1.Хронологический- все документы располагаются по датам, начиная с самого раннего и заканчивая самым поздним.

Понятие и организация экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.

К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

При отнесении документов к составу Архивного фонда РФ учитывается фактор степени полноты и сохранности фонда. Экспертиза ценности документов проводится на основе: - действующего законодательства и правовых актов РФ по архивному делу и доу; - типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел; - нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов РФ в области архивного дела.

На первом этапе экспертизы ЭД архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы.

Организация работы экспертной комиссии

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда РФ, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, создается экспертная комиссия (ЭК).

Основные требования к оформлению дел

Оформление дел – это комплекс работ по описанию дела на обложке, по брошюровке, нумерации листов, составлению внутренней описи и

Шпоры к экзамену по делопроизводству

Понятие о делопроизводстве. Место, роль и функции документов в управлении.

 

Делопроизводство - деятельность, охватывающая процесс документирования  и организации  работы с  документами в процессе создания документа.

Составной частью  делопроизводства является документирование.

Документирование – процесс составления и оформления документа.

Классификация документов.

 

 Классификация документов:

По наименованию: приказы, распоряжения, планы, отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, письма, телеграммы, тех.

Унификация и стандартизация управленческой документации.

 

Стандартизация – это установление на длительный промежуток времени общегосударственных и общеобязательных норм создания документов. Унификация – это выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения.

Основные принципы:

1.

Организационные формы делопроизводства.

 

   Выбор формы ведения делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объема документооборота и т.д.

   Существует 3 формы организации делопроизводства:

1.    Централизованная. Документооборот маленький, поэтому все работы по делопроизводству выполняет 1 человек или одно подразделение. 

 Достоинства централизованной формы организации делопроизводства: 

ü Освобождение основных структур подразделений от вспомогательных операций с документами. 

ü Высокий уровень  качества обработки документов.

ü Полная и равномерная  загрузка работников. 

2.    Децентрализованная. Применяется при среднем документообороте.

Ответственность руководителей за организацию и ведение делопроизводства.

    Статьей 25 Закона «О национальном архивном фонде и  архивах РБ» установлено, что республиканские и местные органы государственного управления создают условия для документированного обеспечения управления своих аппаратов, принимают меры по повышению технической оснащенности делопроизводства, его эффективности и экономичности.

      Все учреждения и организации обязаны соблюдать нормы требования, предъявляемые к порядку работы с документами, их обработке, движению и хранению.

Прием и обработка входящих документов.

Входящий документ – док-нт, поступивший в учреждение. Большинство входящих док-тов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки.

Порядок работы с исходящими и внутренними документами.

Исходящий документ - официальный док-нт, отправляемый из учреждения. Большинство исх. док-тов являются ответом организации на вход.

Рассмотрение и исполнение документов.

 

Передача документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после их регистрации. Руководитель должен определить ответственного исполнителя, дать конкретные указания по исполнению документа и установить индивидуальные сроки его исполнения.

Организация контроля исполнения документов.

 

   Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов.

 Номенклатура дел, порядок ее разработки и утверждения.

 

Номенклатура дел - это систематизированный список документов с указанием сроков хранения.

Номенклатура дел составляется в ноябре-декабре месяце, вводится в действие с января наступающего года.

Сначала составляется номенклатура дел в отделах, на основании дел отделов составляется номенклатура дел организации.

Номенклатура дел составляется ежегодно.

 Правила формирования и оформления дел.

Формирование дел - это группировка док-тов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него.

Формирование дел состоит из следующих операций:распределение док-тов по папкам (делам) и подшивка их в личное дело; расположение док-тов внутри дела в определенной последовательности; оформление дела.

  Дела формируют уполномоченные на это сотрудники в каждом структурном подразделении.

Хранение документов. Подготовка документов к временному хранению.

 

Подготовка док-тов к временному хранению включает: экспертизу ценности док-тов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности док-тов, передачу дел в ведомственный архив организации.

Экспертиза ценности док-тов осуществляется постоянно действующей ЭК учреждения, кот.

Экспертиза ценности документов. Подготовка документов к сдаче в архив.

Экспертиза ценности документов проводится в двух случаях: 1. В  делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, формировании дел и их подготовке к последующему хранению; 2.

Ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

 

 

    Делопроизводство по заявлениям, предложениям и жалобам граждан ведется отдельно от общего делопроизводства.

 Документы по личному составу и правила их оформления.

К документам по личному составу относятся:  Труд.  контракт – док-нт, кот. фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирует их.

Виды бланков документов.

 

Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной.

  На бланках изготавливается только первая страница документа, для изготовления последующих страниц используются стандартные чистые листы бумаги.

Устанавливается два вида бланков, разрабатываемых в соответствии с Госстандартом РБ СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации РБ.

Реквизиты документов, их расположение и правила оформления.

СТБ 6.38-2004 стандартом установлено 32 реквизита:

1.  Государственный герб РБ. Располагается  на верхнем поле по центру.

Оформление документов с использованием технических средств.

1.    Печатание и оформление документов в редакторе Word.

2.    Поля страницы: верхнее и нижнее – 20 мм.; левое – 30 мм.; правое – 10 мм (допускается до 0,8мм.).

3.    Шрифт- размер 15, обычный, за исключением  индекса структурного подразделения, в котором готовился документ.

 Организационные документы, правила их оформления.

Устав - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы.

Распорядительные документы, правила их оформления.

 

Текст распорядительного документа состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса.

Справочно-информационные документы, правила их оформления (протоколы, акты).

 

Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях.

 Справочно-информационные документы, правила их оформления (докладная и объяснительная записки, справки).

Докладная записка – документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке  прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Справочно-информационные документы, правила их оформления (телеграммы, телефонограммы, доверенности).

 

 

Телеграмма – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи.

 Деловые письма, правила их оформления.

 

Служебные письма организации составляются по самым различным вопросам деятельности. Текст служебного письма должен быть простым, т.е.

 Организация работы ведомственного архива.

 

Ведомственные архивы – это архивные учреждения или структурные подразделения государственных органов, осуществляющие прием и хранение док-тов этих гос.

Понятие этики делового общения. Этические нормы и принципы.

     Общение представляет собой процесс взаимосвязи и взаимодействия общественных субъектов (классов, групп, личностей), в котором происходит обмен информацией, опытом, способностями, умениями и навыками, а также результатами деятельности.

Деловое общение: формы и компоненты.

 

Деловое общение - это процесс взаимосвязи и взаимодействия общественных субъектов, в  котором происходит обмен  информацией, опытом, способностям, умениями и навыками, а также результатами деятельности.

Цель делового общения - постановка определенных целей и конкретных задач.

Деловое общение проявляется в трех формах: Субординационная; Служебно-товарищеская форма общения; 3. Дружеская форма.

В общении выделяют следующие этапы: 1. Установление контакта. При установлении контакта необходимо продемонстрировать доброжелательность и открытость общения. 2. Ориентация в ситуации  (люди, обстоятельства и т.п.).        3. Обсуждение вопроса, проблемы и принятия решения. 4. Выход из контакта.   Различают: прямое (осуществляется посредством личного контакта), и косвенное (осуществляется посредством литературы, средств массовых коммуникаций).