Имя_нового_поля: выражение
Выражение может содержать арифметические операторы, числовые значения, функции и имена полей, в которых записаны необходимые для вычисления значения. Если в выражении используются имена полей, то они указываются в «квадратных» скобках. Например, [Оклад].
Вычисляемое поле создается в бланке запроса в отдельном столбце и обычно в конце.
Упражнение 6
создание запросов с вычисляемыми полями
В БД АТП создайте запрос для определения стоимости перевозки.
В режиме конструктора запросов создайте бланк запроса, в который включите поля: город, адрес, дальность, стоимость 1 км, вес груза, водитель.
В свободном столбце создайте шаблон вычисляемого поля – Стоимость перевозки:[Дальность, км]*[Стоимость 1 км] (рис. 92).
Рис. 92. Образец запроса.
Сохраните запрос, проверьте правильность его выполнения.
Создайте запрос, позволяющий рассчитать наценку в 15% для грузов весом более 100кг (рис. 93).
Рис. 93. Образец запроса.
Создайте отчеты по запросам.
Интеграция данных
Пакет прикладных программ MS Office имеет единый интерфейс и средства управления, поэтому данные созданные в одной программе можно интегрировать в другую программу. Например, данные из MS Excel можно вставить в документы MS Word. Для интеграции данных в MS Word используют функцию Слияние.
Наиболее часто функцию Слияние применяют для создания серийных документов. В делопроизводстве неизбежно приходиться сталкиваться с множеством однотипных (серийных) документов. Такие документы имеют одинаковую структуру и содержание, но адресованы в различные инстанции или составлены для разных клиентов, то есть отличаются вводимыми данными.
В процессе слияния используются документы двух типов: основной документ, текст которого не меняется для каждой отпечатанной копии, и источник данных, содержащий информацию по нескольким записям (строкам).
Основной документ – может содержать текст, таблицы, графику и другие элементы, которые должны присутствовать в каждом документе. Он также содержит элементы, называемые кодами поля, в которых должен размещаться индивидуальный текст. В качестве основного документа можно использовать шаблоны и формы.
Источник данных – является документом, который содержит информацию, предназначенную для замены кодов полей в основном документе.
Источник данных обычно представляет собой базу данных, обычно список в MS Excel или объект MS Access. Имена полей используются в основном документе для обозначения мест, куда должен быть помещен текст из источника данных.
После создания основного документа и источника данных можно вывести основной документ на печать, каждый раз вставляя новые исходные данные. MS Word обратится к первой строке документа источника данных, вставит в соответствующие поля основного документа фактическую информацию и так будет повторять столько раз, сколько записей находится в документе источника данных.
Процесс слияния можно разделить на три этапа:
Создание основного неизменяемого содержания документа.
Выбор источника данных.
Объединение основного документа и источника данных.
Выполнение процедуры слияния по шагам:
Шаг 1: Подготовка
В документе Word создают основной текст.
Рис. 94. Вкладка Рассылки.
Шаг 2: Выбор типа документа
На вкладке Рассылки, в группе Начать слияние, нажмите кнопку Начать слияние (рис. 94)и выберите нужный тип документа. Возможные варианты:
письма – каждый документ будет создан с новой страницы;
сообщений электронной почты – используется для создания рассылок по электронной почте;
конверты – позволяет печатать конверты на имя нескольких получателей;
наклейки – применяется для создания небольших по формату документов (визитки, бейджи, ценники и т.п.) на имя нескольких получателей;
каталог – позволяет собирать разнообразную информацию в структурированный список. Например, список сотрудников отдела, может включать в себя: ФИО, телефонные номера, адреса и т.д.
Шаг 3: Выбор получателей
На вкладке Рассылки, в группе Начать слияние, нажмите на кнопку Выбрать получателей (рис. 94). В меню выберите нужные параметры, для выбора получателей:
Ввести Новый список – позволяет создать список получателей;
Использовать существующий список – позволяет использовать данные из существующего файла со списком получателей. После выбора этого пункта меню, следует указать путь к файлу, в котором содержаться необходимые данные. Обычно используются файлы баз данных или списки MS Excel.
Выбрать из контактов Outlook – использование существующих контактов Outlook в качестве получателей.
Шаг 4: Создание и вставка полей
В тексте документа установите курсор в том месте, где нужно добавить данные. на вкладке Рассылки, в группе Составление документа и вставка полей, выполните команду Вставить поле слияния (рис. 94) и укажите нужные параметры для добавления текста переменной информации в документ.
Шаг 5: Завершение слияния
На вкладке Рассылки, в группе Завершить, выполните команду Найти и объединить (рис. 94) и укажите нужные параметры для объединения источника данных и основного документа.
Упражнение 7
В новом документе введите текст по образцу (рис. 95).
Рис. 95. Образец текста документа.
На вкладке Рассылки выполните команду Начать слияние, выберите тип документа – письма.
Выполните команду Выбрать получателей, выберите Использовать существующий список, укажите путь к файлу АТП.accdb. Из списка объектов базы данных выберите таблицу Перевозки (рис. 96).
Рис. 96. Выбор списка получателей.
В тексте документа с помощью команды Вставить поле слияния (рис. 97) расставьте необходимые поля по смыслу текста документа (рис. 98).
|
|
а |
б |
Рис. 97. Выбор поле слияния: а) – окно «Вставка поля слияния»;
б) – список полей слияния.
Рис. 98. Пример расстановки полей слияния в документе.
Выполните команду Найти и объединить, выберите Изменить отдельные документы…
В появившемся диалоговом окне установите переключатель все (рис. 99).
Рис. 99. Выбор переключателя.
Сохраните результат слияния и исходный документ.