Методические рекомендации по выполнению заданий контрольной работы

Microsoft Office 2007

Пакет прикладных программ Microsoft Office - это совокупность программных средств автоматизации офисной деятельности.

К основным компонентам MS Office относятся:

• Microsoft Word – текстовый процессор;

• Microsoft Excel – табличный процессор;

• Microsoft Access – система управления базами данных;

• Microsoft PowerPoint – система подготовки презентаций;

В MS Office 2007 использован новый подход к организации интерфейса – Microsoft Office Fluent, который заменяет традиционные меню и панели инструментов в предыдущих версиях Microsoft Office. Новые функции пользовательского интерфейса помогают организовать и более эффективно использовать средства и возможности MS Office 2007, уменьшить перегруженность и разобщенность дизайна пользовательского интерфейса.

Элементами интерфейса являются:

1. Лента – состоит из вкладок отображения команд (рис. 1), которые наиболее актуальны для каждой из областей задач в каждом приложении.

Рис. 1. Лента в MS Word.

2. Контекстные вкладки – когда пользователь выполняет работу с объектами (рисунки, таблицы, текстовые поля, диаграммы и т.п.) они появляются в ленте (рис. 2).

Рис. 2. Контекстная вкладка «Работа с таблицами».

3. Кнопка Office – заменяет меню Файл (рис. 3).

Рис. 3. Меню кнопки Office.

4. Коллекции (галерея) – являются основой переработанного пользовательского интерфейса. Коллекции предлагают пользователям для выбора набор ясных результатов при работе с документами, электронными таблицами, презентациями или базой данных Access. Предоставляя простой набор потенциальных результатов вместо сложного диалогового окна с многочисленными параметрами, коллекции упрощают процесс создания профессионально оформленного продукта (рис. 4). В то же время для желающих получить большую степень контроля результатов операции доступны и традиционные интерфейсы в виде диалоговых окон.

Рис. 4. Коллекция стилей.

5. Динамический просмотр – является новой технологией, позволяющей просматривать результаты выполнения редактирования или изменений в форматировании сразу же, как только пользователь переводит курсор на результаты, представленные в коллекции (рис. 5). Эта новая динамичная функция упорядочивает процесс компоновки, редактирования и форматирования настолько, что пользователь может создавать превосходные результаты за меньшее время и с меньшими усилиями.

Рис. 5. Динамический просмотр изменения шрифта.

6. Панель быстрого доступа по умолчанию расположена в верхней части окна Excel и предназначена для быстрого доступа к наиболее часто используемым функциям. По умолчанию панель содержит всего три кнопки: Сохранить, Отменить, Вернуть (Повторить). Панель быстрого доступа можно настраивать, добавляя в нее новые элементы или удаляя существующие (рис. 6).

Рис. 6. Настройка панели быстрого доступа

Каждая вкладка ленты состоит из групп команд, на которых, собственно, и расположены инструменты для работы с элементами документов. Как правило, в состав группы входят наиболее часто используемые инструменты. Для вызова полного набора инструментов той или иной группы используют Кнопки вызова диалоговых окон — это маленькие значки, которые могут отображаться в некоторых группах (рис. 7). По нажатию такой кнопки открывается соответствующее диалоговое окно или область задач, содержащая дополнительные параметры, связанные с данной группой.

Рис. 7. Кнопка вызова диалогового окна Шрифт.

Microsoft Word 2007

Текстовый процессор предназначенный для создания, редактирования и форматирования простых и комплексных документов. Простые документы представляют собой форматированный текст, а комплексные, кроме текста содержат и другие объекты: чертежи, рисунки, графики, формулы, таблицы, объекты мультимедиа и др.

Текст документа рассматривают как состоящий из символов и абзацев. Для форматирования текста используют группы Шрифт и Абзац на вкладке Главная (рис. 7).

К основным параметрам символов относятся: Шрифт, Размер, Начертание.

Основными параметрами абзацев являются: Выравнивание, Междустрочный интервал, Отступ красной строки.

В группе Шрифт кроме основных параметров можно форматировать Подстрочный знак (нижний индекс), Надстрочный знак (верхний индекс), Регистр символов, Цвет текста, применять Цвет выделения текста.

В группе Абзац в качестве дополнительных параметров для текста можно создать Заливку и Границы абзаца.

Подробное форматирование символов и абзацев выполняется с помощью диалоговых окон (рис. 8, 9). Для вызова диалогового окна используют кнопку развертывания .

Рис. 8. Диалоговое окно Шрифт.

Рис. 9. Диалоговое окно Абзац.

В группе Абзац находится кнопка Отобразить все знаки, которая включает режим отображения абсолютно всех символов в документе, в т.ч. и непечатаемых. Этот режим является весьма полезным при выполнении форматирования. Рекомендуется проверять правильность выполнения форматирования текста именно в этом режиме.

Средства MS Word позволяют создавать в текстовом документе следующие виды списков (группа Абзац):

• маркированный – Маркеры;

• нумерованный – Нумерация;

• многоуровневый – Многоуровневый список.

При создании списка устанавливается формат, определенный в шаблоне документа или тот формат, который пользователь применял ранее. Выпадающее меню на кнопке позволяет изменить формат по умолчанию и/или установить дополнительные параметры (рис. 10).

Рис. 10. Выпадающее меню маркированных списков.

В текстовых документах широко распространено использование таблиц, которые позволяют представить большие объемы числовой и текстовой информации на ограниченном пространстве.

В MS Word 2007 для добавления таблицы на вкладке Вставка используют кнопку Таблица, меню которой позволяет выбрать способ создания таблицы (рис. 11):

Рис. 11. Меню кнопки Таблица.

• динамическая таблица – необходимое количество столбцов и строк указывается с помощью мыши, при этом пользователь имеет возможность непосредственно видеть результат;

• нарисовать таблицу – создание таблицы в ручном режиме;

• вставить таблицу – команда вызывает диалоговое окно (рис. 12), где пользователь указывает необходимые параметры таблицы;

• таблица Excel – выполняет внедрение в текстовой документ электронной таблицы, поддерживающей возможности электронных таблиц;

• экспресс - таблицы – открывает коллекцию таблиц с предустановленным форматированием.

Рис. 12. Диалоговое окно «Вставить таблицу».

При добавлении таблицы на ленте автоматически появляются контекстные вкладки Конструктор и Макет под общим заголовком Работа с таблицами (рис. 13).

Рис. 13. Контекстные вкладки Работа с таблицами

Вкладка Конструктор предназначена для оформления таблицы: заливка, границы, стили и т.п. Вкладка Макет для изменения структуры таблицы и форматирования содержимого таблицы: добавление и удаление элементов, объединение ячеек, выравнивание текста в ячейке и т.п.

Изменение ширины строк и высоты столбцов можно с помощью команд группы Размер ячеек на вкладке Макет или путем перетаскивания границ ячеек вручную посредством использования мыши.

При необходимости средства MS Word позволяют выполнить преобразование таблицы в текст или обратное преобразование. При преобразовании текста в таблицу необходимо предварительное форматирование с использованием разделителей. Разделителями могут быть знаки абзаца, знаки табуляции, точка с запятой или другие, заданные пользователем.

Помните, что операции объединения ячеек таблицы выполняются корректнее, чем операции разделения. Поэтому при создании таблиц сложной структуры рекомендуется изначально задавать максимальное количество столбцов и строк (для данной таблицы).

MS Word 2007 предоставляет удобные средства для добавления в документ графических объектов: рисунков, объектов мультимедиа, фигур, диаграмм и др. Графические объекты объединены в группу Иллюстрации на вкладке Вставка (рис. 14):

• Рисунок – используется для добавления изображений из графических файлов доступных пользователю;

• Клип – открывает доступ к коллекциям объектов;

• Фигуры – применяется для добавления стандартных фигур, на основе которых создают разнообразные схемы;

• SmartArt – используется для добавления в документ диаграмм (организационных, циклических, целевых, пирамидальных и др.);

• Диаграмма – позволяет внедрить в документ диаграммы Excel, при этом можно создать таблицу, по которой диаграмма строится, и выполнить вычисления.

Рис. 14. Группа команд Иллюстрации.

При выделении с рисунков и клипов открывается контекстная вкладка Работа с рисунками – Формат (рис. 15). Для этих графических объектов можно настроить обтекание текстом, обрезку, выбрать положение и др.

Рис. 15. Контекстная вкладка Работа с рисунками.

При форматировании фигур контекстная вкладка Средства рисования – Формат (рис. 16), где можно выполнить настройку параметров.

Рис. 16. Контекстная вкладка Средства рисования.

Диаграммы SmartArt применяются для наглядного отображения организационных процессов, взаимосвязей, схем списков и др. При добавлении подобных объектов открывается библиотека диаграмм (рис. 17) или диалоговое окно для выбора объекта нужной конфигурации (рис. 18).

Для каждого типа диаграмм отображается описание, позволяющее выбрать наиболее подходящую структуру.

Рис. 17. Библиотека диаграмм.

Рис. 18. Диалоговое окно Выбор рисунка SmartArt.

При выборе диаграммы из библиотеки контекстная вкладка Работа со схемами – Формат (рис. 19) во многом аналогична контекстной вкладке при работе с фигурами. Отличие состоит в том, что здесь имеется группа команд Макет, где можно добавить фигуру в макет по умолчанию, поменять фигуры диаграммы местами и т.п.

Рис. 19. Контекстная вкладка Работа со схемами.

В случае, когда диаграмма создается как рисунок SmartArt, появляются контекстные вкладки Конструктор (рис. 20а) и Формат (рис. 20б), объединенные заголовком Работа с рисунками SmartArt, где и выполняются необходимые настройки.

а)

б)

Рис. 20. Контекстные вкладки Конструктор (а) и Формат (б).

Параметры многостраничных документов

При вводе большого объема текста в документ страницы добавляются автоматически и располагаются в порядке чтения. Однако при распечатке документа порядок страниц и некоторые неправильно установленные параметры могут быть нарушены, что ведет к искажению общего вида документа.

Самой типичной операцией при работе с многостраничными документами является нумерация страниц. В MS Word 2007 эта процедура выполняется с помощью команды Номер страницы на вкладке Вставка (рис. 21), при этом пользователь должен выбрать положение номера страницы.

Рис. 21. Команда номер страницы.

Следует помнить, что номера страниц располагаются на полях документа, чаще внизу или вверху страницы в области колонтитулов. Средства MS Word 2007 предлагают коллекции нумерации, что позволяет оценить вид будущего номера в динамике.

Чтобы отделить в документе одну тему от другой используют специальные Разрывы на вкладке Разметка страницы (рис. 22). Различают разрывы двух типов: разрывы страниц и разрывы разделов.

Разрыв Страница приводит к образованию новой страницы в том месте документа, где установлен курсор. Форматирование отдельных страниц документа выполняется единообразно (поля, ориентация, колонтитулы).

Создание разделов в документе позволяет форматировать каждый раздел отдельно, например, изменять ориентацию страниц. Параметры страницы находятся на вкладке Разметка страницы. Чаще всего используют разрыв Следующая страница, остальные типы разрывов обычно применяются при компьютерной верстке печатных изданий.

Рис 22. Команда «Разрывы».

Колонтитул – элемент оформления страницы, содержащий дополнительную информацию. Часто колонтитулы содержат название документа или отдельных глав, фамилию автора документа, дату создания.

При создании колонтитулов используются команды Верхний колонтитул и Нижний колонтитул на вкладке Вставка. При выборе вид колонтитула можно выбрать из коллекции (рис. 23) или создать собственный (вариант «пустой»).

Рис. 23. Коллекция нижних колонтитулов.

Для форматирования колонтитулов используется контекстная вкладка Работа с колонтитулами (рис. 24).

Рис. 24. Контекстная вкладка «Работа с колонтитулами – Конструктор».

Автоматически все колонтитулы для всех разделов и страниц документа создаются одинаковыми.

Часто для титульной страницы документа колонтитулы не используются. Команда Особый колонтитул для первой страницы позволяет отменить размещение дополнительной информации на титульной странице.

Для того чтобы в разных разделах документа создать разные колонтитулы следует отключить кнопку Как в предыдущем разделе, которая включается автоматически (рис. 24).

Рис. 24. Команда «Как в предыдущем разделе».

Алгоритм создания различных колонтитулов следующий:

1. Установите курсор в колонтитуле нужного раздела.

2. Отключите кнопку Как в предыдущем разделе на контекстной вкладке Работа с колонтитулами.

3. Введите нужный текст.

Для первого раздела команда Как в предыдущем разделе неактивна, так как для первого раздела нет предыдущих.

Для форматирования документов применяют стили.

Стиль – это совокупность параметров текста.

С помощью стилей можно быстро и удобно выполнить форматирование разных частей документа (заголовки, абзацы и т.п.). Кроме чисто оформительской задачи, стили позволяют решить также задачу структуризации текста, для чего каждый из стилей ассоциируют с функциональным разделом или с функциональной частью документа.

На вкладке Главная находится раздел Стили (рис. 25), содержащий коллекцию предустановленных стилей документа (рис. 26).

Рис. 25. Раздел «Стили».

Рис. 26. Коллекция стилей.

Пользователь может выбрать подходящий стиль из коллекции. Если параметры стиля не вполне устраивают пользователя, то их можно изменить. Для этого следует вызвать окно стилей (рис. 27).

Рис. 27. Кнопка вызова окна стилей.

Окно стилей, содержит перечень предустановленных стилей и стилей, используемых в данном документе (рис. 28).

Средства управления стилями позволяют изменить параметры существующих или создать новый стиль.

Рис. 28. Окно стилей.

Для изменения параметров стилей в окне стилей выделяют стиль, который нужно изменить. В выпадающем меню стиля выбирают команду Изменить (рис. 29). По команде открывается диалоговое окно Изменение стиля, где можно установить нужные параметры (рис. 30).

Рис. 29. Меню стиля.

Рис. 30. Диалоговое окно «Изменение стиля».

Основные параметры представлены непосредственно в окне (рис. 30). Дополнительные параметры можно вызвать с помощью кнопки Формат.

Для создания нового пользовательского стиля используют кнопку Создать стиль в окне стилей (рис. 29).

Обычно измененные или созданные стили сохраняются только в текущем документе, однако средства MS Word позволяют настроить параметры стилей таким образом, чтобы они были доступны и для других документов.

В многостраничных документах для удобства работы создают оглавление (содержание). Оглавление можно размещать в начале (после титульных страниц) или в конце документа, в зависимости от требований к оформлению. Создаются оглавления на основе стилей заголовков. В документах могут быть заголовки разных уровней, для их оформления предусмотрены соответствующие стили: Заголовок 1, Заголовок 2, …, Заголовок 9. Стиль Заголовок 1 соответствует самому верхнему уровню. Остальные стили применяются для оформления подзаголовков и появляются в списке стилей автоматически по мере использования.

После того, как в документе будут расставлены стили заголовков на вкладке Ссылки выполняют команду Оглавление. В меню кнопки можно выбрать один из предустановленных вариантов оформления оглавления или с помощью команды Оглавление… настроить параметры вручную (рис. 31).

Рис. 31. Меню кнопки «Оглавление».

При просмотре документа в электронном виде оглавление можно использовать как гиперссылки.

Microsoft Excel 2007

MS Excel 2007 предоставляет пользователю богатые возможности по ведению разнообразных экономических и статистических расчетов, содержит средства работы с графическими инструментами и даже собственный язык программирования Visual Basic, предназначенного для приложений. MS Excel 2007 заслуженно является одним из популярнейших приложений в мире на сегодняшний день.

Microsoft Excel - это совершенное средство для решения учетных задач, обработки экспериментальных данных, составления отчетов и т. п. Документ Excel называется рабочей книгой. Книга Excel состоит из листов, представляющих собой таблицы ячеек, в которых может храниться числовая и текстовая информация. Такая книга служит хорошим организационным средством. Например, в ней можно собрать все документы (рабочие листы), относящиеся к определенному проекту (задаче), или все документы, которые ведутся одним исполнителем.

Таблицы Excel удобны для хранения и сортировки информации, для проведения математических и статистических расчетов. Помимо работы с числами, в Excel хорошо развиты возможности работы с текстом, позволяющие создавать документы практически любой сложности. Excel располагает большим количеством шаблонов, с помощью которых можно быстро оформить самые разные, в том числе финансовые, документы.

Excel имеет массу встроенных функций для математических, статистических, финансовых и других вычислений.

Одна из важнейших функций программы - возможность представления данных в виде разнообразных графиков, диаграмм и карт.

Excel предлагает мощный аппарат для решения задач подбора параметров, статистического анализа данных и т.д. Программа имеет возможности доступа к внешним источникам данных (таблицам другого формата, базам данных).

Чтобы можно было исследовать большие объемы данных на листах, Excel 2007 поддерживает листы размером до одного миллиона строк и 16-ти тысяч столбцов, т.е. сетка Excel 2007 состоит из 1048576 строк и 16384 столбцов.

Интерфейс Excel 2007 построен аналогично интерфейсу Word 2007, т.е. основным элементом управления является Лента, содержащая 7 основных вкладок (Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид), а также контекстные вкладки, которые появляются только при необходимости для работы с конкретным видом объектов.

Специфическим элементом интерфейса MS Excel является строка формул, которая состоит из двух основных частей (рис. 32):

• поле адреса – отображает адрес активной ячейки;

• строка формул – отображает содержимое активной ячейки и кнопку вызова мастера функций

В Excel 2007 комфортнее, чем в предшествующих версиях организована работа со строкой формул – для просмотра и редактирования содержимого выделенной ячейки можно увеличить высоту строки формул с помощью кнопки Развернуть строку формул (рис. 32).

Рис. 32. Основные элементы интерфейса MS Excel 2007.

При стандартном запуске Excel автоматически создается одна новая рабочая книга с названием Книга 1, которая содержит 3 листа. В Excel допускается работа с несколькими рабочими книгами одновременно. При этом, каждая из них открывается в собственном окне. Активной или текущей может быть только одна рабочая книга.

Ячейки таблицы расположены на пересечении столбцов и строк. Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита и их сочетаниями (A, B, C и т.д.), строки пронумерованы (1, 2, 3 и т.д.). Адрес ячейки формируется из имени столбца и номера строки, например, А1, С20, ВН100.

Ширину и высоту ячеек можно изменять с помощью команды Формат на вкладке Главная или перемещать границы столбцов и строк мышью.

Часто в электронных таблицах осуществляется обращение к группе смежных ячеек. Такую группу называют диапазон, который обозначается указанием адресов первой и последней ячеек между которыми ставится знак «:». Например, А1:D5 (рис. 33).

Рис.33. Диапазон ячеек.

Создание и форматирование таблиц в MS Excel

Ввести данные можно непосредственно в активную ячейку, либо набрав их в строке формул и нажав клавишу Enter. Если текст не помещается в активной ячейке, он автоматически распространяется на соседнюю ячейку. Если не помещается число - ячейка заполняется символами #.

При вводе повторяющихся данных в Excel автоматически создаются списки подстановки.

Для удобства представления данных в Excel применяются различные форматы ячеек. Формат влияет только на внешнее представление данных в ячейке. Используемые форматы представлены в таблице 1.

Таблица 1

Форматы данных в Excel

Формат	Описание
Общий	прописывается по умолчанию при вводе информации, позволяет отображать и работать как с текстовыми, так и с числовыми данными.
Числовой	применяется только к числовым данным. Позволяет указывать число знаков после запятой, вводить разделить для разрядов числа.
Денежный	используется для работы с денежными суммами. Позволяет автоматически дописывать к числам обозначения валют, в которых выражено число. Удобен тем, что можно указать, как отображать отрицательные значения.
Финансовый	практически не отличается от денежного. За исключением отсутствия выделения цветом отрицательных значений и увеличенного отступа у данных от правого края ячейки.
Дата	указывает на то, что число представляет собой дату. Тип отображения даты задается в меню.
Время	число будет преобразовано в значение времени. Тип вывода времени указывается в меню
Процентный	преобразует цифру (или число) в проценты. Если в ячейке стояла 1, она отобразится как 100%. 10 превратится в 1000%. 0,01 станет 1%. В меню можно выбирать количество знаков после запятой.
Дробный	предназначен для преобразования десятичной дроби в обыкновенные.
Экспоненциальный	формат, необходимый для отображения очень больших и очень маленьких чисел.
Текстовый	формат для отображения текста. Под текстом надо понимать не только слова и предложения, но и всевозможные данные, для которых нет четких форматов.
Дополнительный	позволяет выводить некоторые данные через предустановленные варианты форматов. В том числе индекс, почтовый адрес, телефон и т.д.
(все форматы)	предназначен для создания собственных форматов типа [шт], [кг], [кг/ам] и т.п.

Изменять формат данных можно с помощью кнопки развертывания в группе Число на вкладке Главная или в диалоговом окне Формат ячеек (рис. 34).

Рис. 34. Средства изменения формата данных.

Форматирование содержимого ячеек выполняется с помощью команд вкладки Главная или соответствующих диалоговых окон.

Принципы форматирования содержимого ячеек Excel ничем не отличаются от принципов форматирования текстовых таблиц в Word. Кнопки задания определенных параметров шрифтов, заливки ячеек и визуализации границ (которые по умолчанию скрыты) находятся в группе Шрифт на вкладке Главная.

В группе Выравнивание вкладки Главная расположены инструменты выравнивания содержимого ячейки относительно границ. Здесь же имеются кнопки: Ориентация, позволяющая изменить направление текста в ячейке; Объединить и поместить в центре; Перенос текста, для разделения текста ячейки на строки и др.

Пользователь может применять встроенные стили Excel для оформления как отдельных ячеек, так и таблиц целиком. Стиль ячеек включает в себя определенный набор параметров форматирования ячейки — шрифт с заданными характеристиками, цвет заливки и шрифта, наличие и тип границы ячейки, числовой формат ячейки и т.п. Чтобы применить к выбранным ячейкам определенный стиль, их следует выделить, затем с выполнить команду Стили ячеек в группе Стили вкладки Главная и в открывшейся коллекции выбрать подходящий стиль.

При создании таблиц в Excel рекомендуется:

• вначале создать шапку таблицы, таким образом выполняется разметка;

• объединять ячейки следует только в шапке таблицы, для данных нужно использовать отдельные ячейки;

• общие значения (например, курс $, процентная ставка и т.п.) нужно выносить за пределы таблицы.

Создание формул

Для выполнения вычислений применяются формулы.

Формула – это выражение, начинающееся со знака равенства и состоящее из числовых величин, адресов ячеек, функций, имен, которые соединены знаками арифметических операций.

К знакам арифметических операций, которые используются в Excel относятся: сложение, вычитание, умножение, деление, возведение в степень. Некоторые операции в формуле имеют более высокий приоритет и выполняются в такой последовательности:

• возведение в степень и выражения в скобках;

• умножение и деление;

• сложение и вычитание.

Результатом выполнения формулы является значение, которое выводится в ячейке, а сама формула отображается в строке формул. Если значения в ячейках, на которые имеются ссылки в формуле, изменяются, то результат автоматически пересчитывается.

Изменить формулу можно с помощью строки формул или непосредственно в ячейке (после двойного щелчка). После внесения изменений обязательно нужно нажать клавишу Enter. Для отмены изменений используют кнопку Esc.

При выполнении вычислений в формулах рекомендуется использовать ссылки. Ссылка однозначно определяет ячейку или группу ячеек рабочего листа. С помощью ссылок можно использовать в формуле данные, находящиеся в различных местах рабочего листа, а также значение одной и той же ячейки в нескольких формулах. Можно также ссылаться на ячейки, находящиеся на других листах рабочей книги, в другой рабочей книге, или даже на данные другого приложения. Ссылки на ячейки других рабочих книг называются внешними. Ссылки на данные в других приложениях называются удаленными.

В MS Excel возможно применение следующих типов ссылок:

• относительная ссылка – создается по умолчанию при указании на ячейку (например, А1);

• абсолютная ссылка – используется для фиксирования значений в формулах (например, $A$1);

• смешанная ссылка – в ней только одна часть адреса является постоянной (например, $A1 – постоянный столбец, A$1 – постоянная строка).

Изменить тип ссылки можно с помощью клавиши F1.

Большое преимущество выполнения вычислений в Excel заключается в том что, при однотипных расчетах формулы можно копировать, таким образом, расчеты выполняются практически мгновенно. Следует помнить, что при копировании и распространении формул относительные ссылки изменяются, а абсолютные нет.

В том случае, если формула содержит ошибку, т.е. не может быть правильно вычислена (например, деление на 0), Excel выводит в ячейку значение ошибки.

Упражнение 1

1. Создайте, заполните и отформатируйте таблицу по образцу (рис.35):

Рис. 35. Образец таблицы.

2. Выполните вычисления стоимости произведенной продукции по плану и факту.

Алгоритм расчетов:

а) В ячейке Е4 поставьте знак =

б) Выделите ячейку В4, поставьте знак * (умножить), затем выделите ячейку D4. Формула должна принять вид как на рис 36.

Рис. 36. Создание формулы.

в) Нажмите клавишу Enter для завершения создания формулы.

г) Выполните растягивание формулы по столбцу Е с помощью маркера копирования/автозаполнения, расположенного в правом нижнем углу выделенной ячейки с формулой.

Аналогичным образом выполните вычисления по столбцу F.

3. Определите с помощью формулы % выполнения плана по стоимости.

4. Рассчитайте итоговую сумму произведенной продукции по плану и факту.

5. Сохраните файл в своей папке под именем Продукция.

Упражнение 2

1. Создайте и заполните таблицу по образцу (рис. 37):

Рис. 37. Образец таблицы.

2. Выполните вычисление цены товаров со скидкой.

Алгоритм расчетов:

а) Выделите ячейку С3 (рис. 37), поставьте знак =

б) Выделите ячейку В3, поставьте знак – (минус), затем опять выделите ячейку В3, поставьте знак *.

в) Далее выделите ячейку D2 (в ней указан размер скидки) и нажмите клавишу F4 для фиксирования этой ссылки. Формула должна принять вид как на рис. 38.

Рис. 38. Создание формулы с фиксированной ссылкой.

г) Нажмите клавишу Enter, выполните растягивание формулы.

 С помощью строки формул, просмотрите полученные в столбце С формулы, обратите внимание на поведение относительных и абсолютных ссылок.

3. Сохраните файл в своей папке под именем Товары.

Использование функций

Функция Excel - это заранее определенная формула, которая работает с одним или несколькими значениями и возвращает результат.

Все функции в Excel характеризуются:

• названием;

• предназначением (что, собственно, она делает);

• количеством аргументов (параметров);

• типом аргументов (параметров);

• типом возвращаемого значения.

В Excel имеется большое количество функций, с помощью которых можно проводить вычисления и другие действия, относящиеся к самым разнообразным областям знаний. Аргументами функции могут быть числа, ссылки на ячейки или диапазоны ячеек, а также другие встроенные функции (они называются вложенными).

Опции вставки в документ встроенных функций находятся на вкладке Формулы в группе Библиотека функций. Функции распределены по категориям в зависимости от того, для решения каких типов задач они предназначены. Назначение той или иной функции можно прочесть на всплывающей подсказке, которая появляется при наведении указателя мыши на имя функции с меню (рис. 39).

Рис. 39. Выбор функции из библиотеки.

Для просмотра полного списка встроенных функций Excel, используют кнопку Вставить функцию на вкладке Формулы или в строке формул. В открывшемся окне Мастера функций (рис. 40) на шаге 1 следует выбрать категорию (если, категория неизвестна, выбирают полный алфавитный перечень) в поле Категория. В поле Выберите функцию отображается список всех функций выбранной категории. Для каждой функции имеется ее описание.

Рис. 40. Окно Мастера функций.

На втором шаге заполняют аргументы функции (рис. 41).

Рис. 41. Аргументы функции СУММ().

Функции различаются в зависимости от того, какие аргументы они используют:

• без аргументов;

• с одним аргументом;

• с фиксированным числом аргументов;

• с неопределенным числом аргументов;

• с необязательными аргументами.

Название встроенной функции можно ввести и с клавиатуры, но этот способ не рекомендуется применять, т.к. высока вероятность ошибки.

Наиболее распространенные функции Excel являются краткой записью часто используемых формул. Для обращения к этим функциям используют выпадающий список кнопки Автосумма на вкладке Формулы или Главная (рис. 42), т.е. их вызов осуществляется без использования Мастера функций. Наиболее часто используемой является функция суммирования, для обращения к ней достаточно нажать саму кнопку Автосумма.

Рис. 42. Список кнопки Автосумма.

Перечень популярных функций представлен в таблице 2.

Таблица 2