Популярные функции ms Excel

Название	Вид	Назначение
Сумма	=СУММ()	выполняет сложение
Среднее	=СРЗНАЧ()	возвращает среднее арифметическое значение своих аргументов
Число	=СЧЁТ()	определяет количество чисел, указанных в качестве аргументов
Максимум	=МАКС()	возвращает максимальное значение среди указанных аргументов
Минимум	=МИН()	возвращает минимальное значение среди указанных аргументов

Упражнение 1

Использование функции СУММ

1. Создайте и отформатируйте таблицу по образцу (рис. 43):

Рис. 43. Образец таблицы.

2. Определите общую численность студентов (по столбцам таблицы). Для этого воспользуйтесь кнопкой Сумма на вкладке главная.

Выделите ячейку В14, нажмите кнопку Сумма (рис. 44), затем нажмите клавишу Enter. Затем растяните формулу на другие ячейки в строке 14 (рис. 45).

Рис. 44. Результат нажатия кнопки «Сумма».

Рис. 45. Растягивание формулы.

3. Сохраните таблицу в своей папке под именем Численность студентов.

Создание диаграмм в MS Excel 2007

Для графического изображения числовых данных используют диаграммы. Диаграммы позволяют наглядно отобразить данные. На основе графического изображения можно выполнять анализ данных и формулировать выводы.

Диаграммы строятся по данным, представленным в электронной таблице.

Диаграмма представляет собой вставной объект, внедренный на один из листов рабочей книги. Она может располагаться на том же листе, на котором находятся данные, или на любом другом листе (часто для отображения диаграммы отводят отдельный лист). Диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых она построена, и при обновлении этих данных немедленно изменяет свой вид.

В предыдущих версиях MS Excel созданием диаграмм занимался автоматический мастер диаграмм, в который вносилась вся информация и необходимые настройки, прежде чем Excel выполнял построение диаграммы. Используя Office 2007, процесс построения диаграмм стал намного проще – для этого необходимо на вкладе Вставка, выбрать раздел Диаграммы и затем выбрать один из многочисленных видов диаграмм (рис. 46). Excel 2007 автоматически произведет вставку и форматирование всех данных и добавит поля в исходные данные.

Рис. 46. Вкладка «Вставка».

Элементы диаграммы – отдельные объекты, составляющие диаграмму. Все элементы условно можно разделить на основные и вспомогательные. Все элементы диаграмм оснащены всплывающими подсказками. К основным элементам относятся:

• Область диаграммы – прямоугольная область, охватывающая все элементы диаграммы.

• Заголовок диаграммы – надпись с описательным текстом.

• Ряд данных – группа связанных данных диаграммы. Например, ряд данных для графика составляет диапазон значений функции. На одной диаграмме можно изобразить несколько рядов данных, каждый своим цветом. В качестве имен рядов данных Excel использует заголовки столбцов (или строк) диапазона данных. Если автоматическое распознавание имен рядов прошло безуспешно, Excel сгенерирует имена рядов по умолчанию: Ряд1, Ряд2, Ряд3,.. Имена рядов выводятся в легенду. Точка данных обозначается на диаграмме маркером – это точка, маркер, столбик, сегмент или другой графический примитив, например, на гистограмме это цветной столбик, на графике – маркер.

• Легенда – подпись с условными обозначениями цвета/закраски рядов данных. Ключ легенды – условное обозначение в легенде слева от имени ряда, назначенное этому ряду.

• Категории – это значения независимой переменной, от которой зависят значения рядов данных, обычно откладываются на горизонтальной оси. Имена категорий используются для подписей делений оси категорий. Excel пытается распознать заголовки строк (или столбцов) данных для использования их в качестве имен категорий по отличающемуся форматированию первого столбца, иначе автоматически нумерует категории 1, 2, 3,.. В противном случае необходимо вручную указать адреса ячеек с именами категорий.

• Оси – это линии, используемые как основа измерений для построения данных на диаграмме. Ось категорий обычно отображается по горизонтальной оси, ось Х. Ось значений – это обычно вертикальная ось, ось Y.

• Линии сетки – параллельные осям линии, используются для более наглядного просмотра данных на диаграмме.

• Подписи значений – отображают дополнительные сведения: значения в отдельных точках, названия категорий, рядов или их комбинации.

К элементам диаграмм также относятся заголовки осей, линии проекции, вспомогательные оси, линии рядов, тренды и другие.

Диаграммы в Excel 2007 также очень просты в настройке. Такие элементы, как легенды, заголовки, подписи данных, можно добавить, выбрав из встроенного списка макетов.

Упражнение 2

Рассмотрим ситуацию по анализу работы отделов магазина.

1. Откройте файл Премия.xls, ознакомьтесь с содержанием таблицы.

В магазине «Одежда» имеется несколько отделов, известно какой товарооборот (т/о) они планировали (столбец План т/о в тыс. руб.) и какой товарооборот получили фактически (столбец Факт т/о в тыс. руб.)

2. Необходимо построить диаграмму, отображающую фактическое выполнение товарооборота по отделам.

Для этого выполните следующие действия:

1. Выделите диапазон данных:

• выделите названия отделов (рис. 47), при этом указатель мыши должен иметь вид

Рис. 47. Выделение названий отделов

• нажмите и удерживайте клавишу Ctrl (на клавиатуре);

• выделите показатели фактического товарооборота, затем отпустите клавишу Ctrl и кнопку мыши (рис. 48).

Рис. 48. Выделенный диапазон данных.

2. На ленте Вставка, в разделе Диаграммы выберите тип Гистограмма и выберите Гистограмма с группировкой (рис. 49)

Рис. 49. Выбор типа диаграммы

3. В результате должна получиться диаграмма как на образце – рисунок 50.

Рис. 50. Примерный образец диаграммы

Когда диаграмма выделена, в MS Excel’2007 автоматически появляется вкладка Работа с диаграммами, содержащая ленты: Конструктор, Макет и Формат (рис. 50).

Сама диаграмма состоит из множества элементов к которым относятся: название диаграммы, подписи данных, легенда (пояснение к диаграмме), оси, ряды данных и др. Все эти элементы можно форматировать используя команды названных выше лент.

3. Выполните форматирование диаграммы:

   1. Добавьте название:

• на ленте Макет выполните команду Название диаграммы, выберите – Над диаграммой (рис. 51);

• введите название – Фактическое выполнение плана.

Пользователь может изменять месторасположения диаграммы перемещая ее по листу на котором находится таблица. При этом обращайте внимание на то, чтобы таблица и диаграмма располагались корректно, т.е. чтобы при распечатке не получилось переноса фрагментов диаграммы или таблицы на другой лист.

Также можно разместить диаграмму на отдельном листе, этот вариант обычно используется в тех случаях, когда на диаграмме отображается большое количество данных. В этом случае диаграмма полностью занимает весь лист (А4, альбомная ориентация).

Рис. 51. Выбор размещения названия диаграммы.

2. Переместите диаграмму на отдельный лист.

• на ленте Конструктор выберите команду Перемесить диаграмму;

• в появившемся диалоговом окне Перемещение диаграммы (рис. 52) установите переключатель на отдельном листе и введите имя листа - Факт

Рис. 52. Диалоговое окно «Перемещение диаграммы».

3. На ленте Макет выполните команду подписи данных, выберите – у вершины, снаружи (рис. 53).

Рис. 53. Добавление подписей данных.

4. Удалите легенду, для этого выделите ее и нажмите кнопку Delete (рис. 54).

Рис. 54. Удаление легенды.

4. Сформулируйте выводы о фактическом выполнении товарооборота отделами магазина (какой из отделов получил наибольшую сумму товарооборота, какой наименьшую и т.п.).

5. Постройте диаграмму, отображающие плановые и фактические показатели товарооборота по отделам:

   1. Выделите диапазон данных включающий названия отделов и показатели плана и факта по каждому отделу (рис. 55)

 Выделение диапазона в данном случае выполняется без клавиши Ctrl.

Рис. 55. Выделение диапазона.

2. Постройте гистограмму (рис. 56).

Рис. 56. Примерный образец гистограммы.

3. Выполните форматирование диаграммы:

• разместите на отдельном листе, название листа – показатели плана и факта;

• создайте название диаграммы – Плановый и фактический товарооборот;

• отобразите подписи данных.

1. Выполните форматирование легенды диаграммы:

• на ленте Конструктор выполните команду Выбрать данные (рис. 57);

Рис. 57. Диалоговое окно «Выбор источника данных».

• в диалоговом окне (рис. 57) в разделе Элементы легенды (ряды) выделите Ряд 1 и нажмите кнопку Изменить;

• ведите Имя ряда – План (рис. 58);

Рис. 58. Ввод имени ряда.

• выполните аналогичные действия для Ряда 2, укажите имя Факт.

На рис. 59. представлен результат форматирования диаграммы.

Рис. 59. Примерный результат форматирования диаграммы.

6. Постройте диаграмму, отображающую долю каждого отдела в фактическом товарообороте по магазину в целом

   1. Выделите диапазон данных, включающий названия отделов и показатели фактического товарооборота.

   2. На ленте Вставка, выберите круговую диаграмму (рис. 60)

Рис. 60. Выбор типа диаграммы.

3. Выполните форматирование диаграммы:

• на ленте Конструктор, в разделе Макеты диаграмм (рис. 61), выберите макет – Макет 6 (рис. 62)

• введите название – Доли товарооборота по отделам

Рис. 61. Макеты диаграмм

Рис. 62. Выбор макета круговой диаграммы

4. Переместите диаграмму на отдельный лист (рис. 63)

Рис. 63. Примерный образец диаграммы.

Логическая функция ЕСЛИ()

Функция ЕСЛИ используется для проверки условий для значений и формул. Если условие истинно, то в ячейке с формулой выводится заданное пользователем значение для истины, в противном случае - альтернативное значение, если условие ложно. Схему работы функции конструктивно можно представить следующим образом:

Если (условие), то (значение, если условие истинно), иначе (значение, если условие ложно).

Функция ЕСЛИ, относится к категории Логические (рис. 64) и используется в случае, когда результат вычисления зависит от выполнения некоторого условия. Условие записывается в виде логического выражения.

Рис. 64. Выбор функции ЕСЛИ().

После выбора функции следует заполнить ее аргументы (рис. 65).

Рис. 65. Аргументы функции ЕСЛИ().

 Для корректного использования функций рекомендуется при заполнении аргументов использовать ссылки на ячейки, а не значения.

Аргументы логических функций:

• Лог_выражение – обязательный аргумент, здесь содержится условие в форме логического выражения, построенное с помощью операторов сравнения (> - больше, < - меньше, = - равно, >= - больше или равно, <= - меньше или равно, <> - не равно);

• Значение_если_истина –необязательный аргумент, это значение, которое выводится, если логическое выражение является истинным. В качетсве значения может быть использована формула. Если аргумент не задан, выводится значение ИСТИНА.

• Значение_если_ложь – необязательный аргумент, это значение, которое выводится, если логическое выражение является ложным. Если аргумент не задан, выводится значение ЛОЖЬ.