Внутр енние

Г Г – внутренняя среда и

Свя зи внутренние коммуникации

В – внешняя среда и внешние

коммуникации

Рис. 6. Структура внешних и внутренних

организационных коммуникаций

По направлению коммуникативных потоков. Вертикальные нисходящие информационные потоки обеспечивают связи между ступенями управления и используются менеджерами для управляющего воздействия, сообщения текущих и перспективных задач и целей или для информирования сотрудников об изменениях как внутри организации, так и за ее пределами. В направлении сверху вниз идёт информация, включающая в себя планы, задания, приказы, распоряжения, инструкции, советы и т.д. Нисходящий поток постепенно распространяется между членами иерархии, а также по горизонтали к исполнительному персоналу. На своем пути он постепенно распыляется, конкретизируется, детализируется, что в конечном итоге может полностью исказить первоначальный смысл информации. Барьером, искажающим поток информации, служит психика коммуникантов. В обратном направлении идет восходящий поток информации, главная суть которого заключается в том, чтобы донести до вышестоящего руководства фактическое состояние дел в организации и подразделениях. Через восходящие информационные потоки осуществляется обратная связь руководства организации со своим аппаратом. Восходящие информационные потоки отражают результаты реагирования подчиненных на управленческое решение. Такие коммуникации реализуются в виде отчетов, справок, докладных записок, предложений (78).

В настоящее время наблюдается тенденция к уменьшению числа решений, принимаемых в высшем звене. Полномочия передаются низшим уровням, повышается их ответственность в обработке и принятии решений, что позволяет оперативно реагировать на складывающиеся ситуации.

В дополнение к восходящим и нисходящим информационным потокам в любой организации используются также горизонтальные коммуникации. Горизонтальные коммуникации связывают между собой подразделения организации, людей, которые не находятся в отношениях подчинения друг другу. Такие коммуникации существуют между всеми структурными подразделениями организации, что способствует их объединению в единое целое, согласованному функционированию, координации и выполнению задач вышестоящих уровней. Горизонтальные коммуникации приобретают большое значение в тех случаях, когда приходится внедрять новые информацион­ные технологии. В этих коммуникативных каналах может циркулировать самая разнообразная информация, порой далекая от производственных нужд.

Горизонтальные связи могут быть очень простыми, например прямой (физический) контакт между руководителями, занимающимися решением общей проблемы. Во многих организациях практикуется переход работников из одного подразделения в другое, что является частью программы по повышению квалификации кадров. Это способствует увеличению неформальных средств коммуникации по телефону, личных контактов.

Горизонтальные связи имеют следующее назначение:

– соединяют руководителей подразделений при решении общих проблем;

– соединяют подразделения и людей при решении общих производственных вопросов;

– соединяют временные и постоянные целевые группы для решения периодически возникающих проблем.

Целевые группы – это одна из форм горизонтального контакта, они создаются для решения общих проблем подразделений разного профиля. В целевую группу могут входить специалисты разных подразделений.

Внешние коммуникации – когда одна из сторон относится к субъектам внешней среды организации. Внешние коммуникации обеспечивают связь организации со средой. Эти связи так же необходимы и не менее сложны, чем внутренние. Зачастую именно внешние связи определяют цели деятельности организации. Социальные, производственные организации являются открытыми системами, и в свою очередь входят в более крупные системы самых разнообразных профилей. Внешние коммуникации связывают организацию с поставщиками, органами государственной власти и управления, потребителями, конкурентами. Эти связи могут тормозить или ускорять развитие организации.

Успешность работы организации в большей степени определяется скоординированной и взаимосвязанной работой подразделений. Управленческое решение формируется в три этапа: сбор информации и обсуждение, выработка решения и его согласование, принятие решения. Принятое решение необходимо донести до исполнителей, проконтролировать его исполнение и эффективность. Традиционные организации состоят из подразделений и отделов, каждый из которых несет определенную функциональную нагрузку. При этой системе увеличение размера организации и образование новых отделов приводит к снижению управляемости организацией в целом.

Широкое использование средств вычислительной техники и новых информационных технологий значительно расширило возможности коммуникаций. Все большее число организаций создают локальные информационные сети и становятся пользователями различных информационных сетей. Это обеспечивает им возможность осуществлять информационный обмен на любом расстоянии, к услугам пользователей предоставляются различные базы и банки данных, содержащие большие объемы информации. Это создает условия подготовки более качественных управленческих решений. Широкое использование в коммуникациях современных средств связи повышает оперативность реагирования аппарата управления на изменение внешних и внутренних факторов. Наличие на рабочем месте «электронного интеллекта» и свободный доступ пользователей к практически неограниченным информационным ресурсам делают коммуникации основным условием обеспечения эффективного функционирования аппарата управления. Развитие электронных средств коммуникации и соединение их с компьютерными технологиями эффективно вытесняет физический контакт как средство горизонтальной координации, заменяя его управлением электронными потоками. Процесс координации рабочих потоков все более принимает форму электронного обмена, а не физического контакта. Новые средства связи позволяют привлекать экспертов и осуществлять обмен мнениями между людьми, зачастую невозможный вне электронной коммуникации. Компьютерные технологии ведут к расширению горизонтальных связей за счет увеличения числа и разнообразия людей, участвующих в процессе выработки решений в качестве источника информации. Электронные системы коммуникации способствуют широкой осведомленности работников среднего и низшего управленческого звеньев об общем состоянии дел в организации. Это позволяет им более быстро реагировать на происходящие изменения, оперативнее решать тактические вопросы, принимать во внимание общую стратегию организации.

Каждый вид коммуникаций работает с разной степенью эффективности, имеет свои специфические цели, но в целом, как указывает Э.Роджерс, все коммуникации можно свести к четырем целям:

1. Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления.

2. Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией.

3. Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами.

4. Регулирование и рационализация информационных потоков.

Высшая цель коммуникаций, по нашему мнению, это утверждение любви и взаимопонимания между людьми, преодоление иллюзии раздельности, эгоистичности человека, установление гармонии между людьми.

Эффективность коммуникативных потоков определяется, во-первых, минимальной потерей и искаженностью информации, во-вторых, временем прохождения до адресата и возвратом, в-третьих, силой воздействия на участников коммуникативного процесса. Организационные коммуникации, в конечном итоге, работают на цели человека и должны максимально сокращать время их достижения. Современное состояние коммуникаций накладывает отпечаток на технологию управления персоналом и организациями. Происходит процесс децентрализации процессов принятия решений, т.е. задачи, которые раньше решались целым коллективом, сейчас могут быть решены непосредственно на рабочем месте одним сотрудником. Технологии, в широком понимании – это системное описание методов, способов, средств, приемов, при помощи которых происходит манипуляция естественными силами природы, техникой и сознанием людей. Роль организационных коммуникаций особенно значительна в синхронизации деятельности управляемой системы, расширении узловых контактов во время переговоров, в дискуссиях, в работе с документацией.

Теория и практика показывает, что развитие организационных коммуникаций в совместной деятельности подчинено философии предприятия, ее целям и задачам, которые в свою очередь выражают миссию человека (человечества). Эффективность социальных, организационных, межличностных, экономических, политических, культурных, научно-технических коммуникаций определяется не техническим прогрессом общества, а нравственно-духовным потенциалом каждого отдельно взятого человека и всего общества в целом. Внешние коммуникации будут максимально эффективными, когда они по своему характеру станут сутью внутренних, природных, энергоинформационных коммуникаций. Энергоинформационные коммуникации отражают саму природу человека, совершенный человек может легко вступать в любые взаимоотношения с материальным, социальным и духовным мирами.

Прогрессивные коммуникации объединяют людей в целях сотрудничества и достижения максимальной свободы каждого как внутри группы, организации, так и в отношениях с другими группами, организациями и всем обществом людей в целом. Регрессивные коммуникации объединяют людей для достижения каких-либо корыстных целей, преимуществ одного субъекта над другими субъектами (группами, организациями) в целях их подчинения, порабощения. Они разъединяют единое человечество на группировки, что приводит к противостоянию, конкуренции, вражде, порабощению слабого субъекта более сильным.

Таким образом, эффективность всех организационных коммуникаций можно свести к следующим положениям: первое – чем выше уровень раскрытия сознания человека, тем совершеннее коммуникации; второе – коммуникации технократического общества не должны вступать в противоречие с чисто природными коммуникациями, которые объединяют человечество, природу, космос.