10 Вопрос

Организация работы с документами - это создание оптимальных усло­вий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранении. Организация работы с документами требует автоматизации документооборота в современных условиях деятельности предприятий. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией. Организация работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству, в которой необходимо предусмотреть:

• образцы правильно оформленных документов с указанием имен файлов. При этом на компьютерах работников должны быть установлены шаблоны различных документов предприятия с примерами их заполнения;

• номенклатуру (список) дел предприятия и порядок ее составления, утверждения и пересмотра;

• правила хранения файлов ( на каком компьютере, в какой папке следует хранить файлы конкретных документов);

• сроки хранения документов и файлов;

• порядок регистрации документов;

• правила работы с версиями документа, по которому все файлы с предыдущими версиями уничтожились бы, и оставался на хранение файл с последним подписанным (утвержденным вариантом документа);

• сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов;

• правила формирования и оформления дел;

• порядок временного изъятия документов из дел, когда вместо взятого документа вставлялась бы карточка-заместитель с указанием № документа, Ф.И.О. сотрудника, даты изъятия и срока возврата;

• правила проведения научно-технической обработки документов для передачи их на архивное хранение;

• порядок уничтожения документов после рассмотрения описей и актов экспертной комиссией;

• методическое руководство работой с документами, информирование руководства предприятия о состоянии исполнения документов. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций: составление проекта документом исполнителем; проверка правильности оформления проекта документа; согласование проекта документа; подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение); регистрация документа; отправка документа адресату; подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело

Организация работы с документами регламентирует этапы, которые проходят поступившие документы:

1. первичную обработку; предварительное рассмотрение, разметку; регистрацию; рассмотрение документов руководством; направление на исполнение; контроль исполнения; исполнение документов; подшивку документов дела

Организация работы с документами закрепляет также факт, что секретарь-референт или работник службы делопроизводства должен осуществлять "фильтрацию" входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. При современной организации труда и росте квалификации работников количество документов, передаваемые непосредственно в структурные подразделения или исполнителям, будет увеличиваться