начала столетия; в этой системе числу 1 соответствует дата 1 января 1900 г. Все остальные даты отсчитываются от этой начальной. Время суток отсчитывается от 12 часов ночи. В результате время суток и даты можно складывать, вычитать и производить с ними другие вычисления. В формулы они могут быть введены в виде текста, заключенного в двойные кавычки.

Чтобы ввести текущую дату (по календарю компьютера!), нажмите клавиши CTRL+; (точка с запятой). Чтобы ввести текущее время (по часам компьютера!), нажмите клавиши CTRL+SHIFT+: (двоеточие).

ДИАПАЗОНЫ

Если стать на любую ячейку и удерживая левую клавишу мыши, перемещать курсор, то будет разворачиваться окно черного цвета, объединяющее ячейки в так называемый диапазон. При отпускании клавиши мыши диапазон остаётся на экране. Одна выделенная ячейка - тоже диапазон!

Если после выделения некоторого диапазона нажать и удерживать клавишу CTRL, то можно продолжить выделение в диапазон других, не смежных с первыми, ячеек. Если нажать кнопку в левом верхнем углу рамки листа, то произойдет выделение в диапазон всех ячеек листа. Если стать на номер строки или букву столбца и нажать левую кнопку мышки, то произойдет выделение диапазона-строки или диапазона –столбца. Смысл выделения диапазонов в том, что операции EXCEL теперь будут распространяться на все ячейки данного диапазона.

Копирование диапазона:

- выделить диапазон и стоять внутри его;

- МП и выбрать Копировать…, вокруг диапазона появляется “муравьиная дорожка”;

- стать курсором на ячейку, которая будет левым верхним углом нового месторасположения диапазона и нажать ENTER.

При копировании можно переходить на другой лист книги.

Перемещение диапазона:

- выделить диапазон;

- стать курсором на рамку диапазона (курсор в виде стрелки);

- нажать клавишу мышки и перетащить диапазон в новое место.

Если удерживать клавишу Alt , то можно переместить диапазон на другой лист.

Очистка или удаление диапазона:

- выделить диапазон и стоять курсором внутри его;

- МП и из контекстного меню выбрать Очистить или Удалить .

Операция удаления приводит к сдвигу ячеек в структуре таблицы.