2.5 Организация контроля использования инвестиционных средств

Бюджет, составляемый в компании, является объектом тщательного контроля в процессе его выполнения. Контроль в компании и её подразделениях сводится к выполнению следующих функций:

1. Определение области ответственности каждого руководителя;

2. Своевременное обнаружение отклонений от плана и анализ возможных причин их возникновения;

3. Анализ колебаний расходов (включает также любые выплаты, производимые вне запланированного бюджета);

4. Принятие соответствующих мер на основе проведенного контроля издержек.

Контроль основывается на планировании. Чтобы контроль был эффективным, его следует тесно увязать с планированием. Методом управления, объединяющим планирование и контроль, является управление по целям, который состоит из нескольких этапов:

1. Выработка чётких, кратких формулировок целей;

2. Разработка реалистических планов их достижения;

3. Систематический контроль и оценка работы и результатов;

4. Корректирующие меры для достижения запланированных результатов.

Механико – судовая служба АО «Мурманский траловый флот», по мере необходимости, формирует заявку на обновление судового оборудования (обновление двигателей, насосов, морозильных аппаратов, радиооборудования и т. д.) и направляет её руководству фирмы. В целях контроля руководство компании тщательно анализирует заявку и оценивает процедуру инвестиционного анализа и принятия инвестиционного решения:

1. Процедура определения объёма, общей экономической и иной эффективности, срока окупаемости долгосрочных вложений капитала;

2. Определяются методы оптимизации срока реализации проекта;

3. Расчёт и обоснование доступных источников финансирования;

4. Состав ответственных за разработку и принятие инвестиционных решений, порядок принятия этих решений.

После формирования заявки, составляется план технического перевооружения, контроль за организацией которого осуществляет начальник экономической службы. Происходит подготовка отделами и подразделениями оперативных смет расходов на конкретный инвестиционный проект. Эти сметы рассчитываются на год. Бухгалтерия предусматривает финансирование инвестиционного проекта на основании контрактов и договоров, заключаемых в соответствие с планом мероприятий. Контроль за выполнением приказа «О плане технического перевооружения» возлагается на главного инженера. Высшее руководство проводит анализ и проверку предложений по бюджету, после чего принимается решение о целесообразности конкретного инвестиционного проекта в соответствие с финансовыми возможностями компании. Большое значение при принятии решения имеет наличие доступных источников финансирования. Проводится анализ собственных финансовых возможностей для покрытия расходов по финансированию проекта и рассматривается вопрос о привлечении заёмных средств в виде банковского кредита.

Доступными источниками финансирования инвестиционного проекта в АО «МТФ» являются амортизационные отчисления и кредит банка. Заёмные средства поступают на расчётный счёт компании. На основании утверждённой сметы расходов и плана технического перевооружения формируется пакет документов:

1. Контракты, заключаемые с поставщиками на различное оборудование (в том числе и с иностранными поставщиками);

2. Графики проведения платежей, согласно заключённым контрактам и планируемым в рамках бюджета.

График проведения платежей содержит данные об оборудовании, его поставщиках и стоимости, а также заключенных контрактах в рамках данного инвестиционного проекта. Финансовый отдел ежедневно отслеживает проведение платежей и их соответствие условиям контрактов. Эти данные поступают на проверку и контроль руководителю финансового департамента. Он, в свою очередь, осуществляет проверку сроков и коррекцию графика проведения платежей. Сроки окончания платежей могут быть перенесены, ресурсы увеличены или уменьшены, графики пересмотрены. На годовом общем собрании акционеров в обязательном порядке руководство АО «Мурманский траловый флот» доводит до сведения акционеров данные годовой бухгалтерской отчётности, в том числе отчётов о прибылях и убытках общества. Руководство доводит до сведения акционеров данные об использовании средств (собственных – амортизационные отчисления и заёмных – банковский кредит), направленных на инвестиционный проект.