Оформлення наказу з особового складу.

Мета роботи: навчитися складати наказу з особового складу, набути практичні навички

Лабораторне забезпечення: персональні комп’ютери, програмне забезпечення, роздатковий матеріал, Word 2003

Завдання: Створити наказ про звільнення чи прийняття на роботу працівника.

Xід роботи:

Оформлення наказу повинно відповідати вимогам Інструкції з діловодства Головдержслужби України, затвердженої наказом від 20.07.06 № 262. Порядок оформлення наказів передбачає відповідність до встановлених вимог. Так, накази оформляються на папері формату А4 (210 х 297 мм). Складання наказів на папері довільного формату не допускається. Якщо наказ друкується в текстовому редакторі Word, використовується шрифт із розміром кегля 12 – 14. При друкуванні таблиць у складі наказу допускається використання шрифту менших розмірів.

1. Накази мають оформлятися на бланках підприємства, установи, організації. Кожний надрукований аркуш наказу повинен мати такі розміри полів:

 

– ліве: 3,00 – 3,50 см ;

– праве: 1,00 – 2,25 см

– верхнє  та нижнє – 2,00см

2. При оформленні тексту наказу на двох і більше аркушах другий та наступні аркуші має бути пронумеровано арабськими цифрами, причому номер аркуша розташовується посередині верхнього поля без крапки чи тире, а також без слова «сторінка» (стор. або с.).

3. Накази щодо особового складу – це група наказів стосовно кадрових аспектів роботи підприємства, установи, організації. Вони завжди оформляються окремо від наказів щодо основної діяльності та, як правило, не містять констатуючої частини.

Відмітна особливість цих наказів полягає в тому, що накази щодо особового складу є не лише розпорядчими документами, а і документами первинного обліку.

 

 4. Термін складання наказів щодо прийняття на роботу та звільнення працівниківзаконодавчо не встановлений.

 

Проте, як випливає зі ст. 24 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП), наказ про прийняття на роботу, з яким працівник ознайомлюється під розписку, може бути видано як перед допуском працівника до роботи, так і після фактичного допуску (але в наказі обов’язково має зазначатися дата початку роботи). 

 

А що стосується наказу про звільнення, то його «має бути видано з таким розрахунком, щоб у день звільнення (останній день роботи) працівникові було виплачено всі суми, що належать йому від підприємства, а також видано оформлену в установленому порядку трудову книжку» (ст.47 КЗпП). 

Практична робота №6

Оформлення розпорядження.

Мета роботи: навчитися складати та оформляти розпорядження, набути практичні навички

Лабораторне забезпечення: персональні комп’ютери, програмне забезпечення, роздатковий матеріал, Word 2003

Завдання: Створити розпорядження про звільнення чи прийняття на роботу працівника.

Теоретичні відомості:

Розпорядження — це документ, який видається посадо­вими особами, державними органами, установами, під­приємствами в межах їх компетенції й має обов’язкову юридичну силу щодо громадян (працівників) та під­леглих установ, яким адресовано розпорядження.

Розпорядження складають, як правило, підзаконні акти двох типів:

— загального характеру — тривалої дії (видають­ся Президентом, Кабінетом Міністрів та іншими органами виконавчої влади для виконання указів Президента, законів і рішень Верховної Ради);

— окремого характеру — стосуються конкретного вузь­кого питання (видаються, як правило, в установах та на підприємствах їх керівниками та заступника­ми для вирішення оперативних завдань).

Розпорядження мають однаковий із наказами правовий статус, але замість слова «Наказую» вживаються слова «Вимагаю», «Доручаю», «Пропоную», «Забезпечити» тощо.

Розпорядження складаються з таких реквізитів:

1. Повна назва установи.

2. Назва документа.

3. Номер.

4. Дата видання.

5. Місце видання.

6. Назва (про що розпорядження).

7. Текст (констатуюча та розпорядча частини).

8. Додатки (при необхідності).

9. Посада, підпис, ініціали, прізвище особи, яка під­писала розпорядження.

ХІД РОБОТИ:

1. Типові форми первинної облікової документації затверджені наказом Державного комітету статистики України від 05.12.08 № 489:

● № П-1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу»;

● № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки»;

● № П-4 «Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)».

2. Розпорядження (накази) готуються на підставі доручень керівника  державного органу, заяв працівників, рішень конкурсної комісії, рішень атестаційної комісії тощо та оформлюються на аркуші паперу формату А4 і повинні мати обов'язкові реквізити:

• повне найменування органу;

• назву виду документа — розпорядження, наказ;

• дату складання, підписання (29 травня 2011 року);

• місце складання чи видання (м. Трускавець);

• номер (доповнюється індексом «К» або «ОС»);

• заголовок до тексту;

• текст;

• підстава підготовки розпорядження (наказу);

• підпис керівника;

• на зворотному боці гриф погодження, ознайомлення.

3. Проект розпорядження (наказу) готують працівники кадрових служб, погоджують з відповідними посадовими особами, коло яких встановлено регламентом роботи органу.

4. Текст розпорядження (наказу) про звільнення складається, як правило, з двох частин: констатуючої, в якій коротко визначаються причина звільнення і мотиви та розпорядчої (визначається прізвище, ім'я, по батькові працівника, посада, структурний підрозділ, дата й відповідна стаття КЗпП України, Закону України «Про державну службу»). Далі — підстава підготовки розпорядження (наказу). Складаючи розпорядження (наказ) про звільнення, слід пам'ятати, що днем звільнення вважається останній день роботи.

5. Вказуючи у розпорядчій частині дату звільнення, не треба писати літеру «з» (з якого), а писати: звільнити 30.07.2011 р. В особовій картці № П2-ДС у рядку: «Дата і причина звільнення» пишеться дата, причина звільнення і працівник обов'язково ставить свій підпис.

6. Після підписання розпорядження (наказ) реєструється у книзі реєстрації розпоряджень (наказів), що має такі реквізити: номер розпорядження (наказу), дату видання, короткий зміст, ким підписаний (прізвище, ініціали), кому направлено (оголошено під розпис).

7. Перші примірники, підписані керівником, накопичуються у справі за їх порядковими номерами відповідно до затвердженої номенклатури та залишаються у кадровій службі, а другі передається до бухгалтерії. У разі ліквідації органу розпорядження (накази) з особового складу передаються на постійне зберігання до державного архіву.