Бланк підсумкової оцінки перешкод за обліковий період
Перешкода |
Час |
Завдання |
Катастрофічність |
Причини |
Усунути |
… |
… |
… |
… |
… |
… |
У стовпці «катастрофічність» у відсотках оцінюється ступінь негативних наслідків для роботи (100 % означає, що діяльність неможлива, повністю зруйнована перешкодою). У стовпець «причини» записуються найчастіші за певний період зовнішні та внутрішні причини, що призводять до виникнення конкретної перешкоди. І нарешті, в стовпці «усунути» цифрою вказується черговість усунення кожної перешкоди.
Потім необхідно підібрати ефективні методи боротьби з перешкодами, і починати вдосконалювати робочий час.
Методи управління своїм часом
Управління часом - здатність, яку багато хто починає розвивати лише з необхідності, хоча в більшості випадків виявляється, що досить важко позбутися від «поганих звичок» і використовувати цей цінний навик на 100 %. Виділивши додатково час на детальне вивчення методів, принципів, способів і прийомів розвитку навичок управління часом, ви напевно досягнете значних позитивних результатів.
Необхідно відзначити, що ефективним управлінням власним ресурсом часу люди почали цікавитися досить давно. Умовно історизм розвитку управління часом можна представити у вигляді чотирьох послідовних етапів.
Перший етап характеризується спробами впорядкувати, систематизувати все, що вимагає витрат часу і сил, за допомогою записок, пам'яток і т.д.
На другому етапі з'являються найрізноманітніші календарі, щоденники, ділові щоденники як перші спроби планування подій і своєї діяльності в майбутньому.
Третій більш сучасний етап управління часом характеризується ідеєю про розстановку пріоритетів, а також порівняння значущості різних справ. Крім щоденного планування активно починають використовуватися прийоми і способи постановки проміжних цілей, вводиться довгострокове і середньострокове планування.
У теперішній час, на четвертому етапі, стало цілком очевидним, що акцентувати увагу необхідно на розвитку навичок з управління собою, плануванні не тільки дій і витрат часу, а на досягненні конкретних результатів. Іншими словами, треба не тільки намагатися бути більш організованими і краще розподіляти ресурси, а слід почати шанобливо, по-новому мислити про час. Наприклад, при управлінні ресурсом часу слід було б виходити як з принципу ефективності (використання часу має відповідати основним принципам), так і з принципу розумності (зробити більше за рахунок скорочення втрат часу). До управління часом необхідно підходити цілісно, враховуючи як емоційну та інтуїтивну, так і інтелектуальну та раціональну природу людини. Краще рішення - це творче управління з урахуванням душевного стану, переконань та індивідуальних особливостей.
Можливості ефективного розпорядження часом можна представити у вигляді наступної схеми управління часом:
1) постановка мети - час економить висока мотивація, усунення слабких сторін, виділення переваг, фіксація строків і найближчих кроків;
2) планування - час можна заощадити на оптимальному розподілі тимчасових витрат по етапах проекту і на скороченні планових термінів виконання завдань;
3) прийняття рішень та встановлення пріоритету - час економить ефективна організація праці, вирішення першочергових проблем та впорядкування справ за термінами і ступенем важливості;
4) реалізація та організація - часом керують за допомогою концентрації на завданнях, використання особистих піків ефективної роботи, а також за допомогою створення ефективного індивідуального робочого стилю;
5) аналіз і контроль за виконанням результатів - контроль скорочення часу, якщо він супроводжується швидкою перевіркою результатів, що досягаються, дає позитивне відчуття «виконаного обов'язку»;
6) комунікація і робота з інформацією - час можна економити за рахунок прийомів раціонального або швидкого читання, вміння виділити головне в інформаційному блоці, побудувати важливі зв'язки, блокувати перешкоди відволікаючих факторів при ефективній організації зв'язків і переговорів.
Серед основних методів управління тимчасовим ресурсом, які сприяють вирішенню проблеми щодо ефективного і розумного управління своїм часом, можна назвати систему управління часом Б. Франкліна, матрицю пріоритетів Д. Ейзенхауера, тимчасовий принцип В. Парето, систему АБВ - аналізу, метод «Альпи». Розглянемо їх докладніше.
Система управління часом Бенджаміна Франкліна заснована на базових принципах класичної системи управління часом, які передбачають, що будь-яка глобальна задача, що стоїть перед людиною, ділиться на підзадачі, а ті в свою чергу - на ще більш дрібні підзадачі. Візуально цей процес можна представити у вигляді багатоступінчастої піраміди, а застосування системи - як процес поетапного зведення цієї піраміди.
Рис. 2.5. Система Б. Франкліна
Перераховані вище плани не є чимось постійним, їх рекомендується регулярно переглядати і коригувати (наприклад, план на день - на протязі дня; короткострокові плани - з періодичністю 1-2 тижні; довгострокові - не рідше одного разу на 4-6 місяців; генеральний план і глобальна мета - 1 раз на рік).
Більшість людей, що застосовують систему Б.Франкліна, відзначають, що вона допомагає значно підвищити ефективність роботи - як за рахунок більш ефективного управління часом, так і за рахунок чіткого планування самої діяльності. На закінчення хотілося б звернути увагу на те, що використання даного методу не вступає в протиріччя з застосуванням інших методів. Навпаки, одночасне використання системи Франкліна і, наприклад хронометражу, може бути подвійно ефективно, тому що дозволить поглянути і «вперед» і «назад».
Метод Дуайта Ейзенхауера. Метод, запропонований президентом США, генералом Дуайтом Ейзенхауером, є досить простим допоміжним засобом, особливо для тих випадків, коли необхідно швидко прийняти рішення щодо того, якому завданню віддати перевагу. Пріоритети встановлюються за такими критеріями, як терміновість і важливість справи.
Залежно від терміновості і важливості Д. Ейзенхауер запропонував чотири пріоритетності справ (табл. 2.5). Важливість справи визначається тим, наскільки результат її виконання впливає на роботу, а терміновість - наскільки оперативно планується виконати це завдання. І хоча справи мають тенденцію міняти ступінь своєї терміновості і важливості, але на якийсь певний момент можна визначити ці показники для себе.
Таблиця 2.5