§ 8. Поля злиття

У цьому параграфі:

• Процедура злиття

• Підключення документа до джерела даних

• Уточнення списку одержувачів або його елементів

• Додавання в документ полів злиття (покажчиків місця заповнення)

• Встановлення відповідності полів злиття і файлу даних

• Введення вмісту і додавання полів

• Попередній перегляд і завершення злиття

• Завершення злиття і друк складених документів

• Збереження основного документа

• Процедура злиття

Процедура злиття

Процедура злиття застосовується, коли потрібно створити і роздрукувати комплект документів, наприклад, конверти (наклейки) з адресами або листи на бланках, які розсилаються великому числу замовників. Кожен лист або конверт містять загальні та індивідуальні відомості. Наприклад, в листі має бути звернення до замовника на прізвище та ім’я. Індивідуальні відомості для кожного листа або конверта поступають з певного джерела даних. Місце, де мають розташовуватися в документі індивідуальні відомості, такі як адреса або ім’я клієнта, позначають покажчиками місця заповнення, які називають полями злиття (рис. 8.1).

Рис. 8.1. Приклад структури документа з полями злиття

Процес злиття документів складається з декількох дій:

• Налаштування основного документа, який містить текст і графіку, що є загальними для всіх версій складеного документа, наприклад, зворотна адреса або вітання на бланку листа.

• Підключення документа до джерела даних – файлу, що містить відомості, які повинні вставлятися в документ, наприклад, прізвища й адреси одержувачів.

• Уточнення списку одержувачів або елементів. Якщо потрібно створити копії лише для певних елементів файлу даних, треба вибрати елементи (записи), які потрібно включити в список.

• Програма Word створює копію основного документа для кожного елементу або запису файлу даних.

• Додавання в документ полів злиття, які заповнюватимуться відомостями з файлу даних.

• Попередній перегляд і завершення злиття. Перш, ніж друкувати весь комплект копій документа, кожну з копій можна заздалегідь проглянути.

• Роздрук результатів злиття – комплекту документів.

Для злиття використовуються команди вкладки Розсилки (рис. 8.2).

Рис. 8.2. Вкладка Розсилки

Крок за кроком здійснити весь процес дозволяє область завдань Злиття. Щоб скористатися областю завдань, в групі Розпочати злиття на вкладці Розсилки виберіть пункт Розпочати злиття, а потім пункт Майстер злиття електронних повідомлень (рис. 8.2). Досвідчені користувачі самостійно застосовують команди з вкладки Розсилки просуваючись по групам зліва направо.

Рис. 8.3. Меню Розпочати злиття

Найчастіше за допомогою злиття створюють такі пакети документів:

• Комплект конвертів. Зворотні адреси на всіх конвертах однакові, проте адреса одержувача в кожному інша. Виберіть пункт Конверти і на вкладці діалогового вікна Параметри конверта вкажіть розмір конверта і форматування адрес.

• Комплект наклейок з адресами. На кожній наклейці друкуються інші прізвище й адреса. Виберіть пункт Наклейки і в діалоговому вікні Параметри етикетки вкажіть потрібний тип наклейки.

• Комплект документів на бланку або повідомлень електронної пошти. Основний вміст усіх листів або повідомлень є однаковим, але кожне містить відомості, призначені для певного одержувача, наприклад, прізвище, адреса тощо. Виберіть Листи або Повідомлення електронної пошти в групі Розпочати злиття.

• Каталог або папка. Для кожного елементу відображуються відомості одного й того ж типу, наприклад ім’я або опис, проте для кожного елементу вони інші. Клацніть Каталог, щоб створити документ такого типу.

Підключення документа до джерела даних

Щоб виконати злиття даних в основному документі, необхідно підключити цей документ до джерела даних (файлу), тобто вибрати одержувачів. Якщо файлу даних ще не існує, його можна створити в процесі злиття.

Уточнення списку одержувачів або його елементів

При підключенні до певного файлу даних не завжди потрібно переносити дані всіх записів в основний документ. Щоб обмежити список одержувачів або використовувати підмножину елементів файлу даних:

1. На вкладці Розсилки в групі Розпочати злиття виберіть команду Редагувати список одержувачів.

Рис. 8.4. Діалогове вікно Одержувачі злиття

2. У діалоговому вікні Одержувачі злиття виконайте одну з дій:

• Вибір окремих записів. Встановіть прапорці лише напроти тих одержувачів, які мають бути включені в список. Якщо відомо, що в документ потрібно включити лише декілька записів, можна зняти прапорець в рядку заголовка, а потім виділити лише потрібні записи. Аналогічно, якщо потрібно включити в документ велику частину списку, встановіть прапорець в рядку заголовка, а потім зніміть прапорці з тих записів, які не потрібно включати.

• Сортування записів. Клацніть заголовок стовпця елементу, за яким потрібно виконати сортування. Список відсортується в алфавітному порядку за збільшенням (від А до Я). Знову клацніть заголовок стовпця, щоб відсортувати список в алфавітному порядку за зменшенням (від А до Я).

• Фільтрування записів. Ця функція корисна, якщо список містить записи, які не потрібно бачити або включати їх у документ. Після фільтрування списку можна використовувати прапорці для включення і виключення записів.

Додавання в документ полів злиття (покажчиків місця заповнення)

Після підключення основного документа до файлу даних можна вводити текст документа і додавати поля злиття, які вказуватимуть на місце, де в кожній копії документа повинні вставлятися дані з джерела. Поля відповідають заголовкам стовпців у файлі даних (рис. 8.5). Стовпці файлу даних є категоріями даних. Поля, що додаються до основного документа, є покажчиками місця заповнення для цих категорій. Рядки файлу даних є записами даних.

Рис. 8.5. Структура файлу даних

При розміщенні поля в основному документі мається на увазі, що в місці його розташування повинна з’явитися певна категорія даних, напр. прізвище або адреса.

При виконанні злиття Word створює копію документа для кожного запису. Дані першого рядка файлу даних замінюють поля в основному документі, створюючи перший складений документ. Дані другого рядка файлу даних заміщають поля утворюючи другий складений документ, і т. д (рис. 8.6).

Рис. 8.6. Процес злиття (утворення складених документів)

Часто в одному блоці необхідно використати декілька полів, наприклад «Блок адреси» комбінується з полів, які включають прізвище, ім’я, вулицю і № будинку, місто та індекс (рис. 8.7). Складені поля можна налаштовувати.

Рис. 8.7. Складені поля

Встановлення відповідності полів злиття і файлу даних

Щоб не було сумнівів, що Word знайде у файлі даних кожен стовпець, що відповідає кожній адресі або елементу вітання, необхідно перевірити відповідність полів злиття стовпцям у файлі даних. Для цього служить пункт Добір полів у групі Поля для записування та вставлення на вкладці Розсилки.

Відкриється діалогове вікно Добір полів (рис. 8.8). Елементи адреси і вітання знаходяться зліва. Заголовки стовпців з файлу даних – справа.

Рис. 8.8. Вікно Добір полів

Введення вмісту і додавання полів

В основному документі поставте курсор, де необхідно вставити поле.

Скористайтеся групою Поля для записування та вставлення. Додайте будь-які з таких елементів:

• Блок адреси з ім’ям, поштовою адресою та іншими відомостями

1. Виберіть пункт Блок адреси.

2. У діалоговому вікні Вставлення блока адреси виберіть необхідні елементи адреси і формати відображення, а потім натисніть кнопку ОК.

3. Якщо з’явиться діалогове вікно Добір полів, значить не знайдено якісь відомості, необхідні для блоку адреси. Клацніть стрілку поряд з пунктом (не відповідає) та виділіть відповідне поле в джерелі даних, потрібне для злиття.

Рис. 8.9. Вікно Вставлення блока адреси

• Рядок вітання

1. Виберіть пункт Рядок привітання.

2. Виберіть формат рядка вітання, який включає звернення, ім’я і знак пунктуації, наступний за ім’ям.

3. Виберіть текст рядка вітання для випадків, коли ім’я одержувача недоступне, напр., коли джерело даних не містить прізвища одержувача, а лише назву компанії.

4. Натисніть кнопку ОК.

5. Якщо з’явиться діалогове вікно Добір полів, програма не знайшла деякі відомості, необхідні для рядка вітання.

Рис. 8.10. Вікно Вставити рядок привітання

• Окремі поля

Відомості можна вставляти з окремих полів (прізвище, телефон, місто, назва організації). Щоб швидко додати поле з файлу даних в основний документ, клацніть стрілку поруч зі списком Додати поле злиття (рис. 8.11), а потім виберіть ім’я поля. Аби використовувати більшу кількість параметрів для окремих полів у документі:

1. У групі Поля для записування та вставлення виберіть команду Додати поле злиття.

2. У діалоговому вікні Додавання поля злиття (рис. 8.12):

• Щоб виділити поля адреси, які автоматично відповідатимуть полям джерела даних, навіть якщо поля джерела мають інші назви, виберіть пункт Поля адреси.

• Щоб виділити поля, які завжди використовують дані безпосередньо зі стовпця файлу даних, виберіть пункт Поля бази даних.

3. У списку Поля: клацніть необхідне поле.

4. Натисніть кнопку Вставити, а потім Закрити.

5. Якщо з’явиться діалогове вікно Добір полів, програма не знайшла деякі відомості, необхідні для вставки поля.

Рис. 8.11. Список Додати поле злиття Рис. 8.12. Вікно Додавання поля злиття

Попередній перегляд і завершення злиття

Після того, як усі поля додані в основний документ, можна проглянути попередні результати злиття. Для перегляду виконайте одну з таких дій у групі Результати попереднього перегляду (рис. 8.2) вкладки Розсилки:

1. Клацніть Попередній перегляд результатів.

2. Прогляньте посторінково кожен складений документ за допомогою кнопок-стрілок Наступний запис і Попередній запис.

3. Проглянете конкретний документ за допомогою команди Пошук одержувача.

Завершення злиття і друк складених документів

Складені документи можна друкувати або змінювати окремо. Це може бути зроблено для всіх або для частини документів.

1. На вкладці Розсилка в групі Завершення виберіть пункт Завершити й об’єднати, а потім клацніть Друкувати документи.

2. Виберіть, що слід друкувати: весь набір документів, лише копію, яка відображена зараз, чи підмножину документів за вказаним номером запису.

Збереження основного документа

Складені документи зберігаються окремо від основного, оскільки він може знадобитися при виконанні злиття в майбутньому. При збереженні основного документа зберігається і його підключення до файлу даних. Наступного разу, коли документ буде відкритий, програма запитає, чи потрібні відомості з цього файлу даних для нового злиття в основний документ.

Питання для самоконтролю:

1. Для чого застосовується процедура злиття в текстовому редакторів?

2. З яких дій складається процес злиття документів?

3. Які пакети документів найчастіше створюють за допомогою злиття?

4. Що таке «файл даних» і «поле злиття»?

5. Як створити джерело даних?

6. Для чого потрібні складені поля?

7. Як встановити відповідність полів злиття і файлу даних?

8. Опишіть процедуру злиття для створення комплекту конвертів.