Система управления базами данных ms Access 2007

База данных (БД) – это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной области.

Для работы с данными используются системы управления базами данных (СУБД).

СУБД – это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска необходимой информации.

Наиболее известны три модели баз данных: иерархическая, сетевая и реляционная. Реляционная модель БД используется гораздо чаще других моделей БД. Таблицы реляционных БД состоят из столбцов, называемых полями, и строк, называемых записями. Реляционная таблица обладает следующими свойствами: каждая ячейка таблицы содержит один элемент данных; каждый столбец (поле) имеет уникальное имя; каждое поле таблицы содержит однородные данные; каждая запись (строка) отражает совокупность данных, относящихся к одному конкретному объекту; одинаковые строки в таблице отсутствуют. Для идентификации записей в таблице должно быть хотя бы одно поле, используемое для связи таблиц БД и называемое ключевым. Поле, каждое значение которого однозначно определяет соответствующую запись, называется простым ключом. Если записи однозначно определяются значениями нескольких полей, то такая таблица имеет составной ключ. Для связи таблиц БД ключ первой таблицы, называемый первичным, может вводиться во вторую таблицу. Процесс превращения иерархической и сетевой БД в реляционную называют нормализацией базы данных.

Одним из популярных средств работы с базами данных является СУБД MS Access, которая представляет собой реляционную базу данных.

Объекты MS Access:

• таблицы – основной структурный элемент, в котором данные сохраняются в формате записей (строк) и полей (столбцов). Данные в отдельной таблице обычно относятся к определенной категории. Например, сведения о сотрудниках или заказах;

• запросы – помогают находить и извлекать только нужные данные из одной или нескольких таблиц;

• отчеты – предоставляют возможность анализировать или печатать данные в заданном макете;

• формы – позволяют просматривать, добавлять и обновлять данные в таблицах;

• макросы – набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие как открытие форм или печать отчетов. Могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем соответствующей кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет;

• модули – набор описаний и процедур на языке Visual Basic для приложений, собранных в одну программную единицу.

Информация в базе данных MS Access представляется в виде отдельных таблиц. При этом каждый столбец таблицы соответствует полю данных, а каждая строка – записи данных.

Запись данных состоит из нескольких полей. При этом действует следующее правило: запись данных представляет собой группу взаимосвязанных полей, рассматриваемых как единое целое. Например, запись данных может содержать информацию о конкретном клиенте или продукте. Каждая запись данных в таблице содержит одинаковое число полей. Каждое поле содержит один и тот же тип информации.

Существуют различные типы данных (таблица 3). Тип данных для конкретного поля данных выбирается в зависимости от того, какая информация будет располагаться в этом поле. Размер поля данных определяется в зависимости от выбранного для него типа.

Таблица 3

Типы данных в MS Access 2007

Название типа	Назначение
Текстовый	Текст длиной до 255 символов
Поле MEMO	Текст длиной до 65 000 символов
Числовой	Числа различных форматов
Дата/время	Дата и/или время
Денежный	Денежные значения различных форматов
Счетчик	Счетчик, который автоматически увеличивается на единицу с добавлением каждой новой записи
Логический	Величины, способные принимать только два значения: да/нет или 1/0
Поле объекта OLE	Поля, позволяющие вставлять рисунки, звуки и данные других типов
Гиперссылка	Ссылки, дающие возможность открывать объект Access (таблицу, форму, запрос и т. п.), файл другого приложения или web-страницу

В базе данных MS Access между отдельными таблицами могут быть сформированы связи, соединяющие их в единую базу. Связи осуществляются через общие поля данных (ключевые поля).

При помощи ключа MS Access может различать записи таблицы и упорядочивать их соответствующим образом. Каждая таблица должна содержать, как минимум, один ключ. Ключ представляет собой поле в соответствующей таблице. Он однозначно характеризует каждую запись, содержащуюся внутри таблицы. Идеальным первичным ключом является уникальная информация для каждой записи, например, номер клиента, номер счета и т.д. При помощи такого ключа легко определить соответствующую запись.

Конструктор – это инструмент MS Access, который позволяет создавать и редактировать объекты. Крайне полезным является Конструктор выражений – он позволяет быстро сформировать сложное выражение. С помощью Конструктора запросов легко формируются запросы, которые используются для получения выборки данных для формы или отчета.

Упражнение 4

создание однотабличной БД средствами MS Access’2007

1. Запустите Microsoft Office Access 2007

2. Создайте в своей папке БД под именем Менеджеры. Для этого выполните следующие действия:

• в стартовом окне программы выполните команду Новая база данных (рис. 66)

Рис. 66. Стартовое окно MS Access’2007

• в поле имя файла укажите имя БД – менеджеры, с помощью кнопки Обзор выберите папку своей группы, нажмите кнопку Создать (рис. 67).

По умолчанию новая БД будет сохранена в папке Мои документы.

После того как БД будет создана программа MS Access’2007 автоматически перейдет в режим работы с таблицами (рис. 68)

Рис. 67. Создание новой БД.

Рис. 68. Режим работы с таблицами.

• для создания таблиц БД используют Конструктор, выполните переход в этот режим с помощью соответствующей команды на ленте (рис. 69).

Рис. 69. Выбор режима конструктора таблиц.

• введите имя таблицы в появившемся окне (рис. 70)

После ввода имени таблицы программа перейдет непосредственно в конструктор таблиц (рис. 71).

Рис. 70. Ввод названия таблицы

Рис. 71. Окно конструктора таблиц.

• введите имена полей и укажите типы данных для них по образцу (рис. 72)

Выбор типа данных поля осуществляется из выпадающего списка (рис. 73)

По умолчанию всем поля (кроме ключевого) устанавливается текстовый тип данных.

После заполнения конструктора выполните команду Сохранить.

Рис. 72. Создание таблицы в режиме конструктора

Рис. 73. Выбор типа данных

3. Переключитесь в режим таблицы с помощью кнопки Режим (рис. 74). Заполните таблицу на 2 произвольные записи. Затем закройте таблицу соответствующей кнопкой (рис. 74).

Помните, что таблицу следует заполнять по строкам.

Данные в ключевом поле не должны повторяться.

Рис. 74. Режим таблицы.

4. Использование форм для заполнения данных позволяет сосредоточиться только на одной записи и таким образом избежать ошибок ввода данных о других записях. Создайте форму для заполнения таблицы:

• на ленте Создание нажмите кнопку Форма (рис. 75);

Рис. 75. Выбор режима форма.

• форма будет создана автоматически по стандартному шаблону (рис. 76)

Рис. 76. Стандартная форма.

• в режиме работы с формой активизируются ленты Формат и Упорядочить (рис. 76). С помощью команд на этих лентах можно выполнить форматирование внешнего вида формы.

• выполните форматирование формы по своему усмотрению. Используйте команды Автоформат, Заливка и др. (рис. 77)

Рис. 77. Пример форматирования формы

5. Переключитесь в режим формы (рис. 78). Введите данные о еще 2-х менеджерах, затем сохраните и закройте форму.

Рис. 78. Переключение режимов при работе с формой.

Для перехода по записям в форме используют специальные управляющие кнопки внизу окна формы (рис. 79)

Рис. 79. Кнопки управления записями в форме

6. Перейдите к таблицам (рис. 80) и просмотрите все введенные Вами данные.

Рис. 80. Команды перехода к объектам БД

7. Отчеты можно использовать для формирования данных к выводу на печать. Создайте отчет по таблице:

• на ленте Создание нажмите кнопку Отчет, при этом автоматически будет сформирован стандартный отчет (рис. 81);

Рис. 81. Пример стандартного отчета

• при работе с отчетами активизируются контекстные вкладки Формат, Упорядочить и Параметры страницы (рис. 82.);

• элементы отчета можно перемещать с помощью мыши (рис. 82). Выполните размещение элементов таким образом, чтобы они занимали меньше места по ширине, т.е. уменьшите промежутки между полями;

• выполните форматирование отчета с произвольными параметрами;

• сохраните отчет.

Рис. 82. Изменение размеров элементов отчета.

Создание запросов к базами данных

Запросы используются для выбора из базы данных интересующей пользователя информации. Результат такого запроса называется выборкой. Под выборкой понимают динамическую таблицу с записями данных, которые удовлетворяют определенным условиям запроса.

Динамическая таблица запроса (выборка) – это таблица, формируемая всякий раз заново на основе реальных таблиц базы данных, содержимое которой удовлетворяет условиям запроса. С выборкой можно обращаться как с реальной таблицей – например, редактировать ее записи. Внесенные изменения будут отражены в записях реальных таблиц, стоящих за этой выборкой.

Чаще всего применяются стандартные запросы выбора, используемые для того, чтобы отобрать и представить в виде удобной динамической таблицы интересующие пользователя данные из таблиц базы данных.

MS Access позволяет определить условия, которым должны удовлетворять записи.

Выражение - любая комбинация операторов, констант, значений текстовых констант, функций, имен полей (столбцов), элементов управления или свойств, результатом которой является конкретное значение.

С помощью выражений задаются условия отбора и определяются вычисляемые поля в запросах.

В качестве условий отбора можно использовать разнообразные выражения:

• константа – это элемент, значение которого остается неизменным при выполнении операций с ним, может быть числовой или текстовой, используется для выбора определенных данных на основе содержания таблиц или других запросов;

• операторы сравнения (>, <, >=, <=, =, <>) – применяются для сравнения значений;

• шаблон * - подразумевает любое количества любых символов;

• логические оператор AND (И) и OR (ИЛИ) – используются для объединения двух значений.

Упражнение 5

создание запросов на выборку данных

Для БД АТП.accbd создайте серию запросов для отбора данных.

1. Выберите перевозки, выполненные в Москву.

последовательность выполнения запроса

1. Выполните команду Конструктор запросов на вкладке Создание.

2. Добавьте таблицу Перевозки (рис. 83), затем закройте окно добавления таблицы.

Рис. 83. Добавление таблицы в конструкторе запросов

3. Добавьте в запрос поля: город, адрес, дальность, стоимость 1 км, вес груза, дата отправки, дата прибытия, водитель.

Добавление полей в бланк запроса можно выполнять разными способами, например, путем выбора из выпадающего меню в строке поле (рис. 84а) или двойным щелчком мыши на имени нужного поля в списке полей таблиц (рис. 84б).

а)	б)

Рис. 84. Добавление полей в бланк запроса.

4. В строке Условие отбора бланка запроса в поле Город введите текстовую константу Москва (рис. 85).

Рис. 85. Образец запроса.

5. Сохраните запрос под именем Перевозки в Москву, закройте конструктор запроса и проверьте правильность выполнения выборки данных.

2. Выберите перевозки дальностью более 1000км (рис. 86).

Рис. 86. Образец запроса.

3. Выберите перевозки, выполненные в сентябре (рис. 87).

Рис. 87. Образец запроса.

4. Выберите перевозки по Омску грузов весом менее 50кг (рис. 88).

Рис. 88. Образец запроса.

5. Выберите перевозки выполненные водителями Петровым или Сидоровым (рис. 89).  После сохранения запроса, введенное условие изменит вид (рис. 90).

Рис. 89. Образец запроса.

Рис. 90. Условие с логическим оператором OR

6. Выберите перевозки, где стоимость 1 км. от 15р. до 20р. (рис. 91).

Рис. 91. Образец запроса.

7. Создайте по запросам отчеты.

Вычисляемые поля в запросах позволяют получить производные данные, на основе уже имеющихся в таблицах. Для создания вычисляемого поля следует задать два компонента: имя поля и выражение, определяющее вычисление, которые должна выполнить программа. Вычисляемые поля определяются с помощью шаблона состоящего из двух частей: