9. Учет расчетов с подотчетными лицами (71 счет)

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным в подотчет на административно-хозяйственные и операционные расходы используется активно-пассивный 71 счет.

Подотчетными суммами называют денежные авансы, выдаваемые работникам из кассы на мелкие хозяйственные расходы и расходы по командировкам.

Минфин России установил нормы возмещения расходов, связанных с командировкой работников на территории РФ. Расходы по проезду к месту командировки и обратно оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (билет).

Руководитель предприятия может разрешить производить дополнительные выплаты, связанные с командировками сверх установленных норм. Эти дополнительные выплаты относят на себестоимость продукции, но для цели налогообложения затраты по командировкам принимаются лишь в установленных пределах.

Согласно Трудовому Кодексу РФ предприятие обязано оплатить командированному работнику проезд, найм жилья, суточные и другие расходы, которые сотруднику поручил работодатель. Оплачивается также оформление и выдача визы, заграничных паспортов и других аналогичных документов, сборы за право въезда, транзиты автомобильного и другого транспорта, аэродромные сборы, предварительная покупка билетов. Возмещению также подлежат расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах, ресторанах, а также расходов за пользование оздоровительными объектами). Затраты на проезд возмещаются в полном объеме при условии подтверждения их билетами, включая услуги на пользование в поезде постельными принадлежностями, проживание, но из этих затрат предприятие вправе выделить НДС 18% и возместить его из бюджета. Основанием для вычета сумм налога является выделенная в проездном билете сумма налога отдельной строкой, а также в счетах гостиниц, отелей сумма НДС также должна быть выделена отдельной строкой.

Главой 25 налогового кодекса РФ (налог на прибыль) норматив расходов на найм жилья не предусмотрен из 2002 года для целей налогообложения. Расходы на найм жилого помещения принимают в полном объеме, в размере документально подтвержденных фактических затрат.

Постановлением от 08.02.02 г. за №93 утверждены нормы суточных при российских командировках – за день нахождения в командировке на территории РФ, включая и время нахождения в пути, работнику выплачивается 100 рублей.

Сумму аванса, выдаваемую подотчет определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных, и других расходов. Полученные деньги разрешается расходовать подотчетным лицам только на цели, на которые они были выданы, и в установленные сроки подотчетные лица обязаны представить авансовый отчет о действительно израсходованных суммах по командировке.

Авансовый отчет должен быть представлен в течение 3-х дней по возвращении из командировки. Не израсходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу и новый аванс выдается подотчетным лицам только после полного расчета по ранее выданному авансу. В бухгалтерии предприятия авансовые отчеты проверяют, определяют расходы, подлежащие утверждению, и авансовые отчеты утверждает руководитель предприятия. На активно-пассивном 71 счете по Дт учитывают выданные в подотчет суммы. По Кт – израсходованные подотчетными лицами суммы.

1. Выдана в подотчет сумма наличными Дт 71 Кт 50

2. Подотчетное лицо произвело расходы, связанные с приобретением и доставкой оборудования Дт 07 Кт 71.