Информационно-справочные фонды

Не менее важным элементом организации ИОУ выступает формирование информационно-справочного фонда в учреждении или на предприятии, в котором должна быть представлена нормативная, справочная и другая необходимая в управлении информация. Основным источником подобных сведений являются публикации. Таким образом, в любой организации возникает необходимость создания информационных систем библиотечного типа. Традиционно информационно-справочная деятельность на предприятиях осуществлялась через органы научно-технической информации (отделы научно-технической информации, библиотеки, патентные бюро и т.п.), т.е. подразделения, выполняющие задачи научно-информационного обслуживания и аналитической обработки публикуемых данных.

актов и т.д.

В зависимости от содержания информационно-справочные фонды можно подразделить на:

• материалы правового характера, включающие документы по трудовому, административному, финансовому праву и другие законодательные акты, регламентирующие внешние условия работы организации, в том числе по вопросам охраны окружающей среды, налоговых отчислений, таможенных пошлин и т.п.;

• нормативы, государственные и отраслевые стандарты, регулирующие основные производственные, информационные процессы в организации;

• справочная информация общего характера (адресные, телефонные, торговые справочники и т.д.);

• тематические - справочные материалы;

• статистические данные по интересующим организацию регионам;

• аналитическая информация по политическим, социально-экономическим, технологическим проблемам;

• прогнозы и др.

В зависимости от периодичности публикаций выделяют периодические, продолжающиеся и непериодические издания.

В соответствии с используемыми первичными источниками публикации можно подразделить на официальные, полуофициальные, неофициальные издания и научно-техническую литературу.

Наиболее достоверными источниками являются правительственные или официальные публикации. К ним относятся издания, выходящие под грифом органов власти и государственных структур — это правительственные газеты и журналы, кодексы законов, статистические сборники и др. Для принятия решений используется широкий спектр официальной информации: данные переписи населения; переписи предприятий торговли и промышленности; ежегодные статистические отчеты; показатели национального дохода и расхода; обзоры деловой активности; баланс внешней торговли; обзор доходов семьи. Официальная информация является наиболее достоверной, так как точность ее определенными способами контролируется.

Неофициальные или неправительственные источники информации — газеты, журналы и другие издания, публикуемые издательствами на инициативных началах. Законы рынка регулируют в настоящее время всю издательскую деятельность, и это влияет на содержание, форму и достоверность публикуемых материалов.

Не нужно забывать, что значение средств массовой информации как важного канала влияния давно хорошо известно и широко используется в политической и экономической практике. Неофициальные издания наиболее подвержены этому влиянию, поэтому и требуют более тщательной проверки точности и достоверности информации.

Важным источником информации выступает научно-техническая литература, в том числе журналы и газеты, где публикуются сообщения о новых материалах и их применении, направлениях деятельности конкурентов, внутреннем и зарубежном рынках, тенденциях развития отраслей и др. Особую ценность научно-техническая литература приобретает для организаций, занимающихся исследовательской, конструкторской деятельностью, крупных объединений научно-производственного плана.

Полуофициальные источники информации —это справочные издания, где представлены данные о компаниях, направлениях их деятельности, сравнительные обзоры деятельности фирм и другая информация справочного и нормативного характера.

Таким образом, деятельность по организации информационно-справочных фондов включает тематическую подборку изданий, соответствующих потребностям фирмы, ее специалистов и руководителей.