Организация работы с документами
Обеспечения документирования лишь одна составляющая ДОУ, другая составляющая – организация работы с документами или делопроизводство.
Делопроизводство – комплекс процедур по проверке и отбору и обеспечению работников аппарата управления предприятий необходимой документированной информацией для выполнения функций управлений или деловых процессов.
Особенностью делопроизводства является его тесная связь с деловыми процессами и функциями управления, поскольку делопроизводственные операция вплетаются в деловые процессы и процессы управления там, где их необходимо сопроводить документами.
Основное отличие делопроизводства от деловых процессов состоит в их функциональной разнице: делопроизводства отвечает за ДОУ предприятия, а деловые процессы за введение бизнеса.
Организация работы с документами предполагает организацию документооборота, хранение документов и их использование текущей деятельности предприятия.
Документооборот – совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки.
В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам (регистрируемые-не регистрируемые, входящие-исходящие).
Под документопотоком понимается совокупность документов, созданные с определенной целью. Характеристикой документооборота является.
Объем документооборота – количество документов, поступающих в организацию и созданных ее в течении определенного периода (1 год).
Объем документооборота – важный показатель, используемый в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы, структуры и штатного состава службы ДОУ.
Одна из важнейших функций организации работы с документами – функция учета документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией т.е. записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения.
Система хранения документов – совокупность средств, способов и приемов учетов и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.
Основные этапы документооборота в организации
По масштабам движения документов можно выделить следующие типы документооборота:
Документооборот конкретного гражданина
Должностного лица
Структурного подразделения
Организации в целом
Холдинга
Отрасли государственного управления
Государство
19.12.14
28.01.15
04.02.15
05.02.15
Действующие нормативные акты и методические пособия рассматривают в качестве объекта управления только документооборот организации в целом и соответственно потоки входящих, исходящих и внутренних документов. Документооборот организации можно разделить на следующие этапы:
Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию
Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ
Движение документов внутри организации
Исполнение документов
Обработка исполненных и отправляемых документов
Проектирование рациональной системы документооборота основывается на следующих положениях:
Исключение или крайнее ограничение возрастного движения документов
Передача документов по инстанциям только с целью обработки
Распараллеливание обработки документов с целью повышения оперативности их исполнения
Передача сведений о ходе движений и исполнения документов в службу ДОУ с помощью регистрационных карточек, исключая возвратное движение самих документов
Много вариантность движения документов
При организации рациональной системы ДОУ в качестве объекта исследований можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс, но основополагающим объектом исследований и совершенствования в процессе управления документации является документопоток.
Основными управляемыми параметрами документопотока является:
Содержание документопотока характеризуется составам документа входящих в него и составом информации, закрепленной в этих документах
Структура потока описывается признаками классификации и индексации документов
Режим документопотока определяется изменением во времени его информационной плотности.
Режим движения документа характеризуют:
Объем документопотока физических величин
Пропускная способность различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов
Нормативная загрузка сотрудников, обрабатывающих информацию и ее конечных потребителей.
Направление документопотока зависит от наличия конкретной операции в технологическом процессе обработки документа и результатов ее выполнения.
Объем документопотока измеряется физическим количеством документа, которое может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащийся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений и исполнений.
06.02.15