Доклад:

а) письменный документ, содержащий изложение определенных вопросов с выводами и предложениями составителя, предназначенный для устного прочтения;

б) устное выступление на заседании, совещании и т.д.

Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Документ – информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.

Документ личного происхождения – документ, созданный лицом вне сферы его слу-жебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документ на машинном носителе (Машиночитаемый документ, электронный до-кумент) – документ, созданный с использованием носителей способов записи, обеспечиваю-щих обработку его информации на компьютере.

Документация – совокупность документов по определенному предмету.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документированная информация – зафиксированная на материальном носителе ин-формация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документная информация – информация, содержащаяся в документе.

Документная лингвистика – (прикладная лингвистика, прикладная стилистика) – науч-ная дисциплина, изучающая язык и стиль служебных документов с целью их нормализации (унификации), что обеспечивает экономию трудозатрат на процесс составления служебных документов.

Документооборот:

а) прохождение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки;

б) количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за опреде-ленный период времени.

Должностное лицо - работник, учреждения, наделенный правом принимать управлен-ческие решения.

Досье – документы по какому-нибудь делу или вопросу.

Дублирующий документ – один из экземпляров размноженного документа.

Дубликат – повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу.

Заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Заголовок к тексту документа – реквизит документа, кратко излагающий его содер-жание.

Заказ – документ, содержащий требование на изготовление, продажу, доставку, выдачу чего-либо, производство каких-либо работ.

Заключение – документ, содержащий мнение учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Записка – краткое изложение какого-либо вопроса или пояснение содержания какого-либо документа, факта, события (например: служебная записка, докладная записка, объясни-тельная записка).

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу.

Извещение – документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и предлагающий принять в нем участие.

Инвентаризационная опись (ведомость) – перечень имущества учреждения, предпри-ятия, организации или лица с указанием выявленного количества, состояния предметов и их стоимости.

Индексы – условные обозначения, присваиваемые документам в процессе учета (регистрации) и исполнения.

Индекс дела – цифровое обозначение дела в номенклатуре дел учреждения, наносимое на его обложку.

Индексация – проставление индексов.

Инициативный документ - документ, послуживший началом рассмотрения опреде-ленного вопроса.

Инструкция – правовой акт, издаваемый в целях установления правил в определенной сфере деятельности.

Информационное письмо – письмо, разъясняющее положение отдельных нормативных документов и (или) содержащее методические положения по их применению.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Исходящий документ – документ, отправленный из учреждения.

Исходящий номер документа – регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.

Картотека по личному составу – каталог документальных материалов, содержащий сведения о трудовом стаже, образовании, зарплате, службе в армии, социальном положении и т.д. отдельных лиц.

Классификационный индекс – условное обозначение (цифровое буквенное, смешан-ное), присваиваемое классификационным делениям схемы классификации и проставляемое на карточках систематического и других каталогов. Он может проставляться на документах и де-лах.

Ключевые слова – слова, каждое из которых необходимо, а все вместе достаточны для отражения содержания документа.

Консервация документа – предохранение документа от разрушающего действия внешней среды.

Контракт – договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

Конфиденциальная информация – документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Копирование документов – воспроизведение документов без промежуточных печатных форм.

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Корреспондент – учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.

Личное дело – дело, включающее документы о каком-либо лица (биографии, образова-нии, трудовой и общественной деятельности).

Маркировка – индексация технических документов.

Машинописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся техническими средствами.

Наименование документа – обозначение вида письменного документа.

Незаверенная копия – копия письменного или графического документа, которая ввиду отсутствия на ней необходимых реквизитов не имеет юридической силы подлинника докумен-та.

Номенклатура – перечень наименований.

Номенклатура дел – систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения или его структурного подразделения, с указанием сроков хранения.

Нормативный документ – документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов.

Нормативы – документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо еди-ницу (изделие, операцию и т.д.).

Носитель информации – материальный объект, используемый для закрепления и хра-нения на нем речевой, звуковой, текстовой или графической информации, в том числе в преоб-разованном виде.