Как оформить личную карточку сотрудника по форме № Т-2
Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
Оформление личной карточки
Какие организации должны вести личные карточки сотрудников
Личные карточки на сотрудников должны вести все организации независимо от организационно-правовых форм (п. 2 постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, п. 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Обязательность их ведения подтверждается и тем, что в личной карточке дублируются сведения, вносимые в трудовые книжки сотрудников, и с каждой такой записью работодатель обязан знакомить сотрудника под подпись в личной карточке (п. 12, 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Особенности заполнения карточки приведены в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Применять унифицированную форму № Т-2 обязаны лишь организации государственного сектора. Негосударственные организации вправе использовать личные карточки по самостоятельно разработанной форме. При этом такая форма должна содержать ряд обязательных реквизитов. Такие выводы следуют из совокупности положений статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также подтверждаются письмами Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012 и Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.
Таким образом, личную карточку оформите на каждого сотрудника, принятого по трудовому договору. Заведите ее при приеме на работу и ведите в течение всего периода трудовой деятельности сотрудника в организации. С увольнением сотрудника карточку закройте, но продолжайте хранить в организации.
В течение какого срока после приема сотрудника необходимо заполнить его личную карточку
Действующим законодательством не установлен срок, в течение которого работодатель обязан завести личную карточку на нового сотрудника.
На практике при оформлении личных карточек работодатели применяют по аналогии сроки, установленные для оформления и заполнения трудовых книжек. Объясняется это тем, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель должен ознакомить сотрудника под подпись в его личной карточке, в том числе с записью о приеме на работу. Такие правила предусмотрены пунктом 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.
Так, работодатель должен вести трудовые книжки на всех сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). А трудовую книжку сотруднику, принятому на работу впервые, оформляют в течение недели со дня приема на работу (ч. 4 ст. 65 ТК РФ, п. 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Представляется, что личные карточки следует оформлять сотрудникам в те же сроки, в какие вносятся записи в их трудовые книжки.
Нужно ли заводить новую личную карточку при приеме на работу сотрудника, который ранее работал в этой организации
Да, нужно.
Личную карточку оформляют на каждого сотрудника, принятого по трудовому договору (п. 12, 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Если сотрудник ранее работал в этой организации, то при увольнении его личная карточка должна была быть закрыта записью о расторжении трудового договора. Поэтому, принимая сотрудника на работу снова, необходимо заполнить новую личную карточку (п. 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Может ли организация вести личные карточки сотрудников в электронном виде (не распечатывая)
Нет, не может.
В действующем трудовом законодательстве нет запрета на ведение личных карточек сотрудников в электронном виде. Однако реквизиты самой карточки предусматривают подтверждение подписью сотрудника вносимых данных, что делает ведение личной карточки в электронном виде невозможным. В частности, подпись сотрудника потребуется при заполнении раздела «Прием на работу и переводы на другую работу». С каждой записью, вносимой в данный раздел, организация обязана ознакомить сотрудника под подпись в графе 6. Такой порядок установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
На какой бумаге нужно распечатывать личные карточки сотрудников: на обычной или картонной
Трудовое законодательство не содержит ответа на данный вопрос. Представляется, что организация может самостоятельно определить вид бумаги, используемой для ведения личных карточек.
Объясняется это следующим.
Ведение личных карточек в электронном виде законодательством не предусмотрено. Поэтому личные карточки сотрудников организация должна вести на бумажных носителях. При этом в законодательстве не установлены требования в отношении конкретного вида бумаги, на которой следует распечатывать бланки личных карточек. Поэтому организация может самостоятельно решить вопрос о виде бумаги, на которой будут распечатаны бланки личных карточек. Например, на обычной или картонной. Соответствующее положение можно отразить в локальном акте организации, например, в Инструкции по кадровому делопроизводству.
Можно ли не оформлять личные карточки, а вместо них вести личные дела
Нет, нельзя.
Личная карточка – это обязательный документ, который должны вести все работодатели независимо от их организационно-правовой формы на каждого сотрудника (п. 2 постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, п. 12, 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). В личной карточке следует повторять все записи из трудовой книжки о приеме на работу, переводах и увольнении. С каждой такой записью нужно ознакомить сотрудника под подпись в личной карточке. Об этом сказано в пункте 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.
Обязанность вести личные дела на сотрудников предусмотрена только для отдельных работодателей. Подробнее о порядке оформления личных дел см. Как оформить личное дело сотрудника.
Сведения для личной карточки
На основании каких документов нужно заполнять личную карточку сотрудника
Сведения в личную карточку вносите на основании приказа о приеме сотрудника на работу и личных документов сотрудника, таких как:
трудовая книжка;
паспорт;
военный билет (для военнообязанных);
документ об окончании учебного заведения;
свидетельство государственного пенсионного страхования;
свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции;
другие документы (например, медицинская книжка, водительское удостоверение, документы, подтверждающие повышение квалификации, награждение государственными наградами, наличие инвалидности и т. п.).
Кроме того, в личной карточке нужно отразить и такие сведения, которые нельзя почерпнуть из перечисленных документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками – всю эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам.
Разделы личной карточки
Из каких разделов состоит личная карточка сотрудника
Коммерческие организации вправе разработать форму личной карточки самостоятельно и включить туда необходимые разделы (ст. 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, письмо Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012, письмо Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1). Если организация использует унифицированную форму личной карточки (форма № Т-2), то она состоит из одиннадцати разделов: I. Общие сведения. II. Сведения о воинском учете. III. Прием на работу и переводы на другую работу. IV. Аттестация. V. Повышение квалификации. VI. Профессиональная переподготовка. VII. Награды (поощрения) и почетные звания. VIII. Отпуск. IX. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством. X. Дополнительные сведения. XI. Основание прекращения трудового договора (увольнения).
В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о сотруднике. В первом разделе «Общие сведения» предусмотрены еще и окна для кодирования информации. Коды для заполнения личной карточки предусмотрены в классификаторах информации:
ОКИН Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95, утвержден постановлением Госстандарта России от 31 июля 1995 г. № 412;
ОКСО Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003, утвержден постановлением Госстандарта России от 30 сентября 2003 г. № 276-ст;
ОКПДТР Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, утвержден постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367;
ОКАТО Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95, утвержден постановлением Госстандарта России от 31 июля 1995 г. № 413.
Обязана ли организация кодировать информацию в личной карточке
Нет, не обязана.
Кодирование предназначается для автоматизированной обработки данных и статистического учета. Оно было введено, когда еще не существовало универсальных компьютерных программ. С помощью компьютеров, которые считывали с документов коды, можно было посчитать численность сотрудников и разделить их по категориям (уровень образования, профессия и т. п.). Сейчас такая обработка практически нигде не ведется. Даже если организации используют специальные компьютерные программы, которые автоматически проставляют коды в личной карточке, сами коды утратили свое первоначальное значение.
Однако имейте в виду, что из унифицированных форм нельзя удалять графы. Поэтому, если организация не кодирует информацию, не убирайте окна для кодов, а просто оставьте их незаполненными. Об этом сказано в Порядке, утвержденном постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20.