Задача службы доу при работе с поступающими документами:

организовать учет поступления документов из всех источников, организовать их первичную обработку, координировать движение документов.

Первичная обработка поступивших документов сводится к следующему:

1.

Цель, задачи регистрации

Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.Регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения.

Виды и формы регистрации отдельных групп документов

Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Выбор той или иной формы работы с документами (централизованная, децентрализованная, смешанная) зависит как от особенностей самого предприятия – его масштабов, производственного профиля, подчиненности, так и от позиции руководителей, их приверженности к определенной управленческой философии.

Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе ДОУ) или одним работником.

Процедура регистрации.

Регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения.

Цель создания поисковых систем.

Как известно одна из главных целей регистрации – создание банка данных о документах организации. Служба документационного обеспечения управления (или секретарь в небольшой организации) на основе этого банка данных обязана ответить на вопросы двух типов:

- у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;

- в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов – главнейшая задача службы ДОУ.

Признаки, используемые для справочных картотек

Массив регистрационно-контрольных карточек образует справочно-контрольную картотеку. Карточки в картотеке должны быть расставлены в определенном порядке, т.е.

Технология работы с традиционными картотеками.

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию.

Понятие контроля за исполнением документов и его цель.

Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Цель контроля – обеспечение своевременного и качественного исполнения решений и заданий руководства предприятия или структурного подразделения.

Сроковый контроль и контроль исполнения по существу.

Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Цель контроля – обеспечение своевременного и качественного исполнения решений и заданий руководства предприятия или структурного подразделения.

Различают 2 направления контрольной деятельности:

·  контроль исполнения документов по существу поставленных в них вопросов – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос;

·  контроль за сроками исполнения.

Контроль по существу поставленных вопросов осуществляет руководитель предприятия, структурного подразделения или специалист, занимающийся указанными проблемами.

Задачи делопроизводственной службы при сроковом контроле исполнения

Централизация или децентрализация ведения контрольных операций зависят от размера учреждения, организации предприятия, организации службы ДОУ, объема документооборота.

Построение контрольной картотеки

Форму контроля выбирают исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов.

Сроковая картотека.

Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов

Сроки исполнения документов делятся на:

- типовые, устанавливаемые законодательством (сроки исполнения обращений граждан), нормативными актами высших органов государственной власти и управления, муниципальными органами, вышестоящей организацией или коллегиальным органом (срок обычно указывается в документах); типовые сроки исполнения писем предприятий, актов приемки, телеграмм приведены в приложении к ГСДОУ;

- индивидуальные устанавливаются резолюцией руководителя, текстом документа (в приказах), внутренней инструкцией организации (при решении периодически повторяющихся вопросов).

Перечни документов со сроками исполнения, составляемые на предприятии, могут являться приложением к инструкции по ДОУ или самостоятельным документом, подписанным руководителем службы ДОУ и утвержденным руководителем предприятия.

Анализ данных о ходе и результатах контроля за исполнением документов

К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом.

Понятие номенклатуры дел.

 В каждой организации документы должны храниться в установленном порядке. Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Виды номенклатуры дел. Их особенности и назначение

Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для: классификации документов и группировки исполненных документов в дела, систематизации и индексации дел, установления порядка формирования дел, определения сроков хранения дел, составления описей дел при сдаче документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в архив, учета дел в делопроизводстве, а в архиве для учета дел временного хранения (до 10 лет включительно), построения различных картотек, справочников и указателей, является основой для составления актов на уничтожение дел, имеет справочное значение при изучении структуры учреждения. Основные правила работы архивов организаций определяют виды номенклатур дел:

·  типовая номенклатура является нормативным документом.

Методика составления номенклатуры дел.

Разработка НД включает в себя: определение круга докум. для включ. в Н; составление заголовков; разработку порядка формир.

Формирование дел. Понятие и основные требования.

Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соотв. с НД и систематизация докум.

Принципы систематизации документов внутри дела

Принципы систематизации документов: