1.3. Основные функции менеджмента

Процесс управления представляет собой совокупность непрерыв­ных, последовательно выполняемых действий по формированию и использованию ресурсов организации для достижения намеченных целей. Эти действия представлены функциями менеджмента. Можно сказать, что процесс управления есть выполнение разнооб­разных, но взаимосвязанных друг с другом функций. Базовые фун­кции представлены на рис. 1.2.

Рассмотрим более подробно каждую из них. Первой из функ­ций является планирование. Управлять — это прежде всего плани­ровать. По своему содержанию планирование означает разработку и реализацию программы действий на определенный период. Если плановые показатели недостаточно обоснованны, то, как бы хорошо организация ни работала, результат будет низким. Поэтому от качества планирования во многом зависит качество управления.

Процесс планирования предполагает поиск ответа на следую­щие вопросы:

• что мы имеем? (В каком состоянии находится организация, в чем ее сильные и слабые стороны, какие имеются ресурсы?);

• в каком направлении необходимо двигаться дальше? (Какие задачи следует решить?);

• какие помехи могут возникнуть? (Что будет мешать выполне­нию задач?);

• какие и в каком размере потребуются дополнительные ресур­сы? (Что надо сделать для выполнения задач?).

Процесс планирования осуществляется на разных уровнях ор­ганизации (рис. 1.3). На высшем уровне осуществляется разработ­ка стратегических планов. Их основное назначение состоит в том, чтобы определить долговременные задачи развития организации. Достижению стратегических целей подчинена вся система планов. Тактические планы — это прежде всего планы подразделений. Каждый такой план включает в себя систему мероприятий, кото­рую необходимо осуществить соответствующей службе для реше­ния поставленных задач. На нижнем уровне организации разраба­тываются оперативные планы, где определяются задания для каж­дого рабочего дня. В условиях, когда усиливается значимость адаптации предприятий к постоянным изменениям рынка, роль оперативных планов значительно возрастает.

Чтобы планирование достигало желаемого результата, планы должны быть увязаны по вертикали и по горизонтали. Вертикаль­ная взаимосвязь предполагает то, что планы всех уровней суборди­нированы: задания стратегического плана являются ориентиром для тактических планов, тактические планы находят свое продолжение и конкретизацию в оперативных планах. Горизонтальное единство планов всех подразделений и направлений заключается в координации производственной, финансовой, сбытовой и других сфер развития предприятия.

Следующей функцией менеджмента является организация. Дан­ная функция заключается в создании структуры предприятия, ко­торая позволяет претворить в жизнь намеченные планы. Взаимо­связь с предыдущей функцией состоит в том, что после того, как разработаны планы, создаются необходимые условия для их вы­полнения.

Можно выделить следующие этапы осуществления функции организации:

• разработка и совершенствование организационной структу­ры управления: выделение подразделений, их задач и функций;

• определение типов взаимоотношений в организации (гори­зонтальных и вертикальных). На этом этапе устанавливаются пра­ва, обязанности и ответственность структурных подразделений и отдельных лиц;

• делегирование полномочий. Это предполагает поручение ру­ководителем своим подчиненным выполнение отдельных обязан­ностей с предоставлением необходимых ресурсов;

• построение системы внутрифирменных коммуникаций. На­лаживание коммуникаций между всеми участниками трудового процесса позволяет развивать прямую и обратную связь;

• организационные отношения предприятия с элементами внешней среды. Они являются необходимым условием своевременной и быстрой реакции на изменения всей совокупности внеш­них факторов.

Существуют различные подходы к организации работы коллек­тива. Среди них можно выделить две основные концепции органи­зации управления: единовластное и соучастное. В первом случае собственник предприятия единолично распоряжается всеми ре­сурсами и может использовать любые формы управления, не счи­таясь с мнением коллектива. Что же касается соучастного управле­ния, то оно подразумевает решающую роль коллектива в организа­ции работы предприятия.

Функция мотивации служит логическим дополнением к плани­рованию и организации. Планы выполняют люди, а для этого у них должна быть заинтересованность. Мотивация и предполагает созда­ние побудительных мотивов к определенной деятельности. Сущест­вуют два воздействия на людей: принуждение и побуждение. В слу­чае принуждения человека заставляют делать то, что необходимо. Даже если сотрудник не заинтересован в выполнении задания, он тем не менее его выполняет. Им движет не внутренняя потребность, а воля, приказ руководителя. Побуждение в отличие от принужде­ния настраивает человека на поведение, способствующее эффектив­ному достижению целей организации. Человек — субъект, способ­ный к активным или пассивным действиям. С точки зрения психо­логии им управляют три фактора: разум, чувства и эмоции, импульсы подсознания. Вклад каждого фактора в мотивацию разли­чен. Как показывают наблюдения, далеко не всегда основную мотивационную роль играет разум. Это необходимо учитывать менедже­ру, стремящемуся обеспечить эффективный труд людей.

Сотрудник, получивший в процессе обучения и производствен­ной деятельности знания и навыки, хочет применить свои умения в труде. Чем больше ему это удается, тем выше степень его удовле­творенности, соответственно и степень выражения мотивов. Там, где управление позволяет человеку максимально реализовать себя в деле и это подкрепляется достаточным материальным вознаграж­дением, его труд потенциально более эффективен, а мотивы к тру­ду — более высоки. Поэтому мотивировать сотрудников — значит учитывать жизненно важные интересы и давать им возможность реализоваться в трудовой деятельности.

Функция контроля — необходимый компонент организации и управления любого трудового процесса. Она связана с установлени­ем определенных стандартов и сопоставлением фактических результатов со стандартами (плановыми показателями). В ходе осуществ­ления контроля менеджеры обеспечивают стабильность протекания производственного или иного процесса. Для менеджмента характер­но большее число форм и систем контроля. Каждая из систем бази­руется на принципе обратной связи, состоящем в сопоставлении по­лученной информации о реальных результатах с нормативными зна­чениями. На основе сопоставления определяются отклонения и их величина, выясняются причины отклонений, принимаются меры по устранению имеющихся расхождений. Следует иметь в виду, что контроль осуществляется не ради контроля как такового. Его задача сводится к тому, чтобы повысить эффективность организации. Со­ответственно и вопросы, на которые необходимо получить ответы, нацелены на решение данной задачи. К числу таких вопросов отно­сятся следующие: как выполняются установленные задания? в чем причины расхождения показателей? по чьей вине допущены откло­нения? что надо сделать, чтобы устранить расхождения? какое воз­действие оказал контроль на принятие решения? Разработка эффек­тивной системы контроля и ее применение — один из показателей результативной работы менеджеров.

При всей значимости рассмотренных функций менеджмента основное место среди них занимает функция координации. Главная задача координации — обеспечение взаимодействия и согласован­ности в работе всех звеньев организации путем установления ра­циональных связей между ними.

Обеспечивая взаимосвязь всех функций менеджмента, коорди­нация способствует бесперебойной работе предприятия. Для вы­полнения этой функции могут использоваться различные формы: отчеты, аналитические материалы, совещания и т.д. Но при всем многообразии основу координации составляет обмен информаци­ей. Большую часть своего времени менеджеры тратят на коммуни­кации. Если обратиться к структуре затрат рабочего времени совре­менного руководителя, то, как показывают исследования, она вы­глядит следующим образом:

• запланированные задания, встречи — 59%;

• работа с бумагами — 22%;

• разговоры по телефону — 9%;

• незапланированные встречи — 7%;

• поездки, осмотры — 3%.

Содержание коммуникаций зависит от координируемых про­цессов. С помощью различных форм связи обеспечивается единство и согласованность всех стадий процесса управления. В условиях расширения самостоятельности и ответственности руководителей всех уровней повышается значение неформальных связей, которые обеспечивают горизонтальную координацию работ, выполняемых на одном уровне управленческой структуры.

Координация синхронизирует не только текущую деятельность организации, но позволяет осуществлять согласованные действия по ее изменению, адаптации к меняющимся требованиям рынка. Это имеет особое значение в современных условиях, когда приспо­собляемость к внешней среде становится одним из основных фак­торов развития.

Практические задания

Тесты

1. Главной задачей менеджера является:

а) максимизация прибыли;

б) организация труда персонала;

в) поиск необходимых ресурсов для выполнения поставленной задачи;

г) получение максимальной отдачи от имеющихся ресурсов;

д) налаживание системы внутрифирменных коммуникаций;

е) развитие формальных и неформальных связей.

2. Менеджмент и управление — это:

а) одно и то же;

б) разные, не связанные между собой процессы;

в) взаимосвязанные процессы, в которых управление является особой областью менеджмента;

г) взаимосвязанные процессы, в которых менеджмент является особой областью управления.

3. Среди приведенных ниже утверждений одно является невер­ным. Назовите это утверждение.

а) управление возникло задолго до появления менеджмента;

б) основной функцией менеджмента является координация;

в) менеджер всегда выполняет управленческие функции;

г) менеджер может являться одновременно собственником предприятия;

д) менеджер может выполнять одновременно различные функции.

4. Какие функции менеджмента представлены в следующих случаях?

а) в целях использования новой технологии осуществляется обучение персонала;

б) в конце каждого месяца определяются фактические показа­тели работы коллектива;

в) в перспективе развития предприятия предусматривается пе­реход к выпуску новых видов товаров;

г) переход на новые расценки привел к росту производительно­сти труда;

д) на совещании у руководителя рассматривается вопрос об из­менении формы взаимодействия подразделений предприятия.

5. Использование какой функции менеджмента обеспечивает распределение работников по рабочим местам?

а) планирование;

б) координация;

в) контроль;

г) организация;

д) мотивация.

Кроссворд

По горизонтали:

1. Экономическое соперничество обособленных производи­телей.

3. Государство как элемент управления.

7. Торговля в широком смысле слова.

8. Компонент структуры управления организацией.

9. Член коллектива.

10. Способ осуществления управленческой деятельности ком­пании.

По вертикали:

2. Управляемая система.

4. Разъездной представитель торговых предприятий.

5. Руководящее правило, которое вытекает из объективных за­кономерностей общественного развития.

6. Система взаимосвязанных элементов управления организа­цией.

Деловая ситуация

Для организации контроля исполнения плановых заданий на дере­вообрабатывающей фабрике «Десна» была использована система коммуникаций, при которой вся информация о ходе выполнения плана, возникающих трудностях и проблемах поступала к мастерам основных производственных участков, от них — к начальникам це­хов, от начальников цехов — в администрацию фабрики.

По существующей на фабрике традиции мастер анализировал текущие результаты выполнения плана и передавал вышестоящей инстанции сделанные им выводы. По такому же принципу с посту­пившей к нему информацией работал начальник цеха.

Роль руководства фабрики сводилась к ознакомлению с инфор­мацией, поступавшей от начальников цехов.

Задание

Проанализируйте ситуацию с организацией контроля выполнения плановых заданий, сложившуюся на деревообрабатывающей фаб­рике. Оцените качество контроля. Что бы вы порекомендовали ди­ректору фабрики?