«Шапка» личной карточки

Как заполнить «Шапку» личной карточки сотрудника (формы № Т-2)

Вначале в личной карточке укажите наименование организации в соответствии с уставом и другими учредительными документами. В правом верхнем углу поставьте код организации по ОКПО. Дату заполнения личной карточки пишите цифровым способом, например, так: 11.08.2011.

Далее в форме идет таблица, в которую занесите следующие сведения:

• табельный номер (он присваивается сотруднику при приеме на работу и не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации);

• идентификационный номер налогоплательщика ИНН. Если сотруднику он не присваивался, оставьте ячейку незаполненной;

• номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

• алфавит (первая буква фамилии сотрудника);

• характер работы (постоянно или временно);

• вид работы (основная или по совместительству);

• пол (мужской, женский).

Раздел «Общие сведения»

Как заполнить раздел «Общие сведения» личной карточки сотрудника (формы № Т-2)

Раздел «Общие сведения» – самый объемный раздел личной карточки. В специальной ячейке укажите номер и дату трудового договора, заключенного с сотрудником. Далее последовательно заполняйте каждый пункт раздела.

Пункт 1 раздела «Общие сведения»

Как заполнить пункт 1 раздела «Общие сведения» личной карточки сотрудника (формы № Т-2)

Пункт 1 раздела «Общие сведения» – «Фамилия, имя, отчество». Перепишите данные из паспорта сотрудника. Имя и отчество укажите полностью. Старайтесь оставлять на строчках место для будущих изменений анкетных данных.

Пункт 2 раздела «Общие сведения»

Как заполнить пункт 2 раздела «Общие сведения» личной карточки сотрудника (формы № Т-2)

Пункт 2 раздела «Общие сведения» – «Дата рождения». Месяц рождения пишите буквами, а число и год – цифрами. С правой стороны в ячейке для кода укажите дату рождения цифровым способом.

Пункт 3 раздела «Общие сведения»

Как заполнить пункт 3 раздела «Общие сведения» личной карточки сотрудника (формы № Т-2)

Пункт 3 раздела «Общие сведения» – «Место рождения». Данные о месте рождения укажите в соответствии с паспортом. Если организация кодирует данные в личной карточке, то для заполнения пункта 3 необходим код ОКАТО.

Пункт 4 раздела «Общие сведения»

Как заполнить пункт 4 раздела «Общие сведения» личной карточки сотрудника (формы № Т-2)

Пункт 4 раздела «Общие сведения» – «Гражданство». Существуют стандартные формулировки записей о гражданстве. Они содержатся в ОКИН. И даже если организация не кодирует информацию в личной карточке, запись в текстовом поле пункта 4 должна строго соответствовать этому классификатору:

• код по ОКИН 1 «Гражданин Российской Федерации»;

• код по ОКИН 2 «Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство)»;

• код по ОКИН 3 «Иностранный гражданин»;

• код по ОКИН 4 «Лицо без гражданства».

Как заполнить пункт 4 раздела «Общие сведения» личной карточки – «Гражданство», если сотрудник имеет двойное гражданство или является иностранным гражданином

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

В такой ситуации в скобках можно указать вторую страну, гражданином которой является сотрудник. Например: «Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (Франции)». В личной карточке иностранца также можно дать указание на страну, гражданином которой он является: «Иностранный гражданин (Республики Беларусь)».

Как заполнить графу «Гражданство» в личной карточке крымского работника

Ответ на данный вопрос зависит от того, какие документы при приеме на работу предъявил сотрудник.

Дело в том, что графу «Гражданство» в личной карточке заполняют на основании классификатора ОКИН. И использовать при этом надо стандартные формулировки.

Жители Крыма и г. Севастополя в течение месяца после присоединения этих территорий к России могли сохранить украинское гражданство, заявив об этом. Если они этого не сделали, то по умолчанию считаются россиянами и должны были получить паспорта РФ. Поэтому варианты оформления личной карточки могут быть следующими.

Вариант 1. Сотрудник предъявил российский паспорт. Тогда в графе 4 укажите «Гражданин Российской Федерации».

Вариант 2. Сотрудник предъявил украинский паспорт. Это возможно, если человек отказался получать российское гражданство. В таком случае в графе 4 личной карточки укажите «Иностранный гражданин».

Данные выводы следуют из статьи 4 Закона от 21 марта 2014 г. № 6-ФКЗ и ОКИН.

Граждане Крыма и г. Севастополя, которые еще не получили российский паспорт, могут попросить отделение ФМС России выдать им временное удостоверение личности (п. 17 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 828, п. 76 регламента, утвержденного приказом ФМС России от 30 ноября 2012 г. № 391). В этом случае они считаются российскими гражданами. То есть в графе 4 таких сотрудников также укажите «Гражданин Российской Федерации».

Следует учесть, что если у сотрудника нет российского паспорта или временного удостоверения, то трудоустроить его нужно как иностранного гражданина.

Внимание: для граждан России, проживающих в Крыму и г. Севастополе, с 1 января 2016 года будет действовать ответственность за факт сокрытия второго гражданства (ч. 5 ст. 6 Закона от 4 июня 2014 г. № 142-ФЗ).