6. Техніка організації особистої роботи менеджера

6.1. Робота з документами і кореспонденцією

Документи і кореспонденція, в залежності від джерела ділиться на: вхідні та вихідні.

Вихідні документи є своєрідною візитною карткою організації. Внаслідок цього всі документи і вся кореспонденція повинна бути складена і написана грамотно. У процесі складання документа, ділового та іншого велику допомогу може надати комп'ютер. Для цього досить мати зразки ділових листів, документів і тільки вносити невеликі виправлення.

Складніша справа з вхідними документами. Залежно від розміру зростає кількість кореспонденції, на допомогу повинен прийти або спеціальний підрозділ, в обов'язки яких входить:

реєстрація кореспонденції, що надходить;

сортування залежно від призначення;

відбір документів, які адресовані менеджеру або знаходяться в його прямій компетенції.

сортування кореспонденції за ступенем важливості. Найбільш раціональним і прийнятним є сортування, що дозволяє менеджеру відразу оцінити ступінь важливості. Для цього можна, наприклад, розкладати кореспонденцію в спеціальні кольорові папки. На столі у менеджера повинен стояти спеціальний лоток для паперів з кількома відділеннями, в які він зможе класти кореспонденцію в залежності від важливості, виконавців та іншого. Менеджер, переглядаючи кореспонденцію в порядку важливості, повинен поставити резолюцію.

Зберігати документи в кабінеті менеджера немає ніякої необхідності і тому в обов'язки секретаря або спеціального відділу ставиться ведення архіву. Збережені документи повинні бути класифіковані за певними ознаками, за якими їх легко було б знайти. З впровадженням комп'ютерів завдання зберігання документів можна перекласти, це заощадить час на їх пошук і місце.

6.2. Ведення телефонних розмов

Телефон - важливий засіб ефективності управлінської роботи, оперативного ділового спілкування. Але при неправильному користуванні ним саме телефон стає джерелом втрат робочого часу. На телефонні переговори витрачається від 4% до 27% робочого часу.

Мистецтво в користуванні телефоном полягає в максимальній економії часу на телефонні розмови при максимальній реалізації наданих телефоном можливостей. Крім цього менеджеру зручно мати при собі особистий довідник з адресами і телефонами, який регулярно повинен перевірятися, оновлюватися і доповнюватися. В особистому довіднику крім прізвища, імені та по батькові абонента (за алфавітом) доцільно вказати його посаду або справу, з якою він пов'язаний.

Тривалість ділових телефонних переговорів повинна бути граничною при максимальній інформативності. Для того щоб телефонна розмова тривала мінімальну кількість часу, її потрібно ретельно спланувати, попередньо скласти коротку намітку і підібрати необхідні матеріали, продумати розмову і записати основні питання, які ви збираєтеся з'ясувати, а також питання, які можуть виникнути в ході бесіди. Відсутність зорового зв'язку люди зазвичай прагнуть заповнити зайвою багатослівністю або залученням до розмови сторонніх, що подовжує бесіду. Більшість телефонних розмов можна укласти в три хвилини, максимальна тривалість їх п'ять- шість хвилин.

На закінчення необхідно відзначити, що всі телефонні дзвінки повинні проходити через секретаря, який перенаправляє дзвінки в той чи інший підрозділ і переключає на менеджера, якщо дзвінки призначені для нього. Це дозволить заощадити час менеджера.