Документационное обеспечение управления

Это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Государственная система документационного обеспечения управления (ОУ) – совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работ с документами.

Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота организации, сокращение количества и повышения качества документа, создание наиболее благоприятных условий для применения современных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Составными компонентами ГСДОУ является следующее:

1. Единые правила составления и оформления документов

2. Рациональные принципы документооборота

3. Единые правила создания учетно-справочной системы

4. Формы и методы контроля исполнения документов

5. Правило составления номенклатуры дел

6. Принципы формирования дел

7. Правила подготовки дел к последующему хранению и использованию

8. Рекомендации по повышению эффективности труда в делопроизводстве и автоматизации делопроизводственных процессов

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы:

1. Документирование управленческой деятельности

2. Организация работ с документами

3. Организация службы ДОУ предприятия

Документирование

Документирование – регламентированный процесс записи информации на носителе, обеспечивающий ее юридическую силу.

Носитель – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации в т.ч. в преобразованном виде.

17.12.14

Результатом документирования является документ.

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Важное значение при документировании имеют средства документирования, т.е. :

1. Простые оружия

2. Механические и электро-механические

3. Средства автоматизации

Любой официальный документ многофункционален. Функции документа можно подразделить на общие и специальные.

Общие функции документа:

1. Информационные (любой документ создаётся для сохранения информации)

2. Социальный (создается в результате возникновения социальной потребности)

3. Коммуникативное (документ выступает в качестве средства связи между отдельными субъектами)

4. Культурное (средство закрепления и передачи культурных традиций, что лучше всего прослеживается на больших комплексах документов, научно-технической документации)

К специальным функциям документа относятся:

1. Управленческая (документ является средством управления, которое в процессе управления выполняет ряд важнейших функций).

2. Правовая (является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе).

3. Историческая (выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества).

Организация службы доу на предприятие

В состав каждого предприятия включается самостоятельное структурное подразделение основной целью функционирования, которого является своевременное обеспечение документации процессов управления. Таким подразделением является служба ДОУ, которая предназначена для решения следующих задач:

1. Документирование , принимаемое организационных, плановых и административных управленческих решений.

2. Документационного обеспечения управления

3. Получение, фильтрация и распределение потоков внешней и внутренней информации руководителям и исполнителям подразделений в соответствии с их полномочиями.

4. Контроль их исполнения анализа качества и сроков исполнения

5. Организация хранения, поиска и выдачи документов, необходимых для выполнения функций управления или деловых процессов.

18.12.14