1.6. Определение требований при выборе кандидатов

Когда принимаешь на работу,

то берешь не только «умелые руки»

или «умную голову», но еще и человека,

с его характером, привычками и судьбой.

(П.С.Таранов)

Для того, чтобы получить необходимых работников, нужно знать, какими качествами и навыками они должны обладать. Очень часто выбор оказывается неудачным в результате неправильно определённых исходных требований. Определение требований связано с анализом и описанием работы, из которых следует личностная спецификация.

Хорошо составленные анализ и описание работы, а также личностная спецификация имеют огромное значение для успешного проведения процедуры найма, отбора кадров и являются фундаментом, на котором возводятся другие элементы этой процедуры: реклама, собеседование, тестирование, оценки.

Анализ работы. Под анализом работы подразумевается описание существенных характеристик работы, установление того, что должно быть сделано. Анализ работы – это процесс упорядочения и оценки информации, связанной с работой или работником. Информация может отражать содержание работы, выраженной в рабочих функциях и процедурах, или состоять из характеристики работника (необходимых навыков, умений, знаний, способностей, требуемых для выполнения определенного вида деятельности). Таким образом, описание требований может быть: 1) ориентированным на работу, т.е. на то, что характеризует технологические аспекты выполнения работы и отражает то, что делает работник; 2) ориентированным на качества работника. Различия между этими аспектами очевидны.

Для лучшего понимания, что такое анализ работы, необходимо рассмотреть такие понятия, как «работа», «задачи», «операции», «элемент».

В понятие работа входят все задачи, решаемые работникои или группой работников при выполнении определённых обязанностей, сгруппированные под одним названием.

Задача – определённая часть работы, включающая в себя часть комбинации или операции.

Операция – наименьшая единица работы, используемая для целей планирования, управления, контроля.

Элемент – определенная часть операции, выбранная для удобства наблюдения, оценки и анализа.

Существуют различные методы проведения анализа работы. Перед началом анализа работы желательно выяснить взаимосвязи одной деятельности с другой; число автономных операций; точные границы задач, обязанностей, ответственности. Существуют три основных метода анализа работы, которые по одиночке или в комбинации могут быть применимы к процессам сбора информации: 1) наблюдение; 2) вопросники; 3) собеседование. Кратко рассмотрим каждый из названных методов.

Наблюдение. Когда работа является открытой, прямое наблюдение за тем, что работник делает, может дать большую часть информации, требуемой для ответа на вопросы о самой работе или для суждения о личностных требованиях, предъявляемых к работнику. Более сложная работа в области управления менее пригодна для анализа путем наблюдения. Наблюдение может быть сплошным или выборочным, причем второе более сложно, чем первое. При выборочном наблюдении за операциями информация собирается в произвольные интервалы времени во время полного рабочего цикла. Но так как лучшим методом изучения любого процесса является практика, то обоснованным является подход, когда аналитик сам выполняет данную работу в течение короткого промежутка времени, чтобы почувствовать ее «своими руками».

Вопросники. В управленческой работе перечень вопросов может быть самым разнообразным. Приведем основные направления вопросов:

– цели, задачи и стандарты работы (каковы они, и кто их устанавливает);

– планы (какие планы составляются, какую лично он несёт ответственность за планирование);

– организация (каковы действия работника по изменению организационной структуры своего подразделения);

– персонал (каковы обязанности в отношении назначения и увольнения персонала, поддержания дисциплины, выдвижения, поощрения работников, рассмотрения жалоб);

– операции (какую работу выполняет лично в своем отделе, какие проблемы приходится решать, каково положение работника в организации и его финансовые полномочия);

– контроль (каким образом контролируется работа подразделения, какие отчеты необходимо получать или составлять, как оценивать эффективность работы своего подразделения).

С помощью правильно составленного вопросника можно получить подробную информацию, располагая которой можно составить верное представление о характере работы.

Для того чтобы собеседование (о собеседовании подробнее было выше) было эффективным, необходимо с самого начала установить его цель. Аналитик должен подчеркнуть, что это не оценка качества выполнения работы и не тест, а выработка рабочего документа.

Если в штате организации отсутствует специалист по анализу работы, то процесс анализа работы ложится на плечи работников отдела кадров, или эту работу может провести специалист сторонней организации.

Описание работы. Информация, собираемая в процессе анализа работы, используется для составления двух фундаментальных документов, без которых невозможен качественный отбор кадров: это описание работы и личностная спецификация. Рассмотрим особенности составления этих документов.

Как уже говорилось, анализ работы имеет два аспекта. Первый связан с самой работой, второй – с работником. Описание работы представляет собой письменный документ, отражающий задачи и ответственность, связанные с конкретной работой. В описание работы включают:

– название работы;

– цели (что должно быть достигнуто, причина возникновения данной деятельности и ее значение для организации);

– место в структуре (перед кем работник отчитывается, за что несёт ответственность, с кем ему предстоит координировать свою деятельность и т.п.);

– прямые обязанности, подотчётность, полномочия и дополнительная деятельность;

– требуемые знания и навыки.

Описание работы необходимо разрабатывать для работников всех уровней, так как организация использует описание:

– для определения задач отдельного исполнителя;

– изучения производительности труда;

– определения категории работы (ее иерархии);

– организации оптимального обучения, подготовки и повышения квалификации кадров;

– определения непригодности исполнителя, аргументации в суде в случае трудового конфликта.

Набросок описания работы обычно составляется самим работником и согласовывается с руководителем. Описание работы необходимо для работника, так как дает:

– знание того, что от него ожидают, и по каким критериям будет оцениваться его деятельность;

– возможность принимать участие в определении стандартов (критериев) работы;

– возможность решения проблем, связанных с его трудовой деятельностью.

Зачастую описание работы составляется плохо или отсутствует совсем, так как линейные руководители и исполнители не осознают важность своего участия в составлении этого документа. Очень важно, чтобы линейные руководители осознали свою главную роль в подготовке описания работы, так как описание служит повышению эффективности производства. Результатом появления каждого описания работы должно стать ясное понимание того, чем данная работа отличается от всех других работ в данной организации.

Требование к описанию работ:

– описание должно быть простым, немногословным, направленным на действие;

– кратким по содержанию, не содержащим преувеличений;

– не должно смешиваться с личностной спецификацией.

Описание работы направлено на рассмотрение действий, необходимых для эффективного выполнения деятельности. Личностная спецификация рассматривает характеристики отдельного исполнителя, способности, интеллект, его подготовку, которые необходимы для выполнения работы. Описание индивидуальной работы должно принимать в расчёт конечные цели всей организации, в противном случае описание может превратиться в бесполезный документ. Все описания работ должны быть увязаны с общим планированием организации согласно схеме: планы организации, планы отдела, индивидуальное описание работы.

Составление описаний приносит определённую пользу, потому что:

– является эффективным средством для выполнения задач каждого исполнителя;

– оказывает большое влияние на предотвращение конфликтов между исполнителями, которые возникают из-за отсутствия чётких границ между зонами ответственности;

– служит основой для оценки деятельности, так как объективная оценка деятельности не может быть произведена без объективных критериев и стандартов;

– является базой для составления личностной спецификации, так как невозможно определить способности, навыки, знания и другие характеристики исполнителя, необходимые для выполнения работы, если отсутствуют ясно выраженные цели и содержание работ;

– служит основой для пересмотра организационных структур;

– лежит в основе установления и обновления категории работы;

– является основой для адекватной подготовки кадров и обучения.

Лучший вариант для составления описания работы – когда исполнитель принимает в этом непосредственное участие вместе с аналитиком и линейным руководителем.

Личностная спецификация. Чтобы выбрать человека для выполнения какой-либо работы, необходимо заранее определить требования, которые предъявляются к работнику, и зафиксировать их в документе – личностной спецификации. Иными словами, мы должны описать параметры, которыми должна обладать личность для успешного выполнения работы. По А.Роджеру, все характеристики личности можно сгруппировать в семь разделов. Эти разделы могут иметь подразделы, которые варьируются в зависимости от должности. Рассмотрим эти разделы.

1. Физический облик: рост, вес, телосложение, лево/праворукость, состояние здоровья (общее состояние, болезни, увечья, аллергии, зрение, обоняние, вкус, осязание, слух), возраст, пол, речевые характеристики (громкость, ясность, тональность, акцент), внешний вид (цвет волос, глаза, черты лица, манера одеваться), осанка, позы, движения.

2. Достижения: уровень образования; знание языков; специализация по образованию; тип учебного заведения; продолжительность и форма обучения; необходимое дополнительное профессиональное обучение; опыт работы (организации, должности, основные обязанности, объем ответственности, достигнутые результаты, степень свободы в принятии решений).

3. Общая понятливость (ум): четкость мысли, беглость речи, характер мышления, память, интеллект, волевые качества.

4. Специальные способности: способность к вычислениям, двигательные способности, навыки устной речи и письма, умение разбираться в чертежах, художественные и музыкальные способности, артистизм и т. д.

5. Интересы: а) приоритеты: интеллектуальная, физическая работа, конструирование, общественная работа, художественное творчество; б) стимуляторы мотивации: деньги, безопасность, престиж, власть, услуга, решение проблем, долговременная карьера, разнообразные блага; в) уровень самомотивации: характер и разнообразие эмоций, бодрость, энергичность, сила желания в достижении целей, потребности и т. д.

6. Черты характера: зависимость от других, влияние на других, инициативность, другие качества личности, как-то: экономный-транжир, эмоциональный-спокойный, покорный-доминирующий, мягкий-жёсткий, зависимый-самостоятельный, консерватор-экспериментатор, подозрительный-доверчивый, либеральный-авторитарный, направленный на конкуренцию или сотрудничество.

7. Социально-бытовые особенности: место рождения, место жительства, занятия членов семьи, расстояние от дома до места работы, финансовые условия, родственники, религиозная принадлежность.

План из семи пунктов является не единственным подходом к написанию личностной спецификации. По желанию руководства количество требований каждого пункта можно увеличить или уменьшить.

Определив требование к работе (описание работы) и к работнику (личностная спецификация), можно сформулировать условия найма. Они включают: заработную плату, премии, дополнительные пособия или льготы, отпуск и т.д. Безусловно, все эти условия следует рассмотреть в сравнении со ставками на рынке труда.

Для качественного подбора сотрудника организации необходимо иметь:

1. Характеристику рабочего места. Этот документ вручается кандидату задолго до собеседования. В нем подробно расписаны требования к данной работе. Описание особенностей деятельности снимает неопределенность, позволяет избежать путаницы, потери времени.

2. Особенности сотрудника: пол, возраст, опыт прошлой работы, образование, семейное положение, особые качества и многое другое. Главное в этом документе то, что он предназначен для внутреннего пользования и претендентам не показывается.

3. Заявление-анкета. Она поможет сразу исключить неподходящего кандидата, так как специалист по кадрам или руководитель знакомится с анкетой перед собеседованием.

Разные виды деятельности опираются на определенный набор устойчивых свойств личности, которые обеспечивают ее успешное выполнение. Приведём наиболее значимые свойства личности, необходимые руководителю, администратору, менеджеру, предпринимателю, это: организаторские способности, умение подчинять и вести за собой людей, интегрировать трудовой процесс, принимать самостоятельные решения. При наличии этих качеств специальность отходит на второй план или перестает играть существенную роль. Люди, посвятившие себя административной работе, иногда утрачивают опыт специалиста-профессионала. Если же этого не происходит, и профессиональные качества сочетаются с атрибутами личности руководителя, то человек на данном месте наиболее полно раскрывает свой потенциал. Чем дальше общество уходит от духовно-нравственных идеалов, тем чаще встречается тип администраторов, руководителей, предпринимателей, менеджеров, в профессиональном плане уступающим подчиненным. Руководитель – это социально-производственная роль, общественная позиция человека в конкретном коллективе, при этом формальная должность может совпадать или не совпадать с личностными качествами и установками. В первом случае это благоприятно сказывается на развитии личностных и профессиональных качеств и руководителя, и подчиненных. Общей чертой для руководителей всех рангов является наличие лидерских качеств. В современном языке слово «лидер» ошибочно принимают как синоним понятию «руководитель». Воспитание лидеров понимается как процесс обучения потенциальных руководителей. Существует огромное разнообразие лидеров: в спорте, общении, в трудовой и научной деятельности, в искусстве и т.д. Такая личность характеризуется высокой степенью коммуникабельности, высоким уровнем притязаний, ориентацией мотивации на достижения, высокой самооценкой, уверенностью в себе, оптимизмом, жизнелюбием, высокой активностью, выраженным чувством соперничества, упорством в достижении цели, умением повести за собой. Источником лидерских качеств является творческое напряжение, энергия, сила мысли. В любой организации можно найти много лидеров, способных к творческому напряжению. По мнению психологов, опасность представляют такие личности-лидеры, для которых власть над другими является ведущей потребностью. Худший тип, например, политического лидера, это когда ведущий мотив деятельности сводится к удержанию власти любыми способами, эти люди не останавливаются ни перед чем в стремлении реализовать свою потребность властвовать.

Наиболее полный список свойств и качеств личности, необходимых, например, руководителю малого предприятия, может выглядеть следующим образом (99. С. 26-28):

– профессиональная компетентность (знания, опыт, кругозор, позволяющие успешно решать профессиональные задачи);

– порядочность (честность, правдивость, неспособность к низким, аморальным поступкам);

– личная организованность (собранность, умение упорядочить свою деятельность);

– дальновидность, проницательность (способность видеть перспективы своей работы, предвидеть экономические и социальные последствия принимаемых решений);

– трудолюбие (умение найти привлекательные стороны в любой работе, стремление каждое дело выполнять наилучшим образом);

– предприимчивость (способность к самостоятельным, активным действиям, проявление находчивости, практичности, изобретательности);

– надёжность (единство слова и дела, обязательность в выполнении данных обещаний);

– аналитичность ума (умение обстоятельно анализировать факты, явления, выделять главное);

– коллегиальность (умение делегировать свои права заместителям, поддерживать и развивать инициативу и активность подчиненных);

– интуиция (способность принимать правильное решение при недостатке необходимой информации или при отсутствии времени на ее осмысление);

– лидерство (способность оказывать влияние на дела в коллективе, мобилизовать его на достижение поставленной цели, регулировать взаимоотношения в коллективе);

– человечность (чуткость, внимательность к людям, уважение их мнения, их достоинства);

– самостоятельность (способность принимать ответственные решения и действовать по своей инициативе, без посторонней помощи или руководства);

– решительность (смелость в принятии решений, способность принимать решения, быстро и не колеблясь приводить их в исполнение);

- волевая устойчивость (устойчивость к внешнему давлению, к условиям, вызывающим волнения);

– энергичность (способность к длительному сохранению высокой активности);

– нравственная устойчивость (устойчивость к искушению наживой, коммерческим рискам и т. д.);

– новаторство (умение отбросить обычные, стандартные методы, ставшие негодными, стремление искать новые, оригинальные решения);

– выдержанность, уравновешенность (умение владеть своими чувствами, ровность в поведении);

– коммуникабельность (способность располагать к себе людей, вызывать у них доверие; умение быстро найти нужный тон в зависимости от настроения и характера собеседника);

– готовность памяти (способность быстро и точно извлекать из памяти нужный материал);

– настойчивость (упорство в преодолении возникающих трудностей);

– самокритичность (способность объективно оценивать свои достижения, силы и возможности, критически осмысливать свои действия);

– склонность к риску (способность идти навстречу опасности);

– уверенность в себе (внутренняя гармония, свобода от внутренних противоречий, сомнений);

– рационализм (умение здраво и логично мыслить, принимать обдуманные, рациональные решения);

– терпимость к взглядам и мнениям других (умение понять чужие взгляды, уважать иные вкусы, обычаи, привычки; умение прощать другим их ошибки и заблуждения);

– дисциплинированность (умение повиноваться, в точности исполнять предписания; высокая нормативность поведения);

– широкий кругозор (знания, выходящие за рамки профессии);

– эмпатия (способность переживать то, что переживают и чувствуют другие).

После того, когда есть определённость, какими качествами должен обладать кандидат на вакантное место, сделаны все необходимые процедуры, связанные с рекламой или разосланы приглашения, проведены собеседования и отобраны необходимые специалисты, необходимо подготовиться к введению нового работника в должность.