Ответы на экзамен по Документационному обеспечению управления

Основные  понятия и терминология ДОУ.

В настоящее время содержание понятия «делопроизводство»определяется ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

Нормативно – методическое обеспечение ДОУ.

ДОУ основывается на нормативно-методической базе – комплексе нормативных правовых актов организационного и инструктивного характера, а также методических документов, определяющих порядок создания документов и организацию работы с ними, а также регламентирующих работу службы ДОУ, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение.

Унифицированные системы документации

Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации.Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Целью создания УСД является определение и установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей в них.

Основными задачами создания УСД являются: 1) установление единых требований к порядку разработки, утверждения и регистрации унифицированных форм документов; 2) упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве, обеспечение взаимодействия автоматизированных систем обработки данных на основе широкого применения современных средств связи, вычислительной и организационной техники; 3)исключение форм документов, дающих возможность сбора, передачи и обработки информации, не вызываемой действительными потребностями управления, сокращение количества документов.

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93 (утв.

Унификация и стандартизация в системе организационно – распорядительной документации.

Любой организации присуща организационная, распорядительная и исполнительская деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации.

Совершенствование состава и форм документов

Причины роста объема документооборота подразделяют на объективные и субъективные.

Главными объективными причинами увеличения объемов документов являются влияние научно-технического прогресса, развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, освоение новых районов, строительство новых объектов, усложнение процессов управления.

Роль службы ДОУ в повышении эффективности работы управленческого аппарата.

Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса.

Основные задачи, функции, права, ответственность службы ДОУ.

Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.

Типовые структуры службы ДОУ

В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы или документы методического характера, которыми следовало бы руководствоваться при определении ее структуры и выборе наименования службы ДОУ, поэтому организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам.

Нормативное обеспечение деятельности службы ДОУ

Примерный перечень нормативных документов, регламентирующих организацию документационного обеспечения управления предприятия: Конституция Российской Федерации, Гражданский кодекс Российской Федерации (части I и II), Трудовой Кодекс, Кодекс об административных правонарушениях (несоблюдение правил хранения архивных документов и т.д.),  Уголовный кодекс (регулирует вопросы, связанные с хранением документов);  Федеральный закон  «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ,  Федеральный закон РФ от 10.01.2002 г. «Об электронной цифровой подписи» №  1, Федеральный закон РФ  « О техническом регулировании» № 184-ФЗ от 27 декабря 2002 года;  ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

Положение о службе ДОУ.

Задачи, функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности службы ДОУ, разрабатываются и закрепляются в положении о службе ДОУ.

Принцип разделения труда в процессе управления документацией

   Правильное разграничение функций между отдельными исполнителями и подразделениями по их квалификации, внедрение передовых приемов и методов труда.  Решение этого вопроса осуществляется путем разработки и внедрения нормативно-методических документов.

Численность службы ДОУ

  Основным фактором, определяющим структуру численности службы документации, является нормативная численность занятых в ней работников.

Должностные инструкции сотрудников

Должностная инструкция - документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией.

Требования к оформлению документов УСОРД

Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Под оформлением документов понимается соблюдение норм и требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических разработках, при составлении документов в управленческих аппаратах предприятий, а также при перепечатке, согласовании, удостоверении, упаковке и пересылке.

Требования к составлению и оформлению управленческих документов закрепляются в государственных стандартах.

Состав и требования к оформлению реквизитов.

 Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

 Требования к составлению и оформлению управленческих документов закрепляются в государственных стандартах.

Виды бланков. Особенности создания.

 Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк включает только постоянную информацию об организации- авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа.

Особенности оформления основных видов документов: организационных, распорядительных, информационно-справочных.

 Предназначение орг. докум.- организация системы и процессов управл., наиболее рацион. раздел. кооперация труда между подразд.

Понятие документооборота, его количественные и качественные параметры.

 Организация работы с документами включает организацию документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия, учреждения, организации.

Анализ структуры документооборота.

 Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Общие принципы организации документооборота и их закрепление в нормативных и методических документах.

Документооборот — сложный технологический процесс, включающий все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Отсюда главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени (Только в этом случае принятое управленческое решение будет действенным).

Порядок работы с поступающими, исходящими и внутренними документами.

Входящие док-ты - это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров.

Входящие документы образуют три направления движения:

1)руководству организации,  2)руководству структурных подразделений, 3)непосредственно специалистам.