08.12.14

Документационное обеспечение управления

Сущность управленческого труда

Руководство, как специфическая функция управления представляет собой совокупность однотипных операций, выполняемых руководящими работниками на различных уровнях управления: принятие управленческих решений, отдача распоряжений, контроль исполнения, инструктаж подчиненных, анализ положения дел.

Труд руководителя имеет единый предмет труда, информацию, носителем которой служит документ. Документ для руководителя – это не столько источник информации, но и юридическое удостоверение свершившегося действия, побуждение к новому действию, средство, которым он должен уметь пользоваться в повседневной работе.

Выделяют три категории управленческих работников:

1. Руководителя. Участвует в стратегической разработке конкретных вопросов, принимает по ним решение и подписывает отражающие их документы

2. Специалисты соответствующих профессий занимаются разработкой конкретных заданий руководителя, и выполняет вспомогательные операции, документируя проекты и решения.

3. Вспомогательные технические работники осуществляют информационное обслуживание аппарата управления: получение, обработку, передачу и хранение документальной информации.

Ошибки, допущенные вспомогательным техническим персоналом при первоначальной обработке данных, могут исказить или существенно повлиять на результаты работы и специалистов и руководителей.

Трудоемкость работы руководителей с документами

Эффективность работы руководителя определяется оперативностью и качественной проработкой всех этапов принятия и реализации управленческих решений. Эффективность зависит от следующих факторов:

1. Количество и качество используемой необходимой информацией

2. Скорость ее получения и обработки

3. Глубины логического и творческого анализа поступившей информации

4. Обоснованность полноты и быстроты реализации принятых управленческих решений.

Эффективность управления во многом зависит от наличия управленческой информации.

Информация – исходные данные и результат работы аппарата управления, это и необходимое условие выполнение работ и способ фиксации необходимых действий. Объем информации, структура входящих и исходящих из нее потоков определяют технику и технологию процессов обработки. Состав и объем трудозатрат управленческого персонала, распределение функций между сотрудниками и в итоге структуру органов управления.

Информация подразделяется:

1. По аспектам управления

2. По функциям управления

3. По срочности и важности

4. По уровню принятия управленческих решений

5. По совокупности процессов, необходимых для ее обработки при выборе управленческих решений

Наиболее полное представление о составе и трудоемкости работы руководителя с документами в процессе управления дает пооперационных анализ технологиям выполнения основных видов работ.

Процесс труда с документами состоит из ряда операций, которые условно можно разделить:

1. Технически (обработки поступающей документации)

2. Логические (чтение и ознакомление с документом, подбор необходимой информации, анализ и сопоставление данных, произведение необходимых подсчетов, визирование, контроль исполнения)

3. Творчески (отражают специфику труда руководителя)

15.12.14

Таким образом выявляется трудоемкость всей работы, состоящая из суммы затрат рабочего времени на каждую операцию определённых либо специальными наблюдениями, либо путем опроса всех участников процесса управления.

Каждое действие руководителя сопровождается либо операцией, выполняемой с документом, либо созданием документа. Совершенствование труда руководителя заключается в сокращении трудоемкости и количества технических операций и увеличение логических и особенно творческих операций.

Анализы трудозатрат по операциям показывает, что доля делопроизводственных операций значительно в общем объеме трудозатрат руководителей различных рангов.

Операционный анализ технологии выполнения основных видов работ с документами у руководителей различных рангов позволил выявить ряд типичных недостатков, снижающих эффективность их работы:

1. Неоправданно большие затраты рабочего времени на делопроизводственные операции

2. Отсутствие документов необходимых и достаточных для управления на каждом иерархическом

3. Обработка документации, решение по которой не входят в их компетенцию

4. Недостаточное использование средств в ПО и оргтехники для составления документов

Комплекс требований к управленческой информации с которой работают руководители различных рангов включает в себя:

1. Высокую степень надежности и достоверности информации

2. Своевременность ее поступления

3. Удобство форм

4. Минимальность объемов при необходимой полноте и др.