Лабораторна робота № 2
Тема: «Проектування екранних форм для додавання даних до таблиць. Створення елементів управління та зміна їх властивостей»
Мета: Придбання навичок по створенню форм для вводу та редагування даних в таблиці.
Теоретичні відомості
Форма - тип об'єктів бази даних, який звичайно використовується для відображення інформації з бази даних. Форму можна також використовувати як кнопкову форму, що відкриває інші форми або звіти бази даних, а також як призначене для користувача діалогове вікно для введення даних і виконання дій, визначуваних введеними даними.
Більшість форм для відображення інформації є приєднаними до однієї або декількох таблиць і запитів з бази даних. Джерелом записів форми є поля в базових таблицях і запитах. Відомості у формі можуть бути розбиті на розділи. Всі форми містять область даних|утримують|, але|та| форма також може включати розділи заголовка форми, нижнього колонтитула і примітки|тлумачення| форми. Кожен розділ форми має своє призначення і друкується в певному порядку|ладі|.
Створення форм
MS Асcess 2013 пропонує декілька способів створення форм. Найпростішим з них є використовування засобів автоматичного створіння форм на основі таблиці або запиту. Автоматично створювані форми (автоформи) бувають декількох видів, кожний з яких відрізняється способом відображення даних. Автоматично створена форма включає всі поля вибраного джерела даних.
Іншим простим і швидким способом створення форми є використовування Майстра форм. За допомогою майстра можна створювати форми на основі однієї таблиці і складніші форми на основі декількох таблиць і запитів. Набагато простіше і швидше створювати форми за допомогою майстра, а потім удосконалити їх в режимі Конструктора.
Майстер форм розбиває процес створення форми на декілька етапів. На кожному етапі вимагається встановити певні параметри в одному з діалогових вікон майстра, кожне з яких визначає один крок створення форми.
Щоб краще представити, як створювати прості форми за допомогою Майстра форм, опишемо процедуру створення форми, джерелом даних для якої буде таблиця "Спеціальності". Ця форма призначена для введення і редагування інформації про спеціальності інституту.
Для створення простої форми за допомогою майстра необхідно:
У головному вікні програми виберіть в меню «Створення» закладку «Майстер форм». З'явиться діалогове вікно «Створення форм» (рис. 2.2). В полі із списком «Таблиці і запити» будуть відображені імена всіх таблиць і запитів бази даних, які можуть використовуватися як джерела даних для нової форми. Розкрийте цей список і виберіть ім'я таблиці або запиту.
Рисунок 2.1 – Діалогове вікно «Створення форм»
В списку «Доступні поля» цього діалогового вікна відображаються всі поля вибраної таблиці або запиту. Додавання полів у форму дозволить переглядати і редагувати дані вибраної таблиці. Щоб додати в нову форму тільки деякі поля, виділіть кожне з цих полів і натискуйте кнопку «>». Виділене поле буде переміщено із списку «Доступні поля» в список «Вибрані поля». Щоб додати в нову форму відразу всі поля з вибраної таблиці або запиту, натискуйте кнопку « >> ». Натискуйте кнопку «Далі» для відображення другого діалогового вікна Майстра форм.
В другому діалоговому вікні майстра (рис. 2.2) можна визначити вид форми. Існує декілька видів форм, визначаючих представлення даних на ній. Щоб задати зовнішній вигляд форми, виберіть один з перемикачів: в один стовпець, стрічковий, табличний, вирівняний.
Рисунок 2.2 – Діалогове вікно для вибору зовнішнього вигляду форми
Після вибору відповідного режиму відображення даних у формі натискуйте кнопку «Далі» для відображення останнього діалогового вікна Майстра форм. В останньому діалоговому вікні Майстра форм (рис. 2.3) вимагається вказати назву форми. В полі «Задайте ім’я форми» введіть назву форми «Спеціальності». Щоб відобразити створену майстром форму в режимі Форми, виберіть перемикач «Відкрити форму для перегляду і введення даних». А якщо після автоматичного створіння форми за допомогою майстра вимагається ввести власні зміни, виберіть перемикач «Змінити макет форми», тоді створена форма буде відкрита в режимі Конструктора.
Рисунок 2.3 - Останнє діалогове вікно Майстра форм
В результаті майстром буде створена форма відповідно до вибраних параметрів і збережена з вказаним ім'ям, потім ця форма буде відкрита в заданому режимі. На рис. 2.4 представлена створена форма, відкрита в режимі Форми. В лівій частині робочого вікна після створення нової форми в списку об’єктів має з’явитися пункт Форми та ім’я нової форми.
Рисунок 2.4 - Форма "Спеціальності", створена за допомогою майстра
Робота з формами може відбуватися в декількох режимах: в режимі Форми, в режимі Макету, в режимі Конструктора. Вибрати режим роботи можна або за допомогою меню «Вигляд» на панелі інструментів поточного режиму роботи з формою або за допомогою піктограм у нижньому правому куті робочого вікна програми.
Режим Форми є "робочим" для користувача бази даних. В цьому режимі здійснюються перегляд і редагування записів, видалення записів або додавання нових в таблиці БД. У такий спосіб користувач працює з таблицею або запитом - джерелами даних для цієї форми. Частіше всього користувачі додатків працюють з формами саме в цьому режимі. В цьому ж режимі за умовчанням відкривається форма з вікна бази даних.
Для користувача може виявитися зручним працювати з формою в режимі Конструктора. В цьому режимі у будь-який час можна набудувати різні властивості форми, змінити її зовнішній вигляд, структуру і функціональність. Цим режимом звичайно користуються розробники. На рис. 2.5 показана форма, створення якої описано вище, відкрита в режимі Конструктора.
Рисунок 2.5 - Форма «Спеціальності» в режимі Конструктора
У режимі конструктора розділи представлені|уявлені| у вигляді смуг – Заголовок форми (на рисунку виділена зеленим кольором), Область даних (виділена блакитним), Примітки форми (залишилася сірою).
У заголовку форми відображаються|відображуються| відомості, які залишаються незмінними для кожного запису, такі як назва форми. Заголовок форми виводиться зверху на екрані в режимі Форми і зверху на першій сторінці при друкуванні|печатці| форми.
У області даних відображаються|відображуються| записи. Допускається вивід або|виведення| тільки|лише| одного запису на екрані або виведення стількох записів, скільки уміщатиметься на екрані або сторінці (в залежності від обраного зовнішнього вигляду форми).
У примітці|тлумаченні| форми відображаються|відображуються| елементи, які залишаються незмінними для кожного запису, такі як кнопки або інструкції по роботі з|із| формою. Примітка|тлумачення| форми виводиться знизу на екрані в режимі форми і знизу на першій сторінці при друці|печатці| форми.
Користувач має можливість|спроможність| приховати розділ або змінити|поміняти| його розміри, додати|добавити| малюнок або задати колір|цвіт| фону розділу. Зміни зовнішнього вигляду форми та елементів управління проводяться за допомогою «Вікна властивостей елементів».
Елементи управління - графічні об'єкти, за допомогою яких створюється зв'язок між формою та її джерелом даних.
Користувач може переміщати елементи управління, змінювати їх розміри і задавати властивості шрифту для елементів. У форму можна також додавати елементи управління для відображення обчислюваних значень, підсумків, поточної дати і часу і інших корисних відомостей.
Існує три типи елементів управління.
Приєднаний елемент управління пов'язаний з полем базової таблиці або запиту. Приєднані елементи управління використовуються для відображення, введення або оновлення значень з полів бази даних.
Для вільного елемента управління джерела даних не існує. Вільні елементи управління використовуються для виводу на екран тексту, ліній, прямокутників і малюнків.
Для обчислюваного елемента управління як джерело даних використовується вираз. У виразі можуть бути використані дані з поля базової таблиці або запиту, дані іншого елемента управління форми або математичний вираз.
Створення елементів управління:
Якщо необхідно встановити на формі новий елемент управління, слід вибрати його піктограму на панелі елементів. Після його розміщення на формі можна задати властивості створюваного елемента управління самостійно через вікно властивостей або створити елемент управління за допомогою майстра.
Поле - тип елементів управління, який найбільш часто використовується для введення даних. На рисунку 2.5 присутні поля «Код спеціальності», «Шифр» і т. д.
Списки. У багатьох випадках зручніше вибрати значення із списку, чим вводити конкретне значення по пам'яті. Крім того, вибір із списку дозволяє бути упевненим, що введене значення є допустимим.
Поля із списком. Поле із списком показує тільки один запис до тих пір, поки його вміст не буде розгорнений. Поле зі списком складається з рядків даних з іншої таблиці або запиту. Рядки можуть складати один або декілька стовпців, що відображаються без заголовка.
Прапорці. У формі, звіті або на сторінці доступу до даних прапорець може бути використаний як окремий елемент управління, в якому відображаються значення «Так» чи «Ні» з логічного поля з базової таблиці, запиту або інструкції SQL.
Кнопки. На формі кнопки є зручним засобом виконання дій. Коли користувач клацає кнопку, не тільки виконується відповідна дія, але і на екрані видно, як кнопка натискується і відпускається.
Кнопки у формі або на сторінці доступу до даних використовуються для виконання дії або набору дій. Наприклад, можна створити кнопку, що відкриває іншу форму. На кнопку у формі можна помістити текст або малюнок; на кнопку на сторінці доступу до даних можна помістити тільки малюнок.
Створення кнопки можна виконувати самостійно або за допомогою майстра. Майстер прискорює процес розробки кнопки, автоматично виконуючи всі основні дії. Майстер виводить запрошення ввести необхідні відомості і створює кнопку на основі відповідей користувача. За допомогою майстра можна створювати більше 30 різних типів кнопок.
На рис. 2.6 показано форму «Студенти», де можна використати поля зі списком (це буде поле «Спеціальність»). Після створення форми за допомогою майстра всі елементи форми це звичайні Поля (рис. 2.6).
Рисунок 2.6 – Форма «Студенти»
Останнє поле таблиці «Студенти» - «Код спеціальності» зберігає кодове значення кожної спеціальності деканату і являється зовнішнім ключем таблиці «Студенти», що зв’язаний з первинним ключем таблиці «Спеціальності» (див. рис. 1.9).
При роботі з формою «Студенти» (наприклад, заповнення новими даними чи зміна записів таблиці) для користувача незручно вводити код спеціальності, простіше та більш зрозуміло ввести назву спеціальності.
Змінимо елемент наступним чином:
Перевести форму в режим Конструктора і виділити поле «Спеціальність»,
Натиснути праву кнопку миші та вибрати властивість «Перетворити елемент в » -> «Поле зі списком»,
У вікні властивостей цього елементу вибрати властивість «Джерело даних» і вказати назву таблиці, з якої будуть братися дані для формування списку. В даному випадку це таблиця «Спеціальності»
У вікні властивостей елементу вибрати властивість «Число стовбців» та задати в ньому значення « 2 »,
У вікні властивостей елементу вибрати властивість «Ширина стовбців» та задати значення « 0 см; 3 см »,
Після всіх змін зовнішній вигляд елементу на формі зміниться (рис. 2.7). Це буде список, при розкритті якого будуть відображатися назви спеціальностей із таблиці «Спеціальності». Це спрощує введення нових даних в таблицю «Студенти» або їх редагування.
Рисунок 2.7 – Поле зі списком «Спеціальність» на формі «Студенти»
Контрольні питання
Дайте означення форми в СУБД Microsoft Access.
Перерахуйте варіанти створення форм.
Що таке елементи управління даними?
Як встановлюються на формі елементи управління?
Перерахуйте основні елементи управління даними.
Чим відрізняються списки і поля зі списками?
Які типи даних полів базової таблиці можуть використовуватись для роботи з елементами управління – поле, поле зі списком, прапорець?
Виконання роботи
Створити форми для введення даних в таблиці за допомогою майстра та конструктора форм. В кожному варіанті необхідно створити форми для вводу, перегляду, редагування даних в заданих таблицях. Для таблиць, які знаходяться на стороні «один» в схемі даних форми створити за допомогою майстра; для таблиць, які знаходяться на стороні «багато» створити форми в режимі конструктора, використовуючи елементи управління Поле, Кнопка, Список, що розкривається.
За допомогою форм додати в таблиці ще декілька записів.
Зміст звіту:
Титульний лист
Постановка завдання
Форми в режимі конструктора
Знімки форм з даними
Відповіді на контрольні питання
Висновки