1.5. Особливості створення інформаційних систем

Якщо є автоматизована інформаційна система готельного господарства чи туристичної діяльності повинен бути адміністратор мережі, який може встановлювати права доступу служб до тієї чи іншої інформації. Вся інформація зберігається на сервері і, відповідно, зв’язана з бухгалтерією, відділом бронювання, відділом маркетингу, службою портьє, рестораном, біллінгом, АТС, магазинами (кіосками), поповерховою службою.

Якщо брати приклад з Заходу, то система готельного господарства повинна мати такі три основні модулі:

1. система управління готелем (портьє), продаж та маркетинг;

2. система управління бухгалтерією, складом та калькуляцією;

3. система управління засобами харчування.

Перша система дає змогу автоматизувати резервування номерів, реєстрацію, розміщення та виписування гостей, управління номерним фондом. Система дає змогу вести облік клієнтів, значно спрощує роботу фінансового та комерційного відділів. У цій системі повністю автоматизовано процес бронювання місць для гостей. Бронювання може бути індивідуальним, груповим, корпоративним. Це дає змогу швидко і точно обробляти інформацію, яка надходить.

Модуль бронювання має такі функції:

▪ зберігання інформації щодо всіх клієнтів;

▪ можливість бронювання на будь-який період часу;

▪ можливість зберігання інформації щодо кімнат у будь-який момент часу;

▪ управління відпочинком та дозвіллям клієнтів (бронювання тенісних кортів, басейну, місць у ресторанах) та ін.

Управління блоком кімнат дає змогу здійснювати пошук, перегляд і модифікацію в обраному блоці кімнат (за необхідності закривати або відкривати для бронювання, змінювати його статус).

За цією системою можна досягнути оптимальної структури тарифів, враховуючи такі фактори, як рівень завантаженості готелю в поточний момент і в майбутньому, кількість людино-ночей, типи номерів, очікувана кількість клієнтів, інформація про клієнта та його компанію.

Система гнучко організовує та реалізовує різні послуги, а також виконує розрахунки. наприклад, проживання + сніданок, конференція + проживання, розважальна програма, відвідання тренажерного залу + басейн і т. ін. Навіть такі побажання клієнта, як свіжі квіти в номер або коктейль по прибутті, можна внести до системи.

Система дає змогу швидко заселити та виписати клієнта без оформлення великої кількості паперів. реєстрацію можна здійснювати як за бронею, так і без неї, можливий спеціальний швидкий варіант оформлення виписки для груп.

Система зберігає інформацію як про індивідуальних клієнтів, які коли-небудь мешкали в готелі, так і про групи, що дає змогу ефективно провадити статистику та вирішувати, з якими організаціями найвигідніше співпрацювати. Крім того, це значно спрощує роботу відділу бронювання, оскільки є можливість автоматичного перенесення даних про клієнта в нову операцію бронювання, яка виконується.

Система автоматизує управління номерним фондом, контролює роботу покоївок, веде облік статусу номера та його підготовки до заселення. Можливе також ведення рахунків клієнтів, надання поштових послуг, набір і друкування документів, передача повідомлень та ін.

Система веде на рахунку клієнта будь-які платежі за послуги або товари. При цьому клієнт за будь-які використані послуги розраховується за одним рахунком. Крім того, можливо ведення кредитних рахунків організацій – постійних клієнтів готелю.

За цією системою можна роздруковувати стандартні або довільні звіти щодо: стану номерів; завантаженості готелю; клієнтів, які мешкають в готелі; стану бронювання; фінансових результатів діяльності готелю; статистичних даних; нічного аудиту; роботи змін.

Другий модуль системи дає змогу:

▪ вести облік грошових коштів на рахунку;

▪ вести облік основних засобів і нематеріальних активі;

▪ вести облік товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ);

▪ вести облік розрахунків з дебіторами та кредиторами;

▪ формувати калькуляцію страв, здійснювати на її основі списання продуктів, а також складати звіти щодо роботи ресторану;

▪ обчислювати амортизаційні відрахування, виконувати переоцінювання основних засобів;

▪ готувати платіжні документи;

▪ готувати документи на переміщення ТМЦ у межах готелю;

▪ розраховувати заробітну плату;

▪ здійснювати облік праці та персоналу;

▪ аналізувати фінансово-господарську діяльність готелю.

За допомогою модуля «Калькуляція» в системі можна автоматизувати виробничий облік в ресторанах і барах: складати калькуляції на готові страви та напівфабрикати, здійснювати на їх основі розрахунок відпускних цій і собівартості блюд та напівфабрикатів, вести журнал приготовлених страв, інформацію в який можна вводити як в ручну, так і за допомогою автоматичного інтерфейсу, автоматично списувати продукти харчування за журналом приготовлених страва з урахуванням методу списання, який прийнято на підприємстві (облікові ціни, середні ціни), формувати в калькуляційній карті продукту список взаємозамінних продуктів і використовувати його при операціях списання, друкувати калькуляційні карти та меню, друкувати звіти щодо реалізації готових страв.

Третій модуль є апаратно-програмним забезпеченням (розрахунково-касовим комплексом) для ефективного управління ресторанами, кафе, барами та іншими підприємствами харчування. Основою системи є робоча станція, яка призначена для введення замовлень офіціантами, барменами або касирами, її також можна використовувати для зняття звітів менеджерами, для зміни цін. Поруч з нею встановлюють принтер для друкування клієнтських чеків, які можна переглянути у певний момент часу. Всі чеки мають інформацію щодо номера чека, номера столика, імені або номера офіціанта, кількості гостей, часу відкриття або закриття чека. Система має захист від несанкціонованого доступу, кожний працівник має свій персональний код, який визначає його права.

Будучи об’єднаними, наведені вище системи можуть охопити весь комплекс задач, які постають перед підприємством сфери послуг, і є потужним інструментом.

Тема 2

АПАРАТНО-ТЕХНІЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ

План

1. Апаратна складова інформаційних систем.

2. Пристрої введення і виведення інформації.

3. Засоби зберігання і передавання інформації.

4. Апаратні засоби захисту інформації.

Рекомендовані джерела: [2, с. 190-207], [13, с. 137-148, 174-175], [18, c.

15-23, 158-161, 226-228] , [22, c. 86-126].

2.1. Апаратна складова

Зазвичай персональний комп’ютер (ПК) постачається у такій конфігурації:

1. Процесорний (системний) блок – основний вузол, всередині якого розташовані складові компоненти ПК:

– материнська плата (містить роз’єми для під’єднання внутрішніх та зовнішніх пристроїв);

– процесор (основна мікросхема комп’ютера);

– оперативна пам’ять (для тимчасового зберігання інформації при ввімкненому комп’ютері);

– нагромаджувачі (пристрої для тривалого зберігання інформації);

– відеоадаптер (для створення зображень на екрані монітора);

– звукова карта (для вводу і виводу звукової інформації);

– блок живлення.

Процесорні блоки характеризуються типом і тактовою частотою проце-сора, обсягом оперативної (RAM) та відео (VRAM) пам’яті, місткістю жорст-кого диску (HDD), типом корпусу, кількістю та типом роз’ємів, шумовими характеристиками та ін.

2. Монітор – пристрій візуального відображення інформації на екрані. Мо-

нітори характеризуються розміром екрану та типом (електронно-променеві та рідкокристалічні (LCD)).

2. Клавіатура – основний засіб введення даних в комп’ютер.

2. Маніпулятор («миша») – пристрій для роботи з графічним інтерфейсом

(GUI) ПЗ (керування курсором на екрані монітора і введення окремих команд). За принципом роботи розрізняють електронно-механічні та оптичні миші.

2.2. Пристрої введення і виведення інформації

Інформація вноситься в комп’ютер за допомогою спеціальних пристроїв, найтрадиційнішим з яких є клавіатура. До засобів введення інформації відно-сяться також сканер, сенсорний екран, маніпулятори (джойстик, «миша»), елек-тронний планшет, пристрої мовного введення та ін.

Сканер – пристрій для перетворення інформації з паперового носія у цифровий графічний формат з можливістю подальшого перетворення у текстові формати за допомогою спеціального програмного забезпечення (наприклад, FineReader). Бувають ручні, роликові та планшетні.

Сенсорний екран – екран, кожна точка (область) якого виконує певну функцію, реагуючи на дотик.

Маніпулятори – пристрої, які дають змогу активізовувати функціональні кнопки, зображені на екрані монітора.

Електронний планшет – комплект електронної дошки, пов’язаної з екраном, і «пишучого» засобу у вигляді олівця.

Мультимедійні пристрої введення інформації – мікрофон разом з спеціальним забезпеченням для розпізнавання слів, web-камера.

До засобів виведення інформації належать:

Монітор – відображає інформацію у текстовому або графічному форматах.

Принтер – пристрій для створення твердої (паперової) копії інформації. Принтери за принципом дії поділяються на матричні, струменеві, лазерні, оптоелектронні та термографічні. До основних характеристик принтерів належать:

– якість друку – вимірюється в dpi (к-ть точок на дюйм);

– об’єм пам’яті – дає змогу паралельно з друком працювати на ПК;

– швидкість друку – залежить від якості друку та типу принтера;

– формат – максимальний розмір аркуша, на якому можливий друк;

– колірність друку – діапазон кольорів друку;

– можливість автоматичного подання паперу;

– надійність – здатність безвідмовно працювати тривалий час.

Плотер – пристрій для створення паперових копій великого формату.

Бувають барабанні та планшетні.

Пристрої відображення звукової та відеоінформації – звукові колонки, мультимедійний проектор і ін.

2.4. Засоби зберігання і передавання інформації

ПК обладнаний внутрішнім пристроєм для тривалого зберігання інформа-ції – жорстким диском (вінчестером), основними характеристиками якого є місткість і швидкість зчитування чи запису інформації.

Для резервного копіювання інформації, її перенесення або у випадках неможливості розміщення всієї інформації на жорсткому диску використовують зовнішні накопичувачі, серед яких найпоширенішими є компакт-диски (CD та DVD), карти пам’яті, флеш-карти та ін. Запис та зчитування інформації з них використовується з допомогою спеціальних зовнішніх приводів.

Важливою складовою функціонування ІС є система зберігання даних – самостійний апаратно-програмний ресурс для довготривалого і надійного зберігання великих обсягів інформації.

Обмін інформацією між ІС або в межах однієї ІС здійснюється за допомогою традиційних засобів зв’язку та мережевого обладнання.

Комп’ютерною мережею називається об’єднання двох і більше ПК для сумісного використання апаратних, програмних та інформаційних ресурсів. Наведемо приклади найбільш вживаного мережевого обладнання.

Сервер – спеціально виділений ПК, призначений для керування мережею. Решта ПК, які користуються послугами сервера, називають робочими станціями або клієнтами.

Канали зв’язку – електричний кабель, оптоволоконні та телефонні лінії, радіо- та космічний зв’язок.

Мережеві адаптери – пристрої для забезпечення сумісності ПК з каналами зв’язку.

Концентратори – розгалужувальні пристрої.

Маршрутизатори – апаратно-програмні комплекси для фізичного

поєднання кількох комп’ютерних мереж.

2.6. Апаратні засоби захисту інформації

Джерела безперебійного живлення (UPS) – захищають електронні пристрої ПК від проблем, пов’язаних з вимиканням живлення, викидами та падіннями напруги.

Резервні пристрої – надлишкове апаратне забезпечення, яке переймає повноваження несправних пристроїв без зупинки системи.

RAID-технологія – передбачає паралельне застосування декількох дисків для зберігання інформації.

Криптографічні пристрої – пристрої для шифрування даних, зберігання ключів і уведення паролів.

Біометричні пристрої – захищають дані від несанкціонованого доступу шляхом перевірки унікальних біометричних даних користувача.

Тема 3

ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ ПІДПРИЄМСТВ СФЕРИ ГОТЕЛЬНОГО І РЕСТОРАННОГО БІЗНЕСУ

План

1. Поняття та види програмного забезпечення.

2. Загальносистемне програмне забезпечення.

3. Спеціальне програмне забезпечення.

Рекомендовані джерела: [18, c. 24-39, 228-229] , [22, c. 127-139], [23].

3.1. Поняття та види програмного забезпечення

Програмне забезпечення (ПЗ) призначене для розв’язання різноманітних задач засобами комп’ютерних технологій і є за своєю суттю сукупністю програм, написаних на мовах машинного програмування та супровідної документації з питань їх інсталяції (встановлення) та експлуатації.

За своїм функціональним призначенням ПЗ класифікується на загально-системне та спеціальне. Загальносистемне забезпечує функціонування комп’ю-терної складової інформаційної системи (ПК, пристроїв введення та виведення інформації, мережевого та іншого обладнання), а спеціальне призначене для розв’язання вузькоспеціалізованих конкретних задач.

3.2. Загальносистемне програмне забезпечення

До загальносистемного ПЗ відносять операційні системи (ОС), сервісні програми (антивірусні сканери та монітори, оболонки, утиліти), діагностичні програми та системи програмування.

Операційна система – це основне загальносистемне ПЗ, призначене для здійснення взаємодії ПК і користувача, управління доступом до інформації, забезпечення функціонування апаратно-технічного та іншого ПЗ. Під управлінням ОС виконуються всі операції на ПК. Прикладами ОС є MS-DOS, MacOS, Microsoft Windows, Novell NetWare, UNIX, Linux, FreeBSD, Solaris.

Сервісні програми розширюють функціональні можливості встановленої на ПК ОС і поділяються на три групи: програмні оболонки, утиліти та автономні програми.

Програмні оболонки удосконалюють інтерфейс користувача ОС

(наприклад, DOS Navigator, Total Commander).

Утиліти удосконалюють роботу або розширюють функціональні можливості апаратно-технічного та програмного забезпечення ІС (наприклад, EasyRecovery Pro – відновлення інформації після вилучення, Ccleaner – очищення реєстру, FreeRAM – вивільнення оперативної пам’яті, Telemate – забезпечення передавання інформації через телефонну мережу).

Прикладом автономних сервісних програм може бути антивірусне ПЗ (Антивірус Касперського, Nod32, Dr.Web), призначенням якого є виявлення програм, шкідливих для функціонування ОС чи цілісності інформації.

Діагностичні програми призначені для тестування коректності роботи складових компонентів ПК (ScanDisk, Everest).

Системи програмування призначені для створення програмного забезпечення і складаються з мов програмування та допоміжних засобів для налагодження і виконання програм на ПК (Borland C++, Visual Basic).

Здебільшого налаштування і використання загальносистемного ПЗ покладається на системного адміністратора або спеціальний ІТ-підрозділ, а користувачі мають справу з спеціальним (прикладним) ПЗ.

3.3. Спеціальне (прикладне) програмне забезпечення

Кожна прикладна програма створена для обробки інформації, поданій в тій чи іншій формі. Програмістами створено дуже багато спеціального ПЗ – почи-наючи від простих програм для роботи з текстовою інформацією та закінчуючи програмами проектування складних механізмів. При цьому деякі програми можуть бути складовими кількох прикладних середовищ (наприклад, програми перевірки орфографії). Загалом спеціальне ПЗ, яке тою чи іншою мірою використовується в сфері менеджменту, можна поділити на такі класи:

• текстові редактори (наприклад, MS Word, Лексикон, TeX);

• редактори електронних таблиць (MS Excel, Lotus, Quattro Pro);

• системи управління базами даних (MS Access, dBase, FoxPro);

• графічні редактори (Paint, PhotoShop, CorelDraw, Flash);

• видавничі системи (PageMaker, MS Publisher, QuarkPress);

• програми оптичного розпізнавання тексту (FineReader, CuneiForm Gold);

• електронні словники та перекладачі (Pragma, Lingvo);

• Web-редактори (MS FrontPage, Dreamweaver);

• браузери (Інтернет Explorer, Opera, Mozilla, Netscape Navigator);

• комунікаційні програми (DML, ICQ, Outlook Express, Skype);

• програми захисту даних (Steganos Security Suite, Kerio WinRoute Firewall);

• системи діловодства (Documentum, ДЕЛО);

• системи управління кадрами (Person Pro, БОСС-Кадровик);

• бухгалтерські системи (1С:Бухгалтерія);

• системи електронного бізнесу;

• маркетингові системи ("Marketing Expert", "Стратегія");

• системи моніторингу ЗМІ ("Семантический архив", Галактика-ZOOM);

• системи підтримки прийняття рішень (MAPP, Predictor);

• системи управління проектами (MS Project);

• інші системи автоматизації діяльності підприємств.

Цей перелік далеко не повний, оскільки ринок ПЗ розвивається швидкими темпами і постійно розширює області застосування. Нині ми спостерігаємо бурхливий розвиток інформаційних систем, технологій та програмних засобів у сфері туризму, готельного і ресторанного бізнесу.

Питання комплексної автоматизації процесів бронювання, розрахунків з гостями, агентами, тур операторами та господарської діяльності набувають актуальності. на ринку пропонують інформаційні системи і прикладні програми для туристичної діяльності як вітчизняного, так і зарубіжного виробництва..

1С-Рарус: Управління рестораном

Програмний продукт розроблений на платформі 1С:Підприємство 8.2 і призначений для оперативного вирішення управлінських та облікових задач на підприємствах харчування різного типу: від невеликих кафе до великих ресторанів або мереж.

Основні функціональні можливості

Багатофірмовий облік:

облік від імені декількох організацій на будь-якій кількості складів, управлінський облік по компанії в цілому;

оформлення документів від імені різних організацій (власних юридичних осіб);

механізм передачі товарів усередині компанії іншій юридичній особі (у разі оформлення документа «Реалізація товарів» своєму юридичній особі автоматично (по налаштуванню) буде формуватися документ «Надходження товарів»);

система префіксації об'єктів.

Взаєморозрахунки:

подання контрагента у вигляді групи юридичних осіб;

ведення взаєморозрахунків у розрізах: «контрагент», «договір», «угода»;

індивідуальна стратегія відвантаження і оплати для кожного контрагента або групи контрагентів;

робота з різними видами оплати.

Ціноутворення:

необмежена кількість категорій цін;

можливість завдання і зберігання ціни в будь-якій валюті;

формування націнок і знижок, переоцінка;

можливість швидкого відстеження динаміки зміни цін постачальників;

можливість розраховувати продажні ціни на продукцію за заданою націнці до собівартості;

різні методи округлення ціни.

Управління поставками:

оперативне планування закупівель;

замовлення товару на підставі планованого обсягу продукції, що випускається;

оформлення замовлень постачальникам і контроль їх виконання, коригування замовлень і повернення;

формування внутрішніх замовлень;

прийом на комісію;

контроль оплати і постачання.

Управління складським запасами:

облік МПЗ за алгоритмами: ФІФО і "по середньому";

облік додаткових витрат;

облік товарів за додатковими характеристиками;

розширені механізми інвентаризації: оперативна, алкоголю, напівфабрикатів, розрахунок відхилень розрахункової кількості від

Виробництво:

випуск продукції (наборів, страв, напівфабрикатів) з розрахунком собівартості;

можливість оперативного проведення складових операцій випуску: Випуск з переміщенням, Випуск роздрібною реалізацією, Випуск з оптовою реалізацією, Випуск зі списанням;

опрацювання рецептури страви для складання калькуляції на фірмові страви. Автоматичний розрахунок виходу готової страви;

ведення списку рецептур, складання калькуляцій. Збереження рецептури у вигляді документа з обраної господарською операцією (приготування, разукомплектація, оброблення). Можливість вибору способу розрахунку основної рецептури: по прапору Основна, по періоду дії в конкретному підрозділі з урахуванням спадкування за ієрархією підрозділів;

створення Актів оброблення для оформлення оброблення надійшов товару;

можливість завдання і розподілу єдиних технологічних карт на всю мережу споживачів (для мереж);

можливість заборони приготування будь-якого напівфабрикату на вказаній точці (для мереж);

Складські переміщення:

переміщення продуктів на кухні для виробництва страв, або в роздрібний продаж на точки реалізації;

оперативне відстеження залишку продуктів або страв на вибраному для переміщення складі;

проведення інвентаризації на складі товарів, напівфабрикатів, страв. Списання продуктів;

робота з від'ємними залишками.

Реалізація товарів і страв:

відображення у конфігурації роздрібного та оптового документообігу;

можливість відображення реалізації товарів і страв з модифікаторами.

Звіти та друковані форми:

за допомогою програмного продукту можна сформувати наступні аналітичні звіти: Аналіз продажів, Аналіз випуску продукції, Залишки і обороти товарів і страв, Перевитрата товарів за період, Витрата продуктів, Витрата спецій, Склад рецептур, Аналіз продажів з модифікаторами, Рейтинг продажів, ABC-XYZ аналіз, Аналіз цін, Управлінський баланс і ін.

Робота з торговим обладнанням:

Торгове обладнання підключається до конфігурації виключно для забезпечення завдань з автоматизації складського обліку (прихід штучного або вагового товару, інвентаризація товару).

Обмін даними:

завантаження технологічних карт з Електронного збірника рецептур, страв та кулінарних виробів;