Складання листа пропозиції.
Мета роботи: навчитися складати службові листи, набути практичні навички
Лабораторне забезпечення: персональні комп’ютери, програмне забезпечення, роздатковий матеріал, Word 2003
Завдання: Створити лист-пропозицію
Теоретичні відомості:
Лист-пропозиція — службовий лист, що складається з метою пропонування однією стороною іншій вигідних умов співпраці, в результаті чого може бути укладена угода, яка принесе обом компаніям дивіденди. Наприклад, пропонуються різноманітні послуги, товари, пропонують взяти участь у якомусь заході, спільному проекті тощо.
У комерційній діяльності поширений такий різновид листа-пропозиції як комерційна пропозиціяпотенційному партнеру, з яким компанія (підприємство) сподівається на взаємовигідну співпрацю. Лист-пропозицію також інколи називають офертою, і складають у відповідь на запит компанії — потенційного партнера. Причому оферта буває твердою і вільною: — тверда — пропозиція щодо певного товару, яка робиться одному конкретному покупцеві. У такій пропозиції обов’язково зазначається термін, протягом якого продавець вважає себе зв’язаним умовами пропозиції; — вільна — пропозиція без зобов’язань з боку продавця.
У листі-пропозиції зазвичай містяться основні умови пропонованої угоди: — якщо це пропозиція чергової співпраці між «старими» партнерами, зазначаються, наприклад, найменування товару, його кількість, якість, умови й строки постачання, оплати, способи доставки продукції й інші організаційні моменти; — якщо це пропозиція потенційним партнерам, викладається лише заклик до співпраці й основні аспекти вигідних операцій (без конкретного зазначення деталей майбутніх угод). У цьому разі у тексті листа має бути інформація про автора (підприємство, оргінзацію), що деякою мірою робить його схожим на рекламний лист.
Найчастіше у листах-пропозиціях вживаються такі фрази: — Пропонуємо Вашій увазі... — Пропонуємо Вам… — Відповідно до досягнутої між нами домовленості, пропонуємо Вам здійснити поставку... — Беручи до уваги особливі умови співпраці нашої компанії із Вашим підприємством, пропонуємо Вам здійснити додаткову поставку нашої продукції на таких умовах...
Загалом лист-пропозиція має бути персоналізованим, простим, зрозумілим й аргументованим. Виклад — стислий, послідовний. Як і решта видів ініціативних листів, лист-пропозиція потребує відповіді.
Практична робота №12
Складання та оформлення посадової інструкції.
Мета роботи: навчитися складати посадові інструкції, набути практичні навички
Лабораторне забезпечення: персональні комп’ютери, програмне забезпечення, роздатковий матеріал, Word 2003
Завдання: Створити посадову інструкцію секретаря
Теоретичні відомості:
Інструкція належить до організаційних документів.
Всі інструкції можна поділити на дві основні групи:
регламентуючий порядок здійснення якого-небудь про-цесу кількома виконавцями (підрозділами або посадовими особами), наприклад: “Інструкція про порядок ведення трудо-вих книжок на підприємствах, в установах і організаціях”, “Інструкція про роботу з документами, що мають гриф обме-ження доступу”, “Інструкція про роботу з листами і заявами громадян”, “Інструкція про порядок добору і передачі секрет-них документів на архівне зберігання” і т.д.;
посадові.
Готують інструкцію не менше ніж у двох екземплярах (на другому екземплярі оформляють реквізити погодження) на загальному або спеціальному бланку або на чистих аркушах паперу (якщо інструкція не виходить за межі підприємства) формату А4.
Реквізити інструкції:
назва виду документа (ІНСТРУКЦІЯ, ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ);
дата (відзначають дату підписання);
індекс;
місце складання або видання;
гриф затвердження;
заголовок до тексту (може чітко визначати коло питань, об’єктів і осіб, на які поширюються вимоги інструкції, і може входити в назву виду документа, наприклад, 'ПО-САДОВА ІНСТРУКЦІЯ інспектора з обліку і реєстрації листів громадян”, "ІНСТРУКЦІЯ з діловодства”;
текст;
відмітка про те, що дана інструкція є додатком до роз-порядницького документа (оформляють у разі потре-би);
підпис (підписує керівник підрозділу-розроблювача);
гриф узгодження (оформляють у разі потреби);
візи (оформляють у разі потреби);
♦ відмітка про виконавця (оформляють у разі потреби). Текст інструкції викладають у логічній послідовності і
групують за розділами, кожний з яких може складати завер-шену частину документа. Текст може бути коротким, точним, зрозумілим (оскільки інструкція — не документ, що призна-чається для постійного користування), директивного характе-ру, тому в ньому доцільно використовувати чіткі формулю-вання зі словами: “повинен”, “отже”, “необхідно”, “не допус-кається”і т.п.
Інструктивний характер мають також рекомендації, мето-дичні рекомендації, методичні вказівки та інші подібні доку-менти.
У комплексі організаційних документів підприємств (ор-ганізацій, установ) особливе місце належить посадовим інструкціям.
На підставі посадової інструкції розробляють трудовий договір (трудовий контракт) з працівником. Трудовий договір (трудовий контракт) і посадову інструкцію використовують у разі виникнення конфліктних ситуацій між роботодавцем і працівником.
Посадову інструкцію розробляє інспектор відділу кадрів або інший фахівець, який відповідає за роботу з кадрами, обов’язково погоджує з юрисконсультом і подає на затверд-ження керівнику підприємства (організації, установи). Всі зміни до посадової інструкції вносяться з відповідного наказу (розпорядження) по підприємству (організації, установі).
У посадовій інструкції обов’язково повинні бути такі розділи:
1. Загальні положення (визначають сферу діяльності працівника, порядок його призначення на посаду і звільнення з неї, порядок заміщення працівника у разі його тимчасової відсутності, вимоги щодо кваліфікаційної підготовки, підпо-рядкованість працівника, коло посадових осіб, які підпорядко-вуються даному працівнику. Наводиться також перелік нор-мативних документів, якими працівник повинен керуватися у своїй роботі).
Функції.
Посадові обов’язки.
Права.
Відповідальність.
Як доповнення до основних розділів посадової інструкції може додаватися розділ, у якому регулюються трудові відно-сини між посадовими особами (визначається коло службових зв’язків, порядок подання звітної інформації і т.п.).
Посадові інструкції зберігаються протягом трьох років після введення нових.
Практична робота №13