Складання акту передачі документів.

Мета роботи: навчитися складати акт, набути практичні навички

Лабораторне забезпечення: персональні комп’ютери, програмне забезпечення, роздатковий матеріал, Word 2003

Завдання: Створити акт прийому - передачі на підприємстві.

Теоретичні відомості:

Акт- це документ, пр складається групою людей для підтвердження фактів чи годі й. Акти створюються у різноманітних сигуаціяхі тому мають багато різновидів: акт прийому на роботу за контрактом, акт прийому-передачі документів, комерційний акт, акт списання матеріальних цінностей та ін. Акти складаються комісіями (постійно ді ютими чи призначеними за вказівкою керівництва). Внутрі пні акти оформляються на бланках длявнутрі пніхдокументів. Зовні пні акти оформляються на бланках для зовні пніх документів та повинні обов'язково містити юридичну адресу фі рми.

При оформленні акта у вспупні й частині вказується підстава його складання. Це може бути посилання на документ, на усне розпорядження керівництва, на будь-які факти, події, дії та явищі. Поті м вказується склад комісії: ініціали і прізвище голови, ініціали і прізвищі членів комісії в алфавітному порядку. Уразі необхідності вказуються посади членів комісії. В основній частині акта викладаються цілі, завдання і сутність проведеної роботи та її результати (висновки). Укінці тексту можуть бути вказані відомості про кількість примірників актаі про місце їх знаходження. Акт пі дписується головоюі всі ма членами комі сії.

Для ряду актів (з матеріальних, фінансових та ін. важливих питань) вимагається затвердження керівника підприємства і завірення печаткою фірми для набуття ними юридичної сили.

Особливу групу утворюють комерційні акти, що встановлюють факти порушень або недостачі вантажу, інпих порушень правил транспортування. Такі акти складаються на друкарському бланку встановленого зразка, заповнюються без помилок чи закреслень. Комерці йний акт, усі додаткиі виправлення повинні бути обумовлені й завірені пі дписами двох сторін: вантажоотримувача і особи, шо відповідає за перевезення вантажу.

Практична робота №9

Складання службових довідок.

Мета роботи: навчитися складати службові довідки, набути практичні навички

Лабораторне забезпечення: персональні комп’ютери, програмне забезпечення, роздатковий матеріал, Word 2003

Завдання: Створити довідку.

Теоретичні відомості:

  Довідка – документ, який містить опис або підтвердження яких-небудь фактів чи подій

 Реквізити:

-     назва виду документа (Д О В І Д К А);

-     дата, номер;

-     місце складання або видання;

-     текст;

-     додаток;

-     підпис.

             Довідки поділяють на дві групи:

¨  службового (інформаційного) характеру, що описують і встановлюють факти та події, містять відомості службового характеру;

¨  особистого характеру, що засвідчують якийсь юридичний факт і видають зацікавленим громадянам або установам.

       Довідку службового характеру складають на запит або за вказівкою організації вищого рівня чи посадової особи даного підприємства.

       Особливості оформлення службової довідки:

¨   довідка містить результат узагальнень яких-небудь відомостей, обстежень, відряджень тощо;

¨  у довідці констатують тільки факти (без висновків і пропозицій);

¨  довідку, яку направляють посадовій особі даної установи, підписує укладач, організації вищого рівня – керівник установи;

¨  довідка може бути складена з декількох розділів;

¨  довідку можна скласти у формі таблиці;

¨  довідка може мати пояснення й посилання;

¨  довідку з виробничої тематики складають у двох екземплярах, один із яких направляють адресату, другий – підшивають у справу;

¨  адресат оформлюють як і на інших ОРД, але без указівки поштової адреси.

       Довідку особистого характеру видають громадянам для підтвердження місця роботи, заробітної плати, місця проживання тощо.

       Вимоги щодо оформлення довідки особистого характеру:

¨  довідку особистого характеру складають на бланку, який має реквізити: різновид документа (ДОВІДКА), дату, індекс, текст, підпис, відбиток печатки;

¨  текст довідки починають із указівки в називному відмінку прізвища, імені, по батькові особи, про яку подають відомості;

¨  у кінці тексту необхідно вказати установу, до якої цю довідку надають;

¨  якщо є адресат, наприкінці тексту не вказують, куди направляють довідку;

¨  у тексті довідки не повинно бути архаїчних зворотів: “Дійсна довідка”, “Дійсно проживає”, “Дійсно працює”; слід писати: “Видано для подання в (ЖЕК, ліцей, райвиконком” тощо);

¨  оформлюють такі довідки в одному екземплярі.

Практична робота №10