2.2.1. Анализ аудита найма в зао «Спорт Медиа Групп»

Система найма персонала в ЗАО «Спорт Медиа Групп» представлена в таблице 4.

Таблица 4 - Система найма персонала в ЗАО «Спорт Медиа Групп»

Функции	Отдел кадров	Руководитель организации
1. Анализ в потребности кадров	АП*	СР
2. Определение источников поступления кандидата	АС	Р
3. Выбор методик отбора	АП	СР
4. Сопоставление личности кандидата к его должности (оценка)	АП	СР
5. Отбор подходящих кандидатов	АП	СР
6. Зачисление кандидатов в штат компании	П	СР

Условные обозначения:

• Р – руководит

• С – согласовывает

• А – анализирует

• П – получает, передает информацию

Из таблицы 9 видно, что задачей набора кадров является процесс, который включает общий анализ потребности в кадрах; точное определение - кто нужен организации; определение источников поступления кандидата и выбор методик отбора, и только люди, показавшие себя с лучшей стороны попадают в штат компании.

Рассмотрим подробнее отбор кадров в ЗАО «Спорт Медиа Групп». Этапы процесса отбора кадров следующие:

• выбор критериев отбора;

• утверждение критериев отбора;

• отборочная беседа;

• работа с заявлениями и анкетами по биографическим данным;

• беседа по поводу принятия на работу;

• проведение тестов;

• конечное решение при отборе.

Отбор кандидатов в ЗАО «Спорт Медиа Групп» обычно происходит в следующей последовательности:

• предварительная беседа,

• заполнение анкеты, бланка,

• проведение интервью,

• собеседования,

• разного рода тестирования,

• проверка рекомендаций,

• медосмотр,

• оглашение решения.

Первые три ступени используют всегда, последующие – в зависимости от должности. Каждый этап представляет собой фильтр по отбору наиболее достойных кандидатов.

В ЗАО «Спорт Медиа Групп» собеседования проводят руководители подразделений, окончательное собеседование проводит генеральный директор. Однако в ходе исследования выявлены случаи субъективной оценки кандидатов со стороны начальников подразделений (отделов).

Степень объективности зависит от: психического и физического состояния проверяющего и испытуемого; квалификации специалистов, которые проводят собеседования, анализируют тесты, оценивают компетенции.

Таким образом, автором работы сделан вывод, что даже опытный специалист по персоналу может ошибочно воспринять кандидата. Выход здесь только один – привлекать для оценки и принятия решения не одного человека, а группу специалистов.

Основные принципы отбора персонала: наличие профильного образования, опыта работы более 2 лет именно в сфере маркетинга. Также, специалисты отдела кадров ЗАО «Спорт Медиа Групп» обращают внимание и выделяют определенные личные качества, не связанные с профессионализмом и опытностью, которые зависят только от личности соискателя. Это:

1. Активность. В данном случае она означает умение не поддаться панике или просто унынию и мобилизоваться, поставив себе новые цели.

2. Терпение – это умение не сдаваться при первых неудачах.

3. Гибкость – для удачного результата стоит занимать поменьше непримиримых позиций.

4. Уверенность в себе. Это качество предполагает умение себя подать и обаяние.

5. Коммуникабельность.

Если руководству ЗАО «Спорт Медиа Групп» необходимо принять новых работников, используются два возможных источника найма: внутренний (из работников предприятия, путем перевода) и внешний (из людей, до этого никак несвязанных с ЗАО «Спорт Медиа Групп»).

В ЗАО «Спорт Медиа Групп» действует Положение о подборе персонала. Рассмотрим данный документ более подробно, так как он наиболее полно отражает кадровую политику организации. Положение о подборе персонала разрабатывается, прежде всего, в целях регламентации и формирования «прозрачной» технологии подбора персонала в компанию (таблица 5).

Таблица 5 - Структура Положения о подборе персонала ЗАО «Спорт Медиа Групп»

Раздел	Содержание
Общие положения	В разделе определяются - назначение документа; - основные цели (например, привлечение специалистов высокой квалификации); - задачи (например, разработка критериев отбора кандидатов), решаемые в процессе подбора
Описание технологии подбора персонала в компанию	В разделе описывается процедура заполнения вакансии - от поступления в службу персонала заявки на подбор сотрудника до принятия решения о найме. Указываются этапы, используемые процедуры и сроки. Например, оценка потребности в персонале (получение заявки) -> разработка комплекса требований к кандидату на должность -> размещение объявления о вакансии -> первичный отбор -> собеседование с менеджером по подбору персонала -> собеседование с линейным руководителем -> решение о найме
Ответственность при организации проведе-нии подбора персонала	В разделе указываются зоны ответственности при организации и проведении подбора. Подбор персонала осуществляется чаще всего путем взаимодействия менеджера кадровой службы, сотрудников службы безопасности, психолога, руководителей структурных подразделений, заинтересованных в заполнении конкретной вакансии. Каждый из них отвечает за определенный этап работы по подбору сотрудников в рамках своей компетенции. Общий контроль и ответственность за соблюдение предусмотренных Положением процедур поиска и отбора несет директор по персоналу

В процессе подбора персонала участвует не только специалист отдела кадров, отвечающий за рекрутмент, но и линейный руководитель, в подразделение которого подбирается сотрудник. Основные споры между ними возникают, как правило, в отношении сроков закрытия вакансии, так как довольно часты случаи, когда новый сотрудник нужен был «еще вчера».

Положение о подборе персонала позволяет закрепить зоны ответственности линейных руководителей в процессе закрытия вакансий и подбора кандидатов.

Положение о подборе персонала подписывает руководитель отдела кадров и утверждает директор компании. Положение содержит визы согласования руководителей структурных подразделений, принимавших участие в обсуждении документа на стадии его разработки и обсуждения. Контролирует надлежащее исполнение процедур, зафиксированных Положением, главный бухгалтер.

Положение о подборе персонала является необходимым документом в фундаменте эффективной системы стратегии управления персоналом.

Структурированная процедура заполнения вакансий позволяет избежать многих ошибок и поставить заслон на пути в организацию представителям групп риска, некомпетентным и немотивированным кандидатам.

Рассмотрим подробнее процесс приема и поступления на работу нового сотрудника.

В день поступления на работу начальник соответствующего подразделения знакомит нового работника с правилами внутреннего трудового распорядка компании, правилами пожарной безопасности. Далее проводится инструктаж на рабочем месте:

• новый сотрудник знакомится с месторасположением, оснащением рабочего места,

• правилами хранения документов, правилами использования технических средств и их расположением (АТС, ПК, принтер, сканер, ксерокс).

Новому сотруднику в первый месяц работы назначается куратор. Куратор знакомит нового сотрудника с объемом его работы, а также со справочной литературой и документацией общего пользования.

Главный бухгалтер ведет весь документооборот по кадровому учету и регистрирует нового сотрудника, как пользователя корпоративной сети, объясняет возможности ее использования (диски и хранящаяся на них информация, директории общего пользования и т.д.), дает вводную консультацию по пользованию конкретными программными продуктами.

Руководитель подразделения знакомит нового сотрудника со следующими документами:

• должностной инструкцией;

• трудовым договором;

• инструкцией по технике безопасности;

• правилами внутреннего трудового распорядка;

• системой оплаты труда.

Также непосредственный руководитель объясняет работнику его задачи и требования к его работе, информирует о системе оценки, применяемой к его работе, отвечает на вопросы и рассматривает пожелания нового работника.

Резюмируя вышеизложенное, можно сделать следующие выводы:

Этапы подбора и отбора персонала в ЗАО «Спорт Медиа Групп» минимальны:

1. Определение необходимого количества людей

2. Установление должностных требований

3. Наем и адаптация новых людей к организации.

Как видно, много этапов пропущено, и не все работники оправдывают ожидания руководства. Руководство компании считает такую схему «упрощенной», а в рамках дипломной работы, данную схему можно признать только нерациональной и неэффективной. На должности руководителей отделов часто берут сотрудников без опыта работы и нужного багажа знаний в данной сфере деятельности, а они, соответственно, могут принять некорректные решения при отборе кадров.

В ходе наблюдения за деятельностью ЗАО «Спорт Медиа Групп» и непосредственно за процедурой отбора кандидатов не выявлена тенденция к стремлению руководства компании заполнять вакантные должности сотрудниками непосредственно своей организации, то есть осуществляется процедура перемещения (перевода) кадров. Следует отметить, что при отборе на должность из числа своих начальники отделов ЗАО «Спорт Медиа Групп» считают, что многие работники снижают эффективность при перемещении с одного уровня на другой, поэтому предпочитают принимать на вакантные должности со стороны.

Также было обращено внимание на то, что начальники отделов, проводя с потенциальными сотрудниками собеседование или телефонное интервью, к сожалению, далеко не всегда сообщает соискателю результаты рассмотрения его кандидатуры. А отсюда вполне логично вытекают первые возможные причины возникновения отрицательного впечатления о данной компании на рынке труда.

Наблюдение автора дипломной работы: стиль поведения сотрудника, проводившего собеседование, предопределяет мнение кандидата о стиле работы компании в целом. Известный факт, что «сарафанное радио» - самый действенный и самый эффективный способ рекламы товаров и услуг. Таким же образом действует и антиреклама. Если из компании выходит сотрудник (кандидат) с негативными эмоциями, то он делится этим впечатлением со своим окружением; в свою очередь близкие ему люди распространяют данное послание по своим социальным сетям.

По мнению автора работы, ситуация требует оптимизации системы отбора и оценки при приеме на работу в ЗАО «Спорт Медиа Групп» персонала.

В ходе аудита приказов пол личному составу были выявлены следующие частные ошибки:

• Приказы о приеме на работу №5, №6: не указан размер заработной платы (оклад, надбавка), в качестве подписи директора стоит факсимиле его подписи.

• О предоставлении отпуска №3: факсимиле подписи директора, работник не ознакомлен с текстом приказа под роспись.

• О прекращении трудового договора №2а по п.3 ч.1 ст.77 ТК РФ: не указано основание для увольнения (заявление работника), отсутствует подпись работника об ознакомлении с приказом, факсимиле подписи директора.

• О прекращении трудового договора №4 по пп.а п.6 ст.81 ТК РФ: не указано основание, отсутствует подпись работника об ознакомлении с приказом, факсимиле подписи директора.

• О предоставлении отпуска №4а, №5а/1 отсутствует подпись работника об ознакомлении с приказом, факсимиле подписи директора.

• О предоставлении отпуска №6а: возникает вопрос, почему предоставлено 174 дня без сохранения заработной платы.

• О прекращении трудового договора №11 и №11а пп.а п.6 ст.81 ТК РФ: не указано основание, отсутствует подпись работника об ознакомлении с приказом, факсимиле подписи директора.

• О предоставлении отпуска №8а: отсутствует подпись работника об ознакомлении с приказом, факсимиле подписи директора.

• О приеме на работу №8, №9б, №10, №13а, №19а: не установлена заработная плата, факсимиле подписи директора.

• О приеме на работу №21, №22, №29, №30: работнику не установлена заработная плата.

Общие выводы и рекомендации:

1. На приказах ставится факсимиле подписи директора.

2. В подавляющем большинстве приказов отсутствуют подписи работников об ознакомлении.

3. Некоторые приказы подправлены с использованием корректора.

4. Всем работникам при приеме на работу устанавливается испытательный срок продолжительностью 3 месяца. Следует обратить внимание на запрет устанавливать испытательный срок некоторым категориям работников (ч.4 ст.70 ТК РФ).

5. В приказах о приеме на работу не указывается размер заработной платы работника.

По мнению автора работы выявленные ошибки являются следствием того, что кадровым документооборотом занимается главный бухгалтер – специалист, и без того перегруженный основной работой, не имеющий специальных навыков в системе управления персоналом.