14. Порядок, оформление и учет доверенности

Оформление доверенностей производится в порядке, установленном действующим законодательством. Согласно общему правилу при отсутствии нормативных документов, исчерпывающе регулирующих отдельные вопросы хозяйственной деятельности, продолжают действовать нормативные документы, принятые ранее и официально не отмененные. Применительно к доверенностям это означает, что при их оформлении и использовании по-прежнему (впредь до принятия новых подзаконных актов) должны применяться требования, установленные Распоряжением СНК СССР от 19 мая 1944 г. N 10894-Р "О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей" и Инструкцией Минфина СССР от 14 января 1967 г. N 17 (по согласованию с ЦСУ СССР) "О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности".

При этом следует учитывать то, что постановлением Президиума Высшего арбитражного суда РФ от 13 августа 1996 г. N 1792/96, разъяснено, что с момента введения в действие части первой Гражданского кодекса Российской Федерации (с 1 января 1995 года) доверенности от имени юридического лица должны оформляться в порядке, установленном пунктом 5 статьи 185 ГК РФ. Практическое значение этого разъяснения состоит в том, что доверенности, оформленные с отклонениями от требований Инструкции N 17, но не противоречащие нормам статьи 185 ГК РФ, не могут считаться недействительными, и любое обращение в арбитражные органы на этом основании является бесперспективным. Тем не менее, придерживаться требований Инструкции N 17 следует, так как они выработаны с учетом принципов целесообразности и применительно к конкретным целям - получению материально-производственных запасов. Пунктом 45 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов утвержденных приказом Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. N 119н, установлено, что для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации  уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы и доверенность на получение материалов.

Формы доверенности на получение товарно-материальных ценностей N М-2 и N М-2а, а так же порядок их заполнения, утверждены постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. N 71а. Указанным постановлением определено, что доверенности применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению.

Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю. Форма N М-2а отличается от формы N М-2 отсутствием корешка доверенности, в котором последовательно указываются следующие реквизиты: номер доверенности; дата ее выдачи; срок действия доверенности; должность и фамилия лица, которому выдана доверенность; расписка в получении доверенности; наименование поставщика; номер и дата наряда (или заменяющего наряд документа) или извещения; номер и дата документа, подтверждающего выполнение поручения.

Корешки подшиваются в хронологическом порядке и хранятся в организации не менее пяти лет (при условии проведения ревизии или аудиторской проверки за соответствующий период) - в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 года (в редакции решения Росархива от 27 октября 2003 года). В этом случае журнал учета выданных доверенностей может не вестись.

При этом Инструкция Минфина СССР N 17 рекомендует использовать бланки доверенностей предварительно сброшюрованные в книжку (50 или 100 листов). В книжке доверенностей, до начала выдачи из нее доверенностей, должны быть пронумерованы все листы. На последнем листе книжки за подписью главного (старшего бухгалтера дается надпись "В настоящей книжке пронумеровано...листов". Количество листов указывается прописью.

Форму N М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц (рекомендуемый срок выдачи (действия) доверенности формы N М-2 равняется 15 дням). Выдачу этих доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей. Форма журнала унифицированной не является и соответствующим постановлением Госкомстата РФ не утверждалась. Поэтому при ее применении следует руководствоваться требованиями пункта 6 Инструкции Минфина СССР N 17. В Журнале учета доверенностей должно быть предусмотрено заполнение всех тех реквизитов, которые указываются в корешке формы N М-2.