5. Ділові наради

Види ділових нарад

Проблемна

Без збирання учасників

Оперативна

(диспетчерська)

Інструктивна

Нарада – метод керівництва, в процесі якого відбувається обмін інформацією та досвідом на основі колективних знань, а також виробляються та приймаються рішення, які доводяться до виконавців.

Проблемна нарада проводиться з метою пошуку оптимального рішення проблеми в обмежений термін. Схема її проведення: повідомлення або доповідь; питання до доповідача; обмін думками; пропозиції по виробленню рішень.

Інструктивна нарада проводиться для доведення наказів, розпоряджень і необхідної інформації підлеглим. Учасникам наради звичайно доводяться рішення, прийняті керівництвом фірми, державними органами управління, що стосуються різних аспектів діяльності фірми, дається інструктаж.

Оперативна (диспетчерська) нарада проводиться з метою отримання від підлеглих інформації про поточні справи в організації. Повинна проводитись регулярно, у той самий день і в ту ж годину тижня; склад учасників повинен бути постійним.

Нарада без збирання учасників передбачає вирішення проблемних питань у робочому порядку. Проводиться в три етапи:

1. Проблема, що вимагає вирішення, формулюється керівником у письмовому вигляді. Підбираються необхідні вихідні матеріали для її вирішення і складається список осіб, які можуть прийняти участь в пошуку оптимального рішення.

2. Зазначеним особам відсилаються бланки з письмовим формулюванням проблеми і вказівкою місцезнаходження матеріалів для її можливого вирішення. Кожен учасник повинен виробити свою точку зору і письмово викласти її на тому же бланку.

3. Керівник збирає заповнені бланки, знайомиться з їх змістом, спілкується з кожним учасником, уточнює пропозиції.

Рекомендації по ефективному проведенню ділових нарад

До початку наради

1. Продумайте, як можна обійтись взагалі без наради.

• Рішення може бути прийняте відповідальними за цю частину роботи людьми, тоді немає необхідності скликати загальне засідання.

• Замість того, щоб збиратися всім разом, можна провести конференцію по селектору.

• Відкласти нараду і включити ці питання в порядок денний наступної.

• Скасувати засідання. Це, по-перше, збагатить вашого підлеглого необхідним досвідом і , по-друге, скоротить витрати вашого власного часу.

2. Будьте присутнім тільки на тих засіданнях, де ви можете зробити корисний внесок.

3. До мінімуму скоротіть кількість присутніх, залиште лише тих, хто абсолютно потрібний.

4. Виберіть час так, щоб на засідання могли б прийти всі необхідні вам люди і щоб потрібна інформація була під рукою.

5. Виберіть підходяще місце. Тут важливо все - щоб всім було зручно добратися, наявність необхідного обладнання, розміри кімнати та ін.

6. Перш ніж скликати нараду, чітко (і передусім для себе) сформулюйте її мету.

7. Заздалегідь роздайте порядок денний, це допоможе учасникам краще підготуватися або, принаймні, зорієнтує їх на певні питання.

8. Чітко обмежте час, необхідний для обговорення порядку денного.

9 Визначте, скільки часу необхідно витратити на кожне питання, виходячи з його важливості.

Під час наради

10. Завжди починайте вчасно. Попереджайте про це заздалегідь і ніколи не скасовуйте свої рішення.

11. Доручіть кому-небудь стежити за часом і вести необхідні записи. Регулярно оголошуйте: скільки часу залишилося або скільки перевитрачено.

12. Проводьте нараду, не пропонуючи присутнім сідати, коли це можливо. Це прискорює обговорення.

13. Починайте одразу з порядку денного і суворо дотримуйтесь його.

14. Контролюйте будь-яку спробу перервати хід обговорення. Дозволяйте робити це тільки в тому випадку, якщо підняте питання є невідкладним.

15. Ви повинні досягти поставленої перед собою мети. В чому вона полягає? Проаналізувати проблему, продумати нові ідеї, прийти до рішення, поінформувати або скоординувати дії?

16. Сформулюйте висновки і доручення, щоб переконатися, що всі прийшли до загальної домовленості. Для цього ще раз зверніть увагу на всі ці питання і нагадайте про них.

17. Завжди закінчуйте вчасно. Оголошуйте перерву точно за розкладом, щоб учасники заздалегідь знали, коли вони можуть розпоряджатися особистим часом. Найбільш важливі питання ставте на початок порядку денного, щоб на крайній випадок, тільки найменш істотні мали б залишитися невирішеними.

18. Користуйтеся контрольним списком порядку денного, щоб час від часу проводити вибіркову перевірку для визначення ефективності засідання. Перед розглядом кожен учасник повинен відповісти на наступні питання.

• Чи чітко була сформульована мета наради?

• Чи отриманий заздалегідь порядок денний, а також всі необхідні матеріали підготовки до засідання?

• Чи була досягнута поставлена мета?

Результати такого анонімного опитування повинні бути негайно доведені до відома голови.

Після наради

19. Прискорте підготовку записів засідання. Стислі записи повинні бути закінчені і роздані протягом 24 (якщо можливо) або 48 годин. Люди повинні бути впевнені в тому, що вони отримають добре написані стислі звіти. А тих, кому вони не потрібні, взагалі не варто запрошувати на засідання. Ці записи є пам'яткою і також примушують довести до кінця прийняті рішення.

20. Переконайтеся, що відповіді отримані і рішення прийняті. Забезпечте виконання прийнятих рішень, постійно контролюючи, якщо необхідно. Те, що не зроблено, треба внести до порядку денного наступного засідання в пункт "Незакінчені справи".

21. Проаналізуйте роботу комітетів і комісій. Перевірте, чи виконали вони поставлені перед ними задачі, і, якщо ні, яка перспектива їх виконання. Потрібно скасувати ті комітети і комісії, що виконали поставлені перед ними задачі.