§ 4. Введення та редагування текстової інформації. Перевірка орфографії та граматики

У цьому параграфі:

• Введення та редагування текстової інформації

• Вставляння символів

• Переміщення по тексту

• Виділення тексту

• Режими вставки і заміни

• Основні команди редагування

• Буфер обміну

• Команди відміни і повернення дії

• Пошук у документі

• Заміна даних

• Використання позначки (закладки)

• Перевірка правопису в документі

• Перевірка документа вручну

• Автоматичне виправлення орфографічних помилок

• Багаторазове використання і розповсюдження частин документа

• Створення стандартного блоку

• Використання стандартного блоку

• Словник синонімів

Введення та редагування текстової інформації

Введення даних у документ Word зазвичай не викликає жодних проблем навіть у досвідчених користувачів. Microsoft Office підтримує введення та редагування тексту будь-якою мовою, що підтримується та є активованою у Windows. Основна мова редагування – це мова, яку використовують для більшості документів і для якої відображені відповідні шаблон, шрифти, колекція нумерації й маркерів та інші засоби. Вводити й редагувати текст можна будь-якою мовою, а для використання засобів перевірки правопису для певної мови необхідно інсталювати мовний пакет. Вікно програми є чистим аркушем, на якому текст набирається за допомогою клавіатури. Курсор вказує місце, де буде вводитися текст. Досягши краю сторінки, курcop автоматично переходить на початок наступного рядка. Натискати клавішу Enter слід лише для того, щоб розпочати новий абзац.

Вставляння символів

Як правило, для набору тексту використовують універсальні шрифти, що містять велику кількість різних символів. Зрозуміло, що не всі з них розташовані на клавіатурі. Зазвичай на комп’ютері встановлено декілька текстових служб і мов вводу (напр.: англійська EN, українська UK, російська RU). Переключення мови за допомогою мовної панелі на Панелі інструментів дозволяє змінити розкладку клавіатури і набирати текст на потрібній мові. Це переключення зручно робити за допомогою клавіш (Alt + Shift або Ctrl+ Shift).

Для довідки: Інколи при наборі спеціалізованих текстів треба обрати (або встановити) шрифт з певним комплектом символів або специфічним виглядом. Для того, щоб програма коректно зчитувала українське кодування символів цей шрифт має підтримувати кирилицю. Зауважимо, що деякі кирилізовані шрифти розроблені для інших слов’янських мов і не містять усіх українських символів. На жаль, хоч і створена універсальна система Unicode, досі не існує єдиного кодування. Така ситуація склалася через обмежені можливості на початку створення комп’ютерних програм, коли для кодування використовували лише 256 символів – перша половина спільна для всіх, а друга – для певної мови. Інколи використовують також шрифти, які містять не букви, а спеціальні символи (напр. шрифт Wingdings).

Рис. 4.1. Список кнопки Символи

Для вставляння в документ символів, відсутніх на клавіатурі, потрібно:

• встановити курсор у місце, де слід вставити символ; у групі Символи вкладки Вставлення вибрати команду Символ. У списку, що розкрився (рис. 4.1), з’являться двадцять останніх символів, які обирав користувач. Для вставляння достатньо вибрати та натиснути будь-який з них;

• щоб вибрати інший символ слід натиснути кнопку Інші символи. Відкриється вікно Символ (рис. 4.2);

• у полі переліку Шрифт: при потребі вибрати конкретний набір символів;

• натиснути мишею потрібний символ і кнопку Вставити або двічі клацнути по ньому.

Вкладка Спеціальні символи дає змогу вставляти в текст деякі розповсюджені відображувані та невідображувані символи. Кожен символ може бути набраний за допомогою спеціальної комбінації клавіш, які можна для нього призначити на свій розсуд. Для цього використовуються клавіші Ctrl та Alt. Наприклад, букві «ґ» зручно призначити комбінацію Ctrl +г.

Рис. 4.2. Вікно Символ

Доцільно запам’ятати комбінації клавіш для швидкого вставляння найбільш уживаних спеціальних символів:

• нерозривний пробіл – Ctrl + Shift + [пробіл] (слід використовувати замість пробілу між прізвищем та ініціалами, числом та одиницею його вимірювання та ін.);

• рекомендований перенос – Ctrl + _ (використовується для позначення у слові місця, в якому бажано робити перенос);

• нерозривний дефіс – Ctrl + Shift + _ (дефіс, на якому забороняється переносити слово);

• тире – Ctrl + [знак – на цифровій клавіатурі];

• перенос рядка – Shift + Enter (використовується, наприклад, в заголовках для переносу решти тексту на наступний рядок, не розпочавши при цьому нового абзацу, тобто не створивши наступного заголовка);

• розрив сторінки – Ctrl + Enter.

Деякі знаки зручно вводити за допомогою автозаміни, наприклад, введіть «-->>» щоб отримати «», «(c)», щоб отримати «©» тощо. Для вставляння символів можна також використати Таблицю символів Windows з меню Пуск.

На жаль, далеко не завжди з першого разу вдається набрати складний текст без помилок. Його доводиться редагувати, тобто перевіряти наявність граматичних і синтаксичних помилок, переставляти слова місцями, вилучати фрагменти дописувати нові. На комп’ютері, зрозуміло, виконати це набагато легше, ніж на папері, — не потрібно набирати текст знову, якщо Ви допустили помилку, ввели непотрібне слово або поміняли місцями підмет і присудок.

Чим більшою кількістю операцій редагування володіє користувач, тим менше дій виконуватимете, щоб надати тексту належного вигляду. Використовуючи команди копіювання і вставляння, можна за лічені хвилини впорядкувати найскладніший текст. Користуючись пошуком і заміною – замінити одне слово іншим відразу і усьому документі. Включивши перевірку орфографії, Ви будете впевнені, що не допустили граматичних помилок.

Зауважимо, що професіонали при наборі тексту, а тим більше під час його редагування і форматування як правило включають відображення на екрані всіх недрукованих символів. Для цього служить кнопка ¶ (Відобразити всі знаки), яка знаходиться в групі Абзац вкладки Основне. У такому режимі видно пропуски, мітки кінця абзацу, розриви сторінки та низку інших знаків, які допомагають якісно та швидко створити документ.

Засоби вилучення символів тексту такі:

• ліворуч від позиції курсору за допомогою клавіші Backspace;

• праворуч від позиції курсору за допомогою клавіші Delete.

Для вилучення виділеного фрагмента тексту досить натиснути на клавішу Delete або Backspace.

Переміщення по тексту

На екрані відображається лише частина тексту. Для перегляду решти тексту використовують мишку, клавіші керування курсором або комбінації клавіш.

Для вертикального та горизонтального переміщення по тексту (навігації) користуються смугами вертикального та горизонтального перегляду:

• для плавного переміщення натискають на верхню або нижню кнопку зі стрілкою;

• для швидкого переміщення фіксують курсор на повзунку, натискають на ліву клавішу мишки і, не відпускаючи її, пересувають у потрібному напрямку;

• якщо клацнути лівою клавішею мишки на смузі перегляду між повзунком і однією з кнопок зі стрілкою, то текст пересунеться на один екран;

• якщо натиснути на кнопки з подвійними стрілками, то текст переміститься посторінково.

За допомогою клавіатури текст переглядають так:

• натискаючи на клавішу Page Down (Pg Dn), переміщають документ на один екран вниз;

• натискаючи на клавішу Page Up (Pg Up), переміщають документ на один екран вгору;

• для переходу до початку документа натискають на клавіші Ctrl+Home;

• для переходу до кінця документа натискають на клавіші Ctrl+End.

Виділення тексту

Програми пакету Office побудовані за моделлю «об’єкт – операція», тобто для більшості операцій редагування (копіювання, переміщення, видалення тощо) і форматування тексту, необхідно спочатку виділити потрібну ділянку текстової інформації.

Коли активний текстовий курсор, програма перебуває у режимі введення, коли ж виділено фрагмент – у режимі виділення. Якщо в режимі виділення набрати на клавіатурі символ, усе виділення заміниться на цей символ. Однак це відбувається лише тоді, коли ввімкнуто параметр Замінювати виділений текст під час введення у розділі Додатково вікна Параметри Word (група Параметри редагування). В іншому разі символ з’явиться перед виділеним фрагментом, а виділення скасується.

Для виділення (виокремлення) тексту можна використовувати як мишу, так і клавіатуру: Встановивши курсор у необхідному місці й утримуючи натиснутою ліву кнопку, мишею виділяють потрібну ділянку тексту: від одного символу (чи пропуску) до всього тексту. Виділений фрагмент у Word 2010 буде позначений (замаркований) голубим фоном (у попередніх версіях програми колір тексту змінювався на негативний). При цьому виділяти можна лише в одному напрямі, тобто не можна виділивши текст в один бік, продовжити виділення в інший. Зручно розмістити курсор у початковій позиції і при натиснутій клавіші Shift клацнути лівою кнопкою миші в кінцевій точці фрагмента, який треба виділити.

Для виділення фрагментів передбачена так звана смуга виділення (непозначена вертикальна смуга вздовж лівого краю масиву тексту, де курсор перетворюється на стрілку, спрямовану вправо і вгору). У смузі виділення рядок виділяється клацання лівою кнопкою миші, абзац – подвійним клацанням, весь документ – потрійним. Протягування курсору миші у смузі виділення при натиснутій лівій кнопці виділяє текст рядками.

Якщо в режимі Розмітка сторінки текст виділяється мишею, при досягненні покажчиком нижнього краю вікна документ починає прокручуватися. Якщо вивести курсор за межі вікна програми швидкість збільшується і зупинити виділення в потрібному місці досить складно.

Окрім миші для виділення фрагментів тексту часто використовують клавіатуру. Встановивши курсор в необхідному місці та утримуючи Shift, можна виділяти текст за допомогою клавіш управління курсором. Клавішу Shift зручно використовувати для виділення великої ділянки тексту. Зазначимо, що при виділенні за допомогою миші спочатку відбувається виділення символами, а після того, як виділене все слово, цілими словами. Тому, якщо потрібно виділити частини двох сусідніх слів, треба скористатися клавіатурою.

Окрім вказаних вище у Word є велика кількість інших способів виділення різний фрагментів тексту:

• слова – двічі клацнути кнопкою миші;

• речення – клацнути на будь-якому його слові при натиснутій клавіші Ctrl;

  • одного рядка – помістити покажчик миші на ліве поле сторінки і коли він перетвориться на стрілку клацнути один раз;

• поточного абзацу – можна використовувати один зі способів:

• клацнути три рази лівою кнопкою миші в будь-якому місці абзацу;

• помістити покажчик миші на ліве поле сторінки і клацнути двічі;

• всього тексту – можна застосовувати один зі способів:

• помістити покажчик миші на ліве поле сторінки і клацнути три рази;

• натиснути поєднання клавіш Ctrl+А;

• виділення по вертикалі прямокутного фрагмента тексту – натиснути й утримувати клавішу Alt при виділенні мишею;

• декількох непослідовних ділянок тексту – натиснути й утримувати клавішу Ctrl при виділенні мишею.

У Word також є режим розширеного виділення за допомогою послідовного натискання клавіші F8:

• один раз клавішу F8 – для виділення слова, в якому знаходиться курсор;

• двічі клавішу F8 – для виділення речення, в якому знаходиться курсор;

• тричі клавішу F8 – для виділення поточного абзацу;

• чотири рази клавішу F8 – для виділення всього документа.

Для виключення режиму розширеного виділення натисніть клавішу Esc.

Якщо після натиснення клавіші F8 натиснути End, виділиться фрагмент тексту від місця розташування курсору до кінця рядка. Якщо після F8 послідовно натиснути Ctrl+End, виділиться фрагмент до кінця документа.

Аналогічно працює клавіша Home. Для відміни натисніть Esc.

Режими вставки і заміни

За промовчанням у Word включений режим вставки символів і під час редагування тексту нові набрані символи посувають попередній текст. Однак є можливість під час редагування заміняти кожним новим введеним знаком по одному символу попереднього тексту. Цей режим називається режимом заміни й активується, як правило, клавішею Ins. Часто недосвідчені користувачі випадково натиснувши цю клавішу не можуть зрозуміти, чому «зникає» набраний текст. Для того, щоб позволити програмі переходити в режим заміни символів, треба поставити прапорець Використовувати клавішу Insert для керування режимом заміни у вікні Параметри Word (розділ Додатково, група Параметри редагування).

Основні команди редагування

Основними командами редагування є Вирізати, Копіювати і Вставити.

Зазвичай при редагуванні ці команди використовуються в такій послідовності: Копіювати → Вставити або Вирізати → Вставити.

За допомогою цих команд можна швидко робити копії фрагмента або всіх елементів документа, чи всього документа повністю, переміщувати ділянки тексту, об’єкти тощо. Не дивлячись на те, що головним призначенням команд Вирізати, Копіювати і Вставити є копіювання і переміщення ділянок тексту в процесі редагування, вони дуже допомагають і при наборі тексту, якщо він містить однакові елементи, наприклад слово «Word» у цій книзі.

Як було зазначено, перш ніж копіювати чи вирізати текст, його обов’язково потрібно виділити, щоб вказати програмі, з якою ділянкою тексту треба провести операцію. Копіювати або переміщувати текст можна декількома способами:

• за допомогою кнопок групи Буфер обміну вкладки Основне (рис. 4.3);

• контекстного меню, що з’являється при клацанні в тексті правою кнопкою миші (рис. 4.4);

• поєднань клавіш:

Ctrl+X або Sift+ Delete – вирізати;

Ctrl+C або Ctrl+Ins – копіювати;

Ctrl+V або Sift+Ins – вставити.

Є ще один спосіб редагування тексту, яким часто користуються для прискорення роботи за допомогою миші – drag-and-drop (перетягнути і залишити). Потрібно навести курсор на попередньо виділений фрагмент тексту, натиснути на ліву клавішу і, коли курсор змінить свій вигляд, утримуючи клавішу перетягнути текст у потрібне місце та відпустити клавішу (ця операція аналогічна до дії команд Cut+Paste). Для того, щоб при цьому не вирізати, а скопіювати фрагмент тексту, потрібно при виконанні цієї операції одночасно натиснути й утримувати клавішу Ctrl.

Рис. 4.3. Група Буфер обміну вкладки Основне та область завдань Буфер обміну

Після вставляння текстового фрагменту справа від нього з’являється кнопка Параметри вставлення, яка дозволяє налаштувати формат скопійованого тексту (рис. 4.5), наприклад: зберегти вихідне форматування чи використати форматування кінцевого фрагмента, тобто призначити формат, притаманний місцю вставлення. Кнопка щезає після наступної дії користувача.

Рис. 4.4. Контекстне меню Рис. 4.5. Меню кнопки Параметри вставлення

– Зберегти вихідне форматування;

– Об’єднати форматування;

– Зберегти лише текст.

Буфер обміну

При вирізанні або копіюванні виділений фрагмент поміщається в буфер обміну і при цьому стає доступним не лише для документів Word, а й для всіх програм пакету Microsoft Office та багатьох інших програм. Аналогічно можна вставити в документ Word текст або інші дані, скопійовані з іншого додатку, з Інтернет-сторінки тощо. Операції, пов’язані з буфером обміну, відносяться не лише до текстових даних, але і до графічних об’єктів, виносок, гіперпосилань тощо. Зверніть увагу, що текст, переміщений або скопійований з одного місця документа в інше за допомогою миші, в буфер обміну не заноситься.

Буфер обміну в Microsoft Word 2010 дозволяє зберігати до 24 об’єктів. Якщо Ви працюєте в звичайному режимі, в буфері зберігаються лише останні скопійовані дані. У розширеному ж режимі можна працювати одночасно з 24 фрагментами даних.

Щоб активувати цей режим, потрібно клацнути на стрілці в правому нижньому куті групи Буфер обміну вкладки Основне. У лівій частині вікна з’явиться область завдань Буфер обміну (рис. 4.3), в якій видно перші слова скопійованих текстових фрагментів і зменшені зображення графічних об’єктів. Біля кожного об’єкта є значок, що показує тип об’єкта (документ Word, таблиця Excel та ін.).

За промовчанням при виконанні команди Вставити Word вставляє в те місце документа, де встановлений курсор, об’єкт, занесений в буфер останнім. Область завдань Буфер обміну дозволяє вибрати об’єкт вставлення. Щоб вставити об’єкт досить встановити курсор у потрібне місце документу і клацнути на обраному фрагменті в області завдань. Є можливість вставити всі скопійовані фрагменти. Усі фрагменти тексту з’являться в документі в тому порядку, в якому вони були скопійовані у буфер.

Щоб відключити розширений режим роботи з буфером обміну, виконайте одну з наступних дій:

• закрийте область завдань Буфер обміну, клацнувши на кнопці Закрити;

• клацніть правою кнопкою миші на значку Буфер обміну, який знаходиться в області повідомлень Панелі задач, і виберіть команду Припинити збір даних.

Можна зробити так, щоб скопійовані дані завжди заносилися в буфер незалежно від того, чи відкрита область завдань Буфер обміну. Для цього потрібно клацнути на кнопці Параметри в області завдань Буфер обміну і в меню, що з’явилося, вибрати команду Збирати дані без відображення буфера обміну Office. Крім того, в цьому меню можна включити можливість відкриття області завдань Буферу обміну при подвійному натисненні поєднанні клавіш Ctrl+C.

Команди відміни і повернення дії

У процесі редагування (як і виконання будь-яких інших операцій у Word) ніхто не застрахований від помилок. Можна помилитися і при переміщенні тексту, і при виборі розміру шрифту, і багато в чому іншому. Для виправлення помилок в програмі передбачена можливість відміни дій, виконаних під час сеансу роботи з документом. Останню дію можна відмінити, скориставшись поєднанням клавіш Ctrl+Z або натиснувши кнопку Відмінити на панелі швидкого доступу.

Зверніть увагу, що відмінити можна не лише одну дію. Word запам’ятовує близько 100 дій користувача. Проте слід пам’ятати, що не можна відмінити передостанню дію, не відміняючи останню, тобто відміняти дії можна лише послідовно.

Аби відмінити декілька дій, використовуйте один з наступних способів:

• натисніть поєднання клавіш Ctrl+Z стільки раз, скільки дій треба відмінити;

• клацніть на стрілці, розташованій праворуч від кнопки Відмінити, і виберіть кількість дій, що відміняються.

Якщо допущена помилка під час виправлення, передбачена команда, що дозволяє після відміни дій виконати операцію повернення. Для цього скористайтеся кнопкою Повернути, яка знаходиться на панелі швидкого доступу, або натисніть поєднання клавіш Ctrl+Y або F4.

Зверніть увагу, що кнопка Повернути активується тільки після відміни певної операції. До того, вона служить для повтору попередньої дії користувача (набору, редагування чи форматування) і називається Повторити.

Пошук у документі

При роботі з документами часто виникає необхідність звернутися до певного фрагмента тексту. Проте, якщо він містить багато сторінок, знайти потрібну ділянку буває важко. В цьому випадку зручно використовувати можливість пошуку. Крім того її можна використовувати для швидкого пересування по великих документах. У Word можна шукати як слова і словосполучення, так і спеціальні символи, а також форматування. Наприклад, можна задати для пошуку всі числа в тексті, всі слова, виділені синім кольором, абзаци з певними параметрами тощо.

Щоб знайти дані, необхідно викликати Область завдань Навігація (Перегляд результатів поточного пошуку) (рис. 4.6) чи діалогове вікно Пошук і замінювання (рис. 4.7). Це можна зробити, натиснувши поєднання клавіш Ctrl+F або клацнувши на кнопці Пошук → Пошук чи Розширений пошук групи Редагування вкладки Основне.

Рис. 4.6. Область завдань Навігація (Перегляд результатів поточного пошуку)

Рис. 4.7. Вікно Пошук і замінювання, вкладка Замінити

Для виконання пошуку за допомогою вікна Пошук і замінювання зробіть наступне:

1. Введіть числові або текстові символи, які треба знайти, в полі Знайти:. Натисніть кнопку Більше>>, щоб отримати додаткові можливості пошуку. Кнопка Формат дає змогу обмежити параметри пошуку, вказавши шрифт, формат абзацу, мову або стиль фрагмента. Кнопка Спеціальний потрібна для шукання спеціальних знаків пунктуації, форматування, меж розділів тощо.

2. Задайте напрям пошуку в списку, що розкривається. Шукати можна Вперед, Назад, Всюди. Зазвичай зручніше шукати в усьому документі. Напрям пошуку задається відносно встановленого в тексті курсору.

3. Встановіть прапорець Враховувати регістр, щоб шукати текстові дані з урахуванням регістра. Якщо цей прапорець не встановлений і в рядку пошуку вказано, наприклад, слово «Word», будуть знайдені слова в будь-якому регістрі наприклад «WORD», «Word» і «word». Якщо ж прапорець встановлений, буде знайдено лише значення «Word».

4. Встановіть прапорець Лише слово повністю, якщо значення, введене в поле пошуку, повинне повністю збігатися з шуканим текстом. Якщо цей прапорець не встановлений і в полі пошуку вказано, наприклад, слово «Word», програма може знайти такі слова, як «MicrosoftWord» або «Word2010». Якщо ж прапорець встановлений, буде знайдено лише «Word».

5. Натисніть кнопку Знайти далі. В цьому випадку програма виконає пошук і виділіть першу ділянку тексту, який відповідає заданим параметрам пошуку. Якщо шукане значення знайдене, натисніть кнопку Закрити. У разі потреби натисніть кнопку Знайти далі ще раз і т. д.

Кнопка Виділення під час читання позначає кольором усі знайдені в документі дані.

Заміна даних

Дуже часто водночас із пошуком здійснюється заміна. Наприклад, треба замінити термін, який зустрічається в документі багато разів. Щоб виправити помилку вручну, потрібно уважно прочитати весь текст і виправити неправильний термін. Його пошук і виправлення займе багато часу, помилкові дані можна випадково пропустити. Саме в таких випадках використовують заміну. Вона допомагає виправити подібні помилки автоматично.

Для заміни одного або декількох символів, слова або ділянки тексту необхідно перейти на вкладку Замінити діалогового вікна Пошук і замінювання. Вікно, відкрите на цій вкладці, можна викликати, натиснувши поєднання клавіш Ctrl+H або клацнувши на кнопці Замінити групи Редагування вкладки Основне.

Щоб замінити текст у документі, необхідно зробити наступне.

1. Введіть числові або текстові символи, які треба знайти, в полі Знайти. Натисніть кнопку Більше, щоб задати додаткові параметри пошуку.

2. Введіть в поле Замінити числові або текстові символи, якими треба замінити знайдені дані (рис. 4.7).

3. Натисніть кнопку Знайти далі. Коли в документі буде виділений текст, який потрібно замінити, натисніть кнопку Замінити. Текст буде замінений, а програма знайде і виділить наступний фрагмент тексту, який відповідатиме заданим критеріям пошуку. Якщо заміну необхідно продовжити, натисніть кнопку Замінити ще раз. Натисніть кнопку Закрити, коли операція пошуку буде завершена в усьому документі.

4. Якщо Ви впевнені, що замінити потрібно всі дані із заданими критеріями, які є у файлі, скористайтеся кнопкою Замінити Все.

Перехід

Команда Перейти зручна при роботі з великими документами, коли на те, щоб знайти той або інший об’єкт вручну може знадобитися досить багато часу. Об’єктом переходу може бути сторінка, розділ, виноска, рисунок тощо.

Для виклику вікна переходу натисніть поєднання клавіш Ctrl+G або клавішу F5.

Швидко вибрати об’єкт переходу можна за допомогою кнопки Вибір об’єкта переходу під вертикальною смугою прокрутки. При її натисненні відкривається невелике вікно, що дозволяє вибрати потрібний об’єкт (рис. 4.8). За допомогою кнопок у вигляді стрілок можна переходити до попереднього і наступного об’єктів обраного типу.

Рис. 4.8. Вікно Вибір об’єкта переходу

Використання позначки (закладки)

Для швидкого пошуку потрібного місця в документі можна встановити там позначку. Попередньо в цьому місці потрібно розмістити курсор і застосувати команду Закладка з групи Посилання вкладки Вставлення. У діалоговому вікні Закладка треба ввести ім’я нової позначки, яке повинно починатися з букви і мати не більше 40 символів, і натиснути кнопку Додати.

Для шукання позначеного тексту застосовують команду Перейти з вікна переходу (F5) або з діалогового вікна команди Закладка.

Перевірка правопису в документі

Редагування будь-якого тексту передбачає виправлення граматичних і орфографічних помилок. Microsoft Word має вбудовані засоби перевірки правопису для різних мов, які допомагають виправити більшість очевидних помилок. Крім того програма автоматично визначає мову тексту, що набирається і відповідні засоби перевірки орфографії та граматики. Проте жодна програмна перевірка правопису, навіть найдосконаліша, не виявить абсолютно всі помилки, тому завжди треба перечитувати текст самостійно. Word надає три способи перевірки і виправлення помилок:

• автоматична;

• перевірка документа вручну;

• автозаміна.

Ці способи можна використовувати як окремо, так і комплексно.

При автоматичному контролі орфографії і граматики Word перевіряє в тексті помилки безпосередньо при наборі. В такому разі відразу після того, як слово або речення набране, видно, допущена помилка чи ні: програма підкреслює слова, що містять граматичні помилки, зеленим кольором, а орфографічні – червоним.

Якщо клацнути на підкресленому слові або реченні правою кнопкою миші, з’явиться контекстне меню, в якому будуть запропоновані варіанти виправлення помилки. Якщо в словнику Word є схожі слова, то вони відображуються в цьому меню. Якщо клацнути на слові в меню, то воно буде вставлено замість помилкового. За допомогою цього меню також можна пропустити поточне помилкове слово і перейти до наступного, пропустити всі аналогічні помилкові слова або додати слово в словник програми. Це дуже корисна можливість, оскільки словник Word хоч і досить великий, але в ньому немає досить поширених слів. Особливо ця функція актуальна при роботі зі спеціалізованими текстами, наприклад медичними або технічними. Після додавання слова в словник воно не вважатиметься помилковим.

Якщо при введенні слів, які містять помилки, програма не підкреслює їх, значить автоматична перевірка правопису не включена. Щоб програма автоматично перевіряла орфографію і граматику, зробіть наступне:

1. Клацніть на вкладці Файл і натисніть кнопку Параметри.

2. Перейдіть в розділ Правопис.

3. Встановіть прапорці Автоматично перевіряти орфографію, Використовувати контекстну перевірку орфографії і Також перевіряти граматику області Під час виправлення орфографічних і граматичних помилок у Word.

У цьому вікні можна задати також багато інших параметрів перевірки правопису: варіанти перевірки, набори правил, словники, особливості перевірки (чи перевіряти Інтернет-адреси, слова з великих букв тощо).

Перевірка документа вручну

Автоматична перевірка не завжди зручна. Наприклад, якщо в тексті багато іноземних слів, які позначені як українські, підкреслення відволікатиме. В цьому випадку при наборі перевірку правопису краще відключити, а потім перевірити текст повністю, переглядаючи кожну помилку по черзі. Крім того, перевірка вручну зручна, якщо потрібно переконатися у відсутності помилок в якійсь частині документа (наприклад, при виведенні одного розділу на друк).

Для виконання перевірки правопису вручну використовується діалогове вікно Правопис. Для його виклику виконайте одну з наступних дій:

• скористайтеся кнопкою Правопис і граматика в групі Правопис вкладки Рецензування на стрічці (рис. 4.9);

Рис. 4.9. Група Правопис вкладки Рецензування

• виконайте команду Орфографія контекстного меню, яке з’являється при клацанні правою кнопкою миші на помилковому слові або реченні;

• натисніть клавішу F7.

Використовуючи діалогове вікно Правопис:, можна переглядати кожну знайдену помилку і приймати рішення про її виправлення (рис. 4.10).

Інший спосіб перевірки документа вручну – використання кнопки пошуку помилок на рядку стану. При клацаннях на цьому значку Word послідовно виділяє в тексті слова з помилками і виводить на екран контекстне меню, що містить варіанти дій з цим словом.

Автоматичне виправлення орфографічних помилок

Ця функція включена за промовчанням, і програма автоматично виправляє знайдені помилки. Однак у складних документах часто зустрічаються слова, які немає в словнику Word, тому для використання текстового редактора з професійною метою рекомендуємо відключити цю функцію:

1. Клацніть на вкладці Файл і натисніть кнопку Параметри.

2. Перейдіть у розділ Правопис.

3. Натисніть кнопку Параметри автовиправлення... в однойменній області. Відкриється вікно з налаштуваннями автозаміни.

4. Зніміть прапорець Автоматично виправляти орфографічні помилки в нижній частині вікна.

Рис. 4.10. Вікно Правопис

Крім перевірки правопису, Word має команду Автовиправлення, яка служить для виправлення помилок при наборі тексту (друкарських помилок). При введенні пилкового написання програма автоматично виправляє його на правильне. Це істотно прискорює набір тексту, оскільки користувачеві не потрібно відволікатися на виправлення друкарських помилок.

Microsoft Word містить список найбільш розповсюджених помилок і варіантів їх заміни (рис. 4.11). Цей список можна доповнити вручну:

1. Клацніть на вкладці Файл і натисніть кнопку Параметри.

2. Перейдіть в розділ Правопис.

3. Натисніть кнопку Параметри автовиправлення....

4. У вікні Автовиправлення перейдіть на вкладку Автозамінювання.

5. Поставте прапорець Замінювати текст під час введення.

6. У полі Замінити: введіть слово з помилкою, яке часто зустрічається в тексті (наприклад, «слоово»).

7. У полі На: наберіть правильний варіант написання («слово»).

8. Натисніть кнопку Додати, а потім ОК, щоб підтвердити введення нового значення. Тепер Word виправлятиме помилку автоматично, не запитуючи дозволу користувача.

Функцію автовиправлення можна використовувати не лише для усунення друкарських помилок, а й для швидкого введення часто вживаних слів і речень. Наприклад, якщо вам часто доводиться набирати словосполучення «навчальний заклад», введіть його в поле На: вікна Автовиправлення:, а в полі Замінити: наберіть «нз». Тепер після набору цих букв і пробілу з’явиться словосполучення.

У діалоговому вікні Автовиправлення: також встановлюються деякі налаштування, які істотно полегшують роботу. Обов’язково перевірте, чи встановлені такі прапорці:

• Виправляти ДВі ВЕликі букви на початку слова;

• Робити перші букви речення великими;

• Виправляти наслідки випадкового натиснення cAPS LOCK.

Рис. 4.11. Вікно Автовиправлення:, вкладка Автозамінювання

Зауважимо, що в разі включення параметру Робити перші букви речення великими наступне слово після крапки буде автоматично писатися з великої букви, що не завжди зручно.

Багаторазове використання і розповсюдження частин документа

Для багаторазового використання елементів тексту та інших частин документа призначені Стандартні блоки, які у Word 2010 зберігаються у вигляді колекцій. Стандартні блоки можна використовувати в будь-який момент. Їх можна також зберігати і використовувати за допомогою шаблонів.

Одним з типів стандартних блоків є автотекст (у попередніх версіях програми активувався на спеціальній вкладці у вікні Автовиправлення). Його застосовують для зберігання часто використовуваного тексту і графічних об’єктів, таких як стандарт фрази з контрактів або списків розсилки. Будь-який вибраний текстовий або графічний об’єкт може зберігатися в Організаторі стандартних блоків як елемент автотексту, якому привласнюється певна назва, що дозволяє швидко знаходити потрібний елемент.

Створення стандартного блоку

1. Виділіть текст або графічний об’єкт, який треба зберегти як стандартний блок багаторазового використання. Щоб зберегти з елементом форматування абзацу, у тому числі відступи, вирівнювання, міжрядкові інтервали і нумерацію сторінок – включіть у виділення знак абзацу (¶).

2. На вкладці Вставлення в групі Текст виберіть Експрес-частини, а потім клацніть Зберегти вибраний фрагмент у колекцію експрес-блоків... або поєднання клавіш Alt+F3.

Рис. 4.12. Вікно Створення стандартного блока

3. Введіть необхідні дані в діалоговому вікні Створення нового стандартного блоку:

• Ім’я – введіть назву для стандартного блоку.

• Колекція – виберіть колекцію, в якій зберігатиметься блок.

• Категорія – виберіть категорію, наприклад, Загальні або Вбудований, чи створіть нову категорію.

• Опис – введіть опис стандартного блоку.

• Зберегти в – у списку, що розкривається, виберіть назву шаблону.

• Параметри – виберіть: вставити на окрему сторінку, в окремий абзац чи на місце курсору.

Використання стандартного блоку

1. Клацніть у місці, де треба вставити стандартний блок у документ.

2. На вкладці Вставлення в групі Текст виберіть Експрес-частини, а потім клацніть Організатор стандартних блоків.

3. Виберіть потрібний блок. Якщо відоме ім’я стандартного блоку, клацніть Ім’я, щоб відсортувати блоки. Натисніть кнопку Вставити.

Словник синонімів

Редагування текстового документа – це не лише виправлення орфографічних помилок у словах і правильна побудова речень. Дуже важливою є також читабельність тексту. Потрібно робити мову тексту якомога різноманітнішою, а отже – знаходити для слів синоніми.

Рис. 4.12. Область завдань Довідкові матеріали Рис. 4.13. Список синонімів контекстного

меню слова «виправлення»

Щоб скористатися словником синонімів Word:

1. Встановіть курсор у слові, для якого потрібно підібрати синонім.

2. Натисніть кнопку Тезаурус, яка знаходиться в групі Правопис вкладки Рецензування на стрічці, або скористайтеся поєднанням клавіш Shift+F7.

3. Виберіть відповідний синонім в області завдань Довідкові матеріали, що з’явилося (рис. 4.12). Клацніть на трикутнику, розташованому праворуч від нього, і виконайте команду Вставити. Слово буде замінено синонімом. Крім того, можна використати команду Синоніми контекстного меню (рис. 4.13).

Питання для самоконтролю

1. Як вводиться текстова інформація в комп’ютер?

2. Як за допомогою клавіатури швидко перейти на початок наступної сторінки або в кінець документа?

3. Чим відрізняється перегляд документа за допомогою смуг прокручування та клавіш керування курсором?

4. Як у редакторі за допомогою миші виділити слово, рядок, речення, абзац?

5. Де розміщується смуга виділення у вікні редактора Word?

6. Що таке режим вставки та як його ввімкнути?

7. Якими способами можна виділити прямокутні фрагменти тексту у Word?

8. Як у редакторі Word можна швидко за допомогою клавіатури виділити слово, речення, абзац?

9. Які є операції редагування текстової інформації?

10. Як видалити символ, фрагмент тексту, слово перед і після курсору?

11. Чим відрізняється копіювання фрагментів тексту з використанням Буфера обміну і без нього?

12. Як у редакторі Word можна скопіювати чи перемістити фрагмент тексту за допомогою правої кнопки миші?

13. Як перемістити чи скопіювати фрагмент тексту в інший документ?

14. Як скасувати дії, що були виконані за останньою командою?

15. Для чого призначене діалогове вікно Знайти і Замінити?

16. Охарактеризуйте способи перевірки і виправлення помилок у документі.

17. Чим відрізняються автовиправлення і автотекст?

18. Як створити елемент автовиправлення?

19. Як створити стандартний блок чи елемент автотексту?

20. Як вставити стандартний блок в документ?

21. Як використовують словник синонімів?