1.5. Определение источников поступления кадров

Персонал надо рассматривать не как издержки,

которые надо сокращать, а как важнейший ресурс фирмы,

которым надо грамотно управлять.

Контроль людских ресурсов в организации предполагает поддержание баланса между притоком и оттоком персонала (отставка, выход на пенсию, отпуск по беременности, сокращение штатов, увольнение и т.д.). В каждой организации есть специалисты по набору кадров, которые обеспечивают следующие виды услуг: анализ работы, подготовка описания работы и личностной спецификации, выбор средств рекламы, оформление и помещение рекламы, отбор откликов и отсеивание кандидатов, проведение начальных собеседований, тестирование кандидатов, приглашение отобранных кандидатов на окончательное собеседование, отклонение кандидатов.

Профотбор целесообразно начинать с определения источников поступления кандидатов на вакантные должности. Это могут быть учебные заведения, биржа труда, ротации внутри организации, другие предприятия, внешняя реклама, случайные люди. Но прежде необходимо рассмотреть возможности кадрового обеспечения из числа своих же сотрудников. Это экономит время, деньги, способствует благоприятному психологическому климату в коллективе. Положительно зарекомендовавшие себя работники требуют возможностей роста. Если в данный момент вакансий нет, а опыт и квалификация кандидата представляют интерес, то данные о кандидате следует занести в специальный список. Иногда для заполнения вакансии достаточно одного источника, в других случаях необходимо использовать несколько альтернативных источников. Если поиски внутри организации, рекомендации друзей, случайные обращения не принесли положительного результата, то уместна подача рекламных объявлений.

Какова цель рекламодателя? В конечном итоге – получение лучших кандидатов за разумную цену. Независимо от того, кто будет составлять смысловое содержание рекламы, организация или рекламное бюро, главная цель рекламы – привлечь внимание, вызвать интерес, побудить к действию. В рекламном объявлении должны быть представлены информация о работе, профиль организации, требуемая квалификация, условия найма. Эта информация должна быть подана в такой интересной форме, чтобы привлечь внимание. Реклама – это в каком-то смысле покупка специалиста и продажа своей работы. Рекламное объявление о наборе кадров является и рекламой организации, ее товаров или услуг. Прежде чем составлять и «давать» рекламу, необходимо решить, какие средства информации вы намереваетесь использовать (прессу, радио, телевидение и т.д.), когда поместить рекламу, сколько можно потратить средств. Реклама должна содержать ответы на вопросы: сколько необходимо людей, в чем заключается работа, требуемая квалификация и опыт, условия найма, местонахождение работы, особые требования.

Безусловно, будущих претендентов на рабочие места будут интересовать сильные и слабые стороны вашей организации. Поэтому необходимо в рекламе отразить самые важные стороны и особенности организации. Кандидат не только предлагает себя, но также и покупает то, что организация может ему предложить. Рынок труда является рынком покупателей. Организация, которая предлагает себя кандидатам, должна изучать их требования и соотносить с тем, что она может предложить. Кандидатов на работу интересует, прежде всего, заработная плата, перспективы организации и личная карьера, обучение и повышение квалификации, льготы и пособия, условия труда, надёжность организации, стиль и методы руководства, кадровая политика, проезд до места работы и обратно, отпуск.

Использование рекламного агентства особенно оправданно, если рекламные объявления даются регулярно. Агентство может составить бросающийся в глаза интересный текст, придумать оригинальный стиль, выгодно расположить объявление, дать совет об использовании полиграфических средств, посоветовать, какие средства массовой информации лучше выбрать для размещения рекламы.

Не стоит повторять объявления в одном и том же средстве массовой информации, так как это может навести на мысль, что организация находится в неблагополучном финансовом состоянии. Эффективность рекламы определяется качеством, количеством откликов и стоимостью рекламы. Набор кадров – сложный процесс, он требует высокого мастерства и занимает много времени, но тщательная подготовка по привлечению возможных кандидатов сторицей окупается в работе организации. Необходимым этапом во время подбора кадров является собеседование.

Собеседование и подготовка к собеседованию. Основой любого собеседования являются правильно и своевременно поставленные вопросы. При их составлении необходимо соблюдать некоторые правила, обладать специальными и общими знаниями в области психологии, владеть практическими умениями, навыками и теоретическими знаниями в области тех специальностей, на которые производится отбор кандидатов.

По структуре вопросы могут быть простыми, когда предполагается услышать только одно суждение, и сложными, образованными из нескольких простых вопросов, соединённых союзами «и», «или», «если, то». Они могут быть явными, конкретными, чёткими, простыми и скрытыми, когда для ответа требуется размышление по типу: «Что бы это значило?», «Что скрывается за этим вопросом?». К тому же вопросы могут быть открытыми, когда подразумевается неограниченное множество ответов и на которые нельзя ответить односложно и закрытыми, т.е. предполагающими конечное, ограниченное число ответов. По отношению к познавательной цели вопросы могут быть узловыми, т.е. требующими ответа, как непосредственно достигнуть цели, и наводящими, требующими примерного ответа к пониманию узлового вопроса.

Принимая на работу новых сотрудников, организация располагает обычно лишь документальными данными о нём. Даже работники неуправленческого состава редко принимаются на работу без собеседования. Отбор руководителей высокого ранга может потребовать нескольких собеседований. Собеседование выполняет две важные функции. Во-первых, оно позволяет «лицом к лицу» встретиться с кандидатом, а значит и увидеть многое из того, что невозможно в других случаях. Во-вторых, собеседование может служить методом самоотбора. Кандидату даётся шанс увидеть организацию, поговорить с отдельными ее представителями, узнать больше о работе и принять предварительное решение. Правильно организованное и проведенное собеседование дает очень много обеим сторонам, и его нельзя заменить никаким тестированием. При собеседовании надо увидеть собеседника, оценить его достоинства и недостатки. Необходимо наметить основные линии беседы, так как при общении нужно не только получить определённые сведения, но и в дальнейшем полученные данные суметь интерпретировать сообразно целям отбора кандидата.

Собеседования бывают формализованные (строго по схеме), слабо формализованные и неформализованные. При неформализованном собеседовании нет заранее подготовленных вопросов, разговор ведется свободно, в зависимости от ситуации. При любой форме собеседования к нему необходимо хорошо подготовиться. В ходе беседы, проходящей обычно в форме вопросов и ответов, происходит обмен значимой для обеих сторон информацией. Приведем примерную схему собеседования и необходимые действия для организации встречи с молодыми специалистами, окончившими вуз:

1. Посмотреть личное дело кандидата до начала собеседования.

2. Встретить кандидата и дружески представиться самому.

3. Создать неофициальную обстановку, расположить к свободной беседе.

4. Подготовить кандидата к беседе, начиная с вопросов о его учёбе в вузе.

5. Составить первое впечатление в целом: особенности внешнего вида, одежда, походка, приветствие, особенности речи, мимики и пантомимики, отношение к собеседованию, внимательность, корректность.

6. Выявить побудительные мотивы прихода кандидата в вашу организацию, его интересы, увлечения, потребности.

7. Обратить внимание на поведение собеседника в начале и в конце беседы, на его неконтролируемые и непроизвольные действия, поведенческие реакции, на эмоциональную воспитанность, ментальные стереотипы.

8. Рассказать о своей организации. Описать благоприятные возможности работы, особенности коллектива.

9. Поблагодарить кандидата за проявленный интерес к вашей организации.

10. Нет необходимости предлагать работу сразу же, лучше назначить повторную встречу.

11. Записать впечатления сразу после собеседования и спланировать дальнейший ход возможной повторной встречи, которая должна состояться в ближайшее время.

Вопросы во время собеседования могут быть самыми разнообразными, всё зависит от профиля организации, возраста собеседников, образования претендента, от вакантной должности. Можно рекомендовать определённый перечень вопросов для первого собеседования:

Как вы узнали о нашей организации? Почему обратились о приеме на работу именно к нам? Что вы знаете об этой работе? Как вы планируете вою карьеру? Какими качествами личности, положительными и отрицательными, вы обладаете? Расскажите о своей семье. Каковы ваши интересы вне работы? Как проводите свободное время? Какие предметы вам нравились в вузе больше и почему? Считаете ли вы себя подготовленным к работе по специальности? Будете ли вы продолжать своё образование? Чем увлекаются ваши друзья? Что вы можете рассказать о своих преподавателях, учителях? Каковы ваши цели в жизни? Как вы удовлетворяете свои потребности, какие они у Вас? На какую заработную платы вы рассчитываете?

В ходе собеседования необходимо постараться вызвать кандидата на откровенность и быть внимательным не только к ответу в целом, но и к оговоркам, недосказанному, намекам. Во время беседы могут быть «провокационные» вопросы и высказывания в отношении прав и обязанностей, морально-этических норм и правил поведения.

В случае, когда собеседование проводится с кандидатом уже имеющим какой-то стаж работы, уместно поставить следующие вопросы:

1. Общие вопросы.

2. О личностных качествах кандидата.

3. О семье и родственниках, об их отношениях друг к другу.

4. О прошлом и будущем.

5. Об общих и специальных способностях.

Возможный характер вопросов: Почему вы ушли из предыдущей организации? Что представляет ваше предприятие? Чем вы занимались после ухода с прежнего места работы? Каковы были ваши должностные обязанности на прежнем месте работы? Что вам в работе нравилось больше, что меньше? Каковы ваши самые большие достижения на прежнем месте работы? Есть ли у вас вредные привычки? Что вы больше всего цените в вашем руководителе? Любите ли работать в коллективе или индивидуально? Какие важные решения вами были приняты и реализованы в последнее время? Как вы обычно ведёте себя в кризисных, конфликтных, стрессовых ситуациях? Каковы ваши планы на ближайшие пять лет? Какие виды вознаграждения за труд вы предпочитаете? Есть ли у вас какие-то особые способности? Любите ли вы учиться и учить других?

Перед проведением собеседования необходимо подготовить не только вопросы и самому быть в позитивном расположении духа, но и побеспокоиться об удобствах для собеседника. Для этого необходимо, чтобы время встречи было максимально удобно, встретить кандидата и обеспечить его удобствами перед собеседованием. Беседа должна начаться в указанное в приглашении время. Комната (кабинет) для собеседования должна быть удобной, без посторонних людей. Собеседники должны занимать удобные и нейтральные позиции в отношении друг друга. Во время беседы важно уметь контролировать своё время и время собеседника. Собеседование – это экзамен для обеих сторон, и выиграть должны обе стороны. Большинство собеседований представляют прямой диалог между работником и его руководителем. Возможно собеседование с группой работников, выполняющих одну и ту же работу. Следует помнить, что информация, полученная таким образом, всегда относительна. Это объясняется тем, что одни и те же операции могут по-разному восприниматься исполнителями работы, кроме того, интервьюеры также по-разному воспринимают полученную информацию. Поэтому, полученную информацию необходимо перепроверять и дополнять беседой с непосредственным начальником анализируемого работника или же комбинировать собеседование с другими методами анализа работы. Для эффективного собеседования необходимо заранее чётко спланировать общую схему беседы, заранее составить контрольные списки вопросов, разбив анализируемую работу на блоки. Например, анализ блоков работы главного бухгалтера будет отличаться от анализа блоков работы канцелярского работника или менеджера.

В более целенаправленной беседе кандидат должен охватить в своём рассказе три времени: прошлое, настоящее и будущее. При собеседовании необходимо соблюдать такт и умело направлять разговор в нужное для обеих сторон русло. Ведущий не должен занимать более 40% времени разговора. Безусловно, необходимо создать климат взаимного доверия. В конце беседы необходимо ясно сообщить кандидату, каковы будут следующие шаги. На собеседование дается ограниченный интервал времени, и в него нужно уложиться, схема сэкономит время. Вызывать кандидата второй раз для собеседования крайне нежелательно, кроме тех случаев, когда принимается на работу руководящее лицо. Нужно поработать с кандидатом так, чтобы после его ухода у вас осталась полная уверенность: вы сделали всё, чтобы принять решение. Беседу желательно вести в присутствии специалиста, который разбирается в вопросах практической психологии. Собеседование лучше всего проводить в специально приспособленных для этого помещениях.

Во время посещения организации необходимо, чтобы претендент смог пообщаться с уже работающими сотрудниками, будущим руководителем или наставником, чтобы он составил более верное представление о своём будущем месте работы.