Тема 2.4. Использование запросов

Организация поиска и выполнение запроса в базе данных. Режимы поиска. Формулы запроса. Создание запроса в режиме Конструктора. Вычисляемые поля. Запросы на выборку, с параметром, на изменение (создание таблицы, удаление, добавление, обновление).

Студент должен:

знать:

• методику выполнения запроса и правила применения формул запроса;

• порядок применения формул и статистических функций;

уметь:

• применять формулы запроса для выбора требуемых данных;

• создавать запросы на выборку, с параметром и на изменение (создание таблицы, удаление, добавление, обновление).

Запросы

Запрос в системе управления базами данных Microsoft Access – это, по сути дела вопрос, относящийся к данным, хранящимся в таблицах, который пользователь обращает к базе. Вы этот вопрос задаете, а Microsoft Access его обрабатывает и в качестве ответа предоставляет записи, которые соответствуют поставленному вопросу. Эти записи отображаются в виде промежуточной таблицы, которую называют набором записей.

С помощью Microsoft Access могут быть созданы следующие типы запросов:

• Запрос-выборка задает вопросы о данных, хранящихся в таблицах, и предоставляет полученный динамический набор в режиме формы или таблицы без изменения данных. Изменения, внесенные в динамический набор, отражаются в базовых таблицах.

• Запрос-изменение изменяет или перемещает данные. К этому типу относятся: запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы, запрос на обновление.

• Перекрестные запросы предназначены для группировки данных и представления их в компактном виде.

• Запрос с параметром позволяет определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса.

• Запросы SQL – запросы, которые могут быть созданы только с помощью инструкций SQL в режиме SQL: запрос-объединение, запрос к серверу и управляющий запрос.

В Microsoft Access имеется возможность самостоятельно создавать запрос или воспользоваться мастером по разработке запросов. Чаще всего разрабатываются самостоятельно. Однако для создания специальных запросов возможно применение мастера, например, для создания перекрестного запроса, запроса на поиск повторяющихся записей или записей, не имеющих подчиненных, запросов на архивирование записей.

Самым распространенным типом запроса является запрос на выборку.

Для подготовки запроса необходимо определить:

• поля, по которым будет проводиться поиск;

• искомое значение;

• поля, выводимые в результате выполнения запроса.

Опишем один пример. Для того чтобы создать запрос необходимо:

1. В окне База данных выберите вкладку Запросы.

2. Щелкните на кнопке Создать – откроется диалоговое окно Новый запрос.

3. Выберите пункт Конструктор и затем щелкните на кнопке ОК. Другие пункты этого меню используются для создания специальных запросов. Программа Microsoft Access откроет диалоговое окно конструктора запросов и отобразит диалоговое окно Добавление таблицы.

4. Выберите таблицу к которой вы хотите адресовать запрос, и щелкните на кнопке Добавить. Если запрос проводится по нескольким таблицам, то повторите пункт 4 для всех таблиц.

5. Для того чтобы закрыть диалоговое Добавление таблицы щелкните на кнопке Закрыть.

Эффективность применения запросов в Microsoft Access в значительной степени обязана использованию графической технологии, в основе которой лежит так называемый бланк запроса по образцу.

Заполняя ячейки строк этого бланка, мы сообщаем программе те условия, которые должны быть использованы при обработке данных. Строки бланка запроса по образцу позволяют выбрать поля, из которых будут обрабатываться в запросе, выбрать порядок сортировки данных, установить режим скрытия или отображения полей в таблице, полученной по результатам работы запроса, а также задать те условия отбора, от которых зависит, какие записи будут отображены в результате. Бланк запроса по образцу содержит следующие строки:

• Строка Поле содержит имена полей. Ввести в нее имена нужных нам полей можно путем перетаскивания их из списка полей, помещенного в верхней области бланка запроса по образцу. Можно также выбрать имена полей из раскрывающегося списка, который появится, если щелкнуть внутри одной из ячеек строки Поле. Кроме обычных полей, в строку Поле можно включить и так называемые вычисляемые поля. Они представляют собой выражения, с помощью которых по значению одного или нескольких полей, включенных в выражение, вычисляется новое значение.

• Строка Сортировка служит для задания того, каким образом будут отсортированы записи, включенные в набор записей, полученных по результатам работы запроса.

• Строка Вывод на экран определяет, будет ли это поле отображаться в результирующем наборе записей или же оно будет скрыто.

• Строка Условие отбора содержит условие, которое определяет, какие записи войдут в набор записей, а какие – нет.

Запрос на изменение представляет собой запрос, выполняющий какое-либо действие, связанное с изменением или удалением данных. В отличие от запроса на выборку, который предоставляет возможность только просмотра данных, запрос на изменение производит активные действия над данными, хранящимися в таблицах. Обычно такие запросы применяются для управления массовым обновлением данных. Например, с помощью запроса на изменение можно увеличить значение всех данных в поле Цена таблицы на 4 %. Программа Microsoft Access 2003 поддерживает четыре типа запросов на изменение.

1. Запрос на добавление служит для добавления данных в существующую таблицу, например, если необходимо соединить две таблицы или определенные записи из одной таблицы в другую. Для этого необходимо:

1. создать запрос на выборку, при этом отобразить необходимые условия, если требуется по заданию;

2. проверить правильность сделанного запроса;

3. открыть данный запрос в режиме Конструктор и меню запрос выбрать пункт добавления. В появившемся окне указать в текущей или другой базе данных, если в другой, то записываем имя файла и указываем имя таблицы;

4. затем запускаем полученный запрос, появится вопрос Выполнить или Объединить (добавить).

! Запуск запроса на добавление выполняют только один раз.

2. Запрос на удаление выполняет удаление записей, удовлетворяющих условия отбора, заданному в запросе.

Если необходимо удалить в таблице определенные записи, то:

1. создают обычный запрос на выборку, при этом в качестве условия записывают какие записи необходимо удалить;

2. проверить правильность выполнения выборки;

3. открываем запрос в режиме Конструктор и в меню Запрос выбираем пункт Удаление;

4. запускаем запрос и подтверждаем действия на удаление.