Нормативно-правовая база и основные законодательные акты рб в информационном обеспечении управления

Построение информационного общества в Беларуси рассматривается в качестве одной из приоритетных задач национального развития. Так, в выступлении на Всемирном саммите по информационному обществу 11 декабря 2003 г. в Женеве Президент Республики Беларусь А.Г.Лукашенко отметил, что "…у людей формируются большие надежды на то, что жизнь приобретает новое качество с развитием и широким применением информационных технологий…"

Основным нормативным актом, регулирующим отношения в области информации, является ЗАКОН РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ от 10 ноября 2008 г. № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации».

Настоящий Закон регулирует правоотношения, возникающие в процессе формирования и использования документированной информации и информационных ресурсов; создания информационных технологий, автоматизированных или автоматических информационных систем и сетей; определяет порядок защиты информационного ресурса, а также прав и обязанностей субъектов, принимающих участие в процессах информатизации.

В статье 1 Закона использованы, в частности, следующие основные термины и определения:

• государственная информационная система - информационная система, создаваемая и (или) приобретаемая за счет средств республиканского или местных бюджетов, государственных внебюджетных фондов, а также средств государственных юридических лиц;

• государственный информационный ресурс - информационный ресурс, формируемый или приобретаемый за счет средств республиканского или местных бюджетов, государственных внебюджетных фондов, а также средств государственных юридических лиц;

• документированная информация - информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

• информатизация - организационный, социально-экономический и научно-технический процесс, обеспечивающий условия для формирования и использования информационных ресурсов и реализации информационных отношений;

• информационная сеть - совокупность информационных систем либо комплексов программно-технических средств информационной системы, взаимодействующих посредством сетей электросвязи;

• информационная система - совокупность банков данных, информационных технологий и комплекса (комплексов) программно-технических средств;

• информационные отношения - отношения, возникающие при поиске, получении, передаче, сборе, обработке, накоплении, хранении, распространении и (или) предоставлении информации, пользовании информацией, защите информации, а также при применении информационных технологий;

• обладатель информации - субъект информационных отношений, получивший права обладателя информации по основаниям, установленным актами законодательства Республики Беларусь, или по договору;

• оператор информационной системы - субъект информационных отношений, осуществляющий эксплуатацию информационной системы и (или) оказывающий посредством ее информационные услуги;

• пользователь информации - субъект информационных отношений, получающий, распространяющий и (или) предоставляющий информацию, реализующий право на пользование ею.

Следующий нормативный акт, направленный на установление правовых основ применения электронных документов, определение основных требований, предъявляемых к электронным документам, а также правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, это ЗАКОН РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ от 28 декабря 2009 г. № 113-З « Об электронном документе и электронной цифровой подписи».

В Законе даны следующие определения:

• электронный документ – документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность;

• подлинный электронный документ – электронный документ, целостность и подлинность которого подтверждаются с применением сертифицированного средства электронной цифровой подписи, использующего при проверке электронной цифровой подписи открытые ключи лица (лиц), подписавшего (подписавших) электронный документ;

• целостность электронного документа – свойство электронного документа, определяющее, что в электронный документ не были внесены изменения и (или) дополнения;

• подлинность электронного документа – свойство электронного документа, определяющее, что электронный документ подписан действительной электронной цифровой подписью (электронными цифровыми подписями);

• копия электронного документа – форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, удостоверенная в порядке, установленном настоящим Законом и иными актами законодательства Республики Беларусь.

В Главе 3 рассматриваются основные положения об Электронном документе.

В частности:

Статья 15. Сфера обращения электронных документов

Электронные документы могут применяться во всех сферах деятельности, где используются программные, программно-технические и технические средства, необходимые для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации в электронном виде.

Ограничения на применение электронных документов могут быть установлены в случаях, предусмотренных законодательными актами Республики Беларусь.

Статья 16. Основные требования, предъявляемые к электронному документу

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

• создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных, программно-технических и технических средств;

• иметь структуру, установленную статьей 17 настоящего Закона;

• быть представляемым в форме, доступной и понятной для восприятия человеком.

Статья 17. Структура электронного документа

Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей – общей и особенной.

Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа.

Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей, а также может содержать дополнительные данные, необходимые для проверки электронной цифровой подписи (электронных цифровых подписей) и идентификации электронного документа, которые устанавливаются техническими нормативными правовыми актами.

Статья 18. Формы представления электронного документа

Электронный документ имеет формы внутреннего и внешнего представления.

Формой внутреннего представления электронного документа является запись информации, составляющей электронный документ, на электронном носителе информации.

Формой внешнего представления электронного документа является воспроизведение электронного документа на электронном средстве отображения информации, на бумажном либо ином материальном носителе в форме, доступной и понятной для восприятия человеком.

Статья 19. Оригинал электронного документа

Оригинал электронного документа существует только в электронном виде. Все идентичные экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу.

Документы, созданные организацией или физическим лицом на бумажном носителе и в электронном виде, идентичные по содержанию, имеют одинаковую юридическую силу. В этом случае документ на бумажном носителе не является копией электронного документа.

Статья 20. Копия электронного документа и ее удостоверение

Копия электронного документа создается путем удостоверения в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе.

Копия электронного документа должна содержать указание на то, что она является копией соответствующего электронного документа.

Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе осуществляется:

• нотариусом или другим должностным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия;

• организацией или индивидуальным предпринимателем, имеющими право на осуществление деятельности по удостоверению формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе на основании специального разрешения (лицензии), если его получение предусмотрено законодательством Республики Беларусь о лицензировании.

Статья 21. Хранение электронных документов

Ведомственное хранение и последующая передача на постоянное хранение электронных документов осуществляются в течение сроков и в соответствии с требованиями, установленными законодательством Республики Беларусь об архивном деле. При приеме электронных документов на ведомственное и постоянное хранение должна устанавливаться их подлинность. При ведомственном и постоянном хранении электронных документов должна быть обеспечена их целостность.

Не менее важным для информационного обеспечения управления является ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 19 января 2009 г. N 4 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь».

В Главе 1 рассматриваются общие положения, в которых в частности говорится:

1. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (далее - Инструкция) разработана с целью совершенствования, повышения эффективности и качества документационного обеспечения управления путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.

2. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах и организациях Республики Беларусь независимо от формы собственности и организационно-правовой формы (далее - организации).

3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных (компьютерных) технологий.

Особенности оформления, обработки и хранения организационно-распорядительных документов, относящихся к нормативным правовым актам Республики Беларусь, содержащих государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию, обращений граждан и юридических лиц и документов, связанных с их рассмотрением, заявлений лиц, обращающихся за осуществлением административной процедуры, и иных документов, связанных с осуществлением административных процедур, регулируются актами законодательства Республики Беларусь.

Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами, не относящимися к системе организационно-распорядительной документации (плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и другие системы документации), независимо от вида носителя, включая их регистрацию, учет, контроль исполнения, хранение, в том числе осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

4. Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

5. Инструкции по делопроизводству организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с соответствующим учреждением Государственной архивной службы Республики Беларусь.

Документирование управленческой деятельности заключается в создании управленческих документов - фиксации на бумаге или других носителях управленческих действий по установленным правилам. Документирование управленческой деятельности может осуществляться как рукописным способом, так и с помощью технических средств.

Для сокращения количества применяемых форм документов организации разрабатывают унифицированные формы документов (далее - УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

УФД включаются в "Табель унифицированных форм документов организации" - перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с отражением основных этапов их подготовки и прохождения.

Табель утверждается руководителем организации. Разработка, ведение табеля и контроль за его применением осуществляются службой ДОУ.