3.7. Документооборот и технические средства коммуникации

Задача предприятия производить для потребления,

а не для наживы или спекуляции.

(Г.Форд)

Для деятельности любой организационной системы необходимо наличие ряда обеспечивающих факторов, отсутствие любого из которых снижает результативность, а иногда делает невозможным достижение целей системы или существование самой системы. Одним из таких факторов является документационное обеспечение управления. Документационное обеспечение – отдельная сфера управленческой деятельности, подсистема общей системы управления организацией, которая состоит из следующих блоков:

– научно-методическое обеспечение – это комплекс нормативно-методических материалов, определяющих правила, порядок выполнения работ, процедур, операций, включая результаты исследований и опыт в сфере документационного обеспечения управления предприятием;

– кадровое обеспечение – это наличие персонала, специально обученного для производства необходимых работ, процедур, операций. Без такого персонала работы осуществляются непрофессионально, неэффективно. Требования к профессиональным качествам сотрудника, отвечающего за документационное обеспечение управления в организации, определяются в его квалификационной характеристике;

– правовое обеспечение – это правовые и административные акты, издаваемые уполномоченными органами и лицами в целях определения границ дозволенного и недозволенного, разделения труда, осуществления рациональной кооперации и специализации. Такие акты издаются, начиная с федерального уровня и кончая рабочим местом на предприятии (например: должностная инструкция работника);

– материально-техническое обеспечение включает необходимые для проведения работ основные и оборотные средства, начиная с помещения или специально выделенного места в помещении и кончая письменными принадлежностями;

– финансовое обеспечение предусматривает выделение денежных средств на поддержание работоспособности системы. Эти средства должны планироваться, включаться в состав издержек, направляться на приобретение ресурсов всех видов (материальных, трудовых, информационных), необходимых для поддержания и развития системы;

– организационно-экономическое обеспечение предусматривает разработку организационной структуры и системы управления АХС (административно-хозяйственная служба), включение в оргструктуру и в штатное расписание предприятия работников АХС, разделение труда в сфере производства работ и управления, организацию стимулирования;

– информационное обеспечение пронизывает всю деятельность системы документооборота и является органичной частью всех других обеспечивающих элементов, приобретает форму банков и баз данных, документов.

От полноты состава и внутреннего содержания обеспечивающих элементов зависит качество документационного обеспечения управления. Низкое качество документационного обеспечения управления делает невозможным эффективное функционирование всей системы управления организацией. Экономя средства на службе АХС, руководители зачастую лишают себя одного из самых важных факторов конкурентоспособности – информации, что снижает уровень оперативности управления.

Документы, поступающие на предприятие, проходят следующие этапы документооборота:

– первичную обработку;

– предварительное рассмотрение;

– регистрацию;

– рассмотрение руководством;

– направление на исполнение соответствующему должностному лицу;

– при необходимости – контроль своевременности и качества исполнения указаний в документе или в резолюции;

– возврат документа после исполнения в службу АХС и помещение в соот­ветствующее дело. На документе делается отметка о направлении в дело с указанием номера дела и даты помещения в него.

Контролю за исполнением подлежат либо все зарегистрированные документы, либо те из них, которые определены решением руководства.

Эффективность составления, регистрации, учета и контроля исполнения документов значительно повышается при использовании современных компьютеров. При создании документов компьютер используется как средство создания и управления коммуникативными потоками. С его помощью можно многократно корректировать документы, редактировать, выводить на печать, использовать фрагменты других документов, готовые шаблоны, заготовки и т.п. Можно сохранять документы и перемещать их в памяти машины в разные области, группы.

Современные компьютерные системы позволяют осуществлять систематизацию документов, автоматизировать практически все виды работ, связанных с информационным и документационным обеспечением управления: создание документов, корректировка, регистрация, передача, контроль исполнения, хранение, группировка, обработка данных. Регистрация документов связана с внесением дополнений в иерархическую систему хранения и записью в журнал или иную регистрационную форму. Создание собственной компьютеризированной системы делопроизводства сейчас не является сложной задачей, она посильна любому грамотному пользователю.

Электронная почта, реализованная за счет интросети предприятий или Интернета, применяется в рамках одного или нескольких офисов, разделенных территориально. Локальная электронная сеть позволяет передавать любую информацию с одних компьютеризированных рабочих мест на другие, значительно ускоряя документооборот и информационное обеспечение управления. Благодаря электронной почте появилась возможность выполнять работы с мобильных компьютеров.

Успешное управление организацией невозможно без получения и качественной обработки информации, поступающей из внешнего мира. Обнаружения внешних сигналов осуществляются за счет сканирования внешней среды. Под сканированием понимается непрерывное упорядоченное слежение за параметрами внешней среды, характеризующими степень благоприятствования условий для выполнения философии предприятия.

В качестве «пучка лучей», просматривающих внешнюю среду фирмы, выступает группа экспертов-специалистов в области маркетинга, стратегического менеджмента и внутрифирменного экономического анализа, а также служба информационного обеспечения предприятия и пресс-секретарь. Сканирование осуществляется на основе предварительно разрабатываемых методических материалов, включающих разделы: перечень параметров среды, принципы количественной и качественной оценки сигналов, периодичность наблюдения, методы анализа возможных последствий, методы определения «контрольных точек» и т.д.

Таким образом, организационные коммуникации охватывают всю систему управления предприятием, и от их качества зависит эффективность деятельности людей и предприятия. В свою очередь только от людей, их сознания и организационной культуры, зависит качество организационных коммуникаций.