§ 2. Завантаження текстового редактора. Створення, завантаження та збереження файлів-документів

У цьому параграфі:

• Завантаження текстового редактора

• Відкриття документа

• Відкриття часто використовуваних файлів

• Збереження документа

• Збереження нового документа

• Збереження всіх відкритих документів

• Автозбереження

• Захист документа за допомогою пароля

• Одночасна робота з декількома документами

• Закривання програми

Завантаження текстового редактора

Для запуску редактора MS Word 2010 потрібно скористатися головним меню – клацнути лівою кнопкою мишки на кнопку Пуск (Start), вибрати пункт меню Всі програми (Programs), далі Microsoft Office і потім клацнути лівою клавішею мишки на пункті Microsoft Word 2010 або двічі клацнути лівою клавішею мишки на піктограмі ярлика Microsoft Office Word на Панелі задач чи Робочому столі. Можливі й інші способи запуску редактора. Після заставки на екрані монітора з’явиться вікно Word.

Рис. 2.1. Подання Backstage

У програмі Word при відкритті автоматично створюється порожній документ, однак інколи потрібно створювати документи вручну. Щоб створити новий документ, потрібно клацнути на вкладці Файл (рис. 2.1), при цьому активізується Подання Backstage і вибрати в його меню команду Створити або натиснути поєднання клавіш Ctrl+N.

При виконанні команди Створити меню вкладки Файл відображається вікно Створення документа (рис. 2.1). У цьому вікні треба вибрати шаблон, на основі якого буде створений документ і натиснути кнопку Створити. Для створення простих документів використовується тип Новий документ (шаблон Normal).

При натисненні поєднання клавіш документ буде створений автоматично на базі шаблону Normal. Цей шаблон є базовим для більшості документів, містить базові налаштування і є файлом без тексту, який використовується як основа для документа.

Відкриття документа

У процесі роботи користувачеві часто доводиться не лише створювати документи, а й вносити зміни до тих, що існують. Інколи при роботі з документом виникає необхідність переглянути ще один документ з метою копіювання даних, порівняння тощо. Щоб це зробити, необхідно відкрити документ. Як і більшість дій у середовищі Windows, це можна зробити декількома способами.

Відкрити документ Word поза вікном програми можна:

• двічі клацнувши на його назві кнопкою миші у вікні папки;

• клацнувши правою кнопкою миші на назві файла і вибравши в контекстному меню команду Відкрити;

• виконавши команду Пуск  Недавні документи (якщо з документом працювали недавно). Ця можливість залежить від версії операційної системи Windows та її налаштувань.

Очевидно, документ, який Ви відкриваєте, має бути створений у форматі, розширення якого підтримує Word (не обов’язково *.doc чи *.docx). На те, що файл є документом Microsoft Word, вказує значок, розташований поряд з назвою файла (рис. 2.2).

Рис. 2.2. Ярлики Microsoft Word 1997-2003 і Microsoft Word 2010

При відкритті файла одним з перелічених способів буде запущена програма Microsoft Word і в ній буде відкритий вибраний документ. Якщо програма була запущена, але в ній не було відкрито жодного документа, файл відкриється в тому ж вікні. Якщо з якимось документом вже працювали, відкриється додаткове вікно. Щоб відкрити документ у програмі Word, потрібно виконати команду Відкрити меню вкладки Файл або натиснути поєднання клавіш Ctrl+O. Який би спосіб не був використаний, з’явиться вікно відкриття документа (рис. 2.3).

Щоб відкрити файл за допомогою цього вікна, зробіть наступне:

1. Виберіть диск, на якому знаходиться файл.

2. Виберіть папку, в якій зберігається файл.

3. Клацніть на назві файла двічі або виділіть його і натисніть Відкрити.

За промовчанням (тобто, за початковими налаштуваннями, якщо їх не змінювали) у вікні Відкриття документа відображується вміст папки Мої документи. Якщо відкрити документ з іншої папки, програма запам’ятає її та наступного разу при виклику вікна Відкриття документа покаже її вміст. Проте після закриття Word під час наступного сеансу роботи програма знову відображатиме вміст папки, призначеної за промовчанням.

У лівій частині вікна Відкриття документа знаходяться ярлики до тих папок, з яких документи відкриваються найчастіше. Це – Панель адрес, на якій знаходяться посилання на такі папки:

Рис. 2.3. Вікно Відкриття документа

• Надійні шаблони – шаблони документів Word;

• Недавні документи – документи, з якими користувач недавно працював;

• Робочий стіл – файли, винесені на Робочий стіл;

• Мої документи – документи, що знаходяться в папці Мої документи;

• Мій комп’ютер – дозволяє відкрити документи з будь-якого з наявних жорстких, гнучких і компакт-дисків, флеш-пристроїв чи карток пам’яті;

• Мережеве оточення – дозволяє відкрити документи, які зберігаються на комп’ютерах локальної мережі або в Інтернеті.

Щоб у вікні відкриття дістатися до перерахованих папок, можна просто клацнути на їх значках на панелі адрес.

Якщо Ви працюєте з іншими папками, то можете відкрити потрібну директорію за допомогою списку Папка:, що розкривається, або використовуючи кнопки переходу, які розташовані праворуч від списку Папка:. Кнопка із зображенням папки дозволяє перейти на рівень вище, кнопка із зображенням стрілки вліво – повернутися в директорію, в якій Ви знаходилися до цього. Якщо клацнути на трикутнику поряд з цією кнопкою, можна вибрати одну з дев’яти останніх папок, в які Ви переходили.

Щоб кожного разу не переходити до часто використовуваних директорій за допомогою списку папок або кнопок переходу, можна додати їх на Панель адрес в лівій частині вікна Відкриття документа. Можна додати в цей список ярлик диска або мережевого ресурсу. Після того, як папка з потрібним документом буде вибрана, для відкриття потрібно двічі клацнути на його назві. Інший спосіб – виділити і скористатися кнопкою Відкрити. Зверніть увагу на стрілку поряд з цією кнопкою.

Натиснувши на неї, можна вибрати варіант відкриття документа зі списку, серед яких:

• Відкрити – відкриває документ в звичайному режимі;

• Відкрити для читання – відкритий документ не можна буде змінювати;

• Відкрити як копію – відкриває копію, щоб вихідний документ не був змінений;

• Відкрити й відновити – дозволяє відновити пошкоджений файл.

Натиснувши на стрілку поряд з правою верхньою кнопкою в меню вікна розкриваємо список, який дозволяє змінити вид подання файлів у вікні (рис. 2.4). Зокрема, вибравши Перегляд, можна до відкриття побачити вміст файлу.

Відкриття часто використовуваних файлів

Останні файли, з якими працювали на комп’ютері, можна відкрити за допомогою списку меню вкладки Файл (див. рис. 2.2), який зберігає назви документів, які відкривалися останніми. За промовчанням цей список складається з 17 файлів. Щоб відкрити такий файл, потрібно просто клацнути кнопкою миші на його назві в цьому списку. Якщо підвести покажчик до назви файла, з’явиться спливаюча підказка з інформацією про його розташування.

Досягши максимальної кількості файлів у списку, файли, з якими працювали пізніше, починають витісняти ті, які відкривалися раніше. Проте можна закріпити назву файла в цьому списку. Для цього клацніть на кнопці, яка розташована праворуч від імені файла. Кнопка змінить свій вигляд, і файл залишатиметься в списку.

Рис. 2.4. Список Перегляд вікна Відкриття документа

Збереження документа

При роботі у Word, як і в інших програмах, важливо постійно зберігати документи. Поки документ не збережений, вся інформація знаходиться в оперативній пам’яті комп’ютера і може бути втрачена після закриття програми. Щоб мати можливість використовувати її згодом, необхідно записати дані у файл і зберегти на жорсткому диску чи іншому носії.

Щоб зберегти текстовий документ, потрібно виконати команду Зберегти чи Зберегти як в меню вкладки Файл або натиснути поєднання клавіш Ctrl+S.

Збереження нового документа

При першому збереженні документа потрібно надати йому ім’я, вибрати папку, в якій він зберігатиметься, а також задати формат файла. Всі необхідні параметри вказуються в діалоговому вікні Збереження документа (рис. 2.5). Це вікно нагадує вікно Відкриття документа: зліва знаходиться панель адрес, що містить посилання на папки, які найчастіше використовуються, зверху – список дисків і папок, а також кнопки переходу, знизу – поле Ім’я файлу: і список Тип файлу:.

Для збереження документа потрібно зробити наступне:

1. За допомогою панелі адрес або списку переходу між папками виберіть папку, в яку треба зберегти документ. Можна створити нову папку, скориставшись кнопкою Створити папку в правому верхньому куті.

2. Введіть ім’я файла у відповідному полі. За промовчанням програма назве файл Документ1 (номер може бути іншим). В англомовній версії – Doc1.

3. Виберіть тип файла.

4. Натисніть кнопку Зберегти. Файл збережений.

Word 2010 використовує формат файлів DOCX. Файли цього типу не можуть бути відкриті в попередніх версіях програми. Для сумісності з ними слід вибрати для збереження формат DOC. Цьому формату в списку Тип файлу відповідає рядок Документ Word 97-2003. Якщо зазвичай файли зберігаються не у форматі DOCX, а в іншому (наприклад, в DOC або RTF), то кожного разу вибирати потрібний формат зі списку Тип файлу незручно. Спростити процедуру збереження можна, змінивши тип файла, що використовується для збереження за промовчанням.

Рис. 2.5. Вікно Збереження документа

Крім того Word 2010 підтримує експортування файлів у формати PDF (Portable Document Format) та XPS (XML Paper Specification), які надають можливості спільного використання файлів. Формат PDF використовується також для комерційних методів друкування.

Якщо вам необхідно змінити параметри збереження файлу або його розташування, скористатися командою Зберегти як меню кнопки Файл. Можна скористатися командою Зберегти як для того, щоб зберегти внесені до документа зміни й одночасно залишити незмінним вихідний файл.

З допомогою підменю можна також зберегти поточний документ як шаблон, вибрати інші формати для збереження. При виборі будь-якої команди підменю з’явиться діалогове вікно Збереження документа, в якому потрібно буде вказати ім’я документа, а також вибрати папку, в якій він зберігатиметься на диску. У рядку Тип файлу: автоматично вибирається формат файлу залежно від того, яку команду вибрано в підменю Зберегти як, однак його можна змінити.

Збереження всіх відкритих документів

Якщо Ви працюєте відразу з декількома документами, інколи потрібна можливість одночасного збереження змін у них. Для цього у Word 2010 можна винести спеціальну кнопку на панель швидкого доступу.

Автозбереження

У Word є багато можливостей, які допомагають не забувати зберігати свою роботу. Одна з них – автозбереження документа. З її допомогою можна задати інтервал часу, через який програма автоматично зберігатиме всі внесені до документа зміни. При цьому в разі збою програми, вимкнення електроенергії тощо, останні введені, але не збережені вручну дані збережуться. Зауважимо, що розробники МS Office передбачили збереження даних та автоматичне відновлення відкритих файлів при аварійному вивантаженні програм пакету з оперативної пам’яті (збоїв у роботі).

Автозбереження за промовчанням включене і виконується кожні 10 хв. (після першого збереження файла користувачем). У разі частих неполадок рекомендується налаштувати менший період автозбереження документа. Дані зберігаються в папку C:\Documents and Settings\Ім’я_користувача\Мої документи.

Захист документа за допомогою пароля

Створений документ можна захистити від стороннього доступу за допомогою пароля. Для цього під час збереження документа командою Зберегти як треба обрати кнопку Знаряддя та пункт Загальні параметри (рис. 2.6).

Можна вибрати один з трьох рівнів захисту:

• вільний доступ до читання документа; щоб зробити зміни, необхідно знати пароль. У поле Пароль для змінення слід увести пароль (до 15 символів).

• доступ до документа лише через пароль. У поле Пароль для відкриття файлу треба ввести пароль (не більше ніж 15 символів).

• запис документа тільки через пароль. Щоб зробити зміни, необхідно знати додатковий пароль. У цьому випадку слід увести два різні паролі у відповідні поля.

Рис. 2.6. Вікно Загальні параметри

Відкрити такі файли можна тільки після введення пароля. Для перевірки пароля потрібно, на вимогу системи, ввести його повторно. Якщо ж файл доступний лише для читання, текст можна змінювати і копіювати або зберегти з іншим ім’ям, але записування вихідного документа блокується. Щоб зняти паролі з файлу, слід повторно виконати зазначені команди й очистити поля для введення паролів.

Одночасна робота з декількома документами

Microsoft Word дозволяє працювати з декількома документами одночасно. При цьому кожен новий документ відкривається в окремому вікні, а користувач, працюючи в повноекранному режимі, бачить лише останній відкритий документ. Якщо потрібно перейти з одного відкритого документа в інший, можна скористатися одним з таких способів:

• клацнути на кнопці одного з відкритих документів на Панелі завдань;

• перейти на вкладку Вигляд стрічки, в групі Вікно натиснути кнопку Перехід між вікнами і в списку відкритих документів вибрати потрібний;

• застосувати поєднання клавіш Ctrl+F6;

• натиснути поєднання клавіш Alt+Tab і, утримуючи клавішу Alt, натискувати Tab до тих пір, поки потрібний документ Word не буде вибраний.

Кнопка Упорядкувати всі розташовує на екрані вікна всіх відкритих документів.

Закривання програми

У Word 2010 кнопка закриття документа збігається з кнопкою закриття вікна програми  (правий верхній куток вікна). Якщо відкрито декілька документів, то при закритті одного з них інші залишаються відкритими. При закритті останнього відкритого документа за допомогою цієї кнопки вікно програми також закривається – відбудеться вихід з програми.

Крім того, документ можна закрити за допомогою поєднання клавіш Ctrl+W чи команди Закрити меню вкладки Файл. При цьому після закриття останнього документа вікно програми залишиться відкритим.

Якщо на момент закриття зміни в документі не були збережені, з’явиться діалогове вікно з питанням, чи треба зберігати зміни в документі. Для підтвердження збереження змін потрібно натиснути кнопку Зберегти, для відхилення – кнопку Не зберігати. Щоб повернутися і продовжити роботу з документом, клацніть на кнопці Скасувати. Якщо при закритті документа проігнорувати запит на збереження, незбережені дані будуть втрачені.

Для завершення роботи можна також використати кнопку Вихід з Word, яка заходиться меню вкладки Файл або комбінацію Alt+F4.

Питання для самоконтролю

1. Як створити документ у редакторі Word?

2. Назвіть способи відкриття документа Word.

3. Як завантажити у Word файл з документом у форматі *.txt?

4. Для чого служить Панель адрес?

5. Що означає «Відкрити для читання»?

6. Як дізнатися, в якій папці розміщений файл, з яким недавно працювали?

7. Як у редакторі Word зберегти документ в іншому форматі?

8. Які є способи захисту документа?

9. Як перейти з одного відкритого документа в інший?