2.3 Предложения по совершенствованию процессов управления временем сотрудников организации

Проведенные исследования об использовании рабочего времени менеджера позволяют сделать вывод о том, что данный процесс нуждается в усовершенствовании, поскольку построен недостаточно рационально и на решение важных вопросов не всегда хватает времени. Проведенный анализ позволил выявить, что время перерывов из-за нарушения режимов работы составляет 5 минут. Казалось бы, это незначительное значение, однако проведение несложных расчетов позволяют определить общую сумму расходов, связанных с оплатой труда сотрудников, не приносящего доход организации.

В среднем в году 247 рабочих дней, таким образом, рабочее время в часах при сорокачасовой рабочей недели составляет 1976 часа. Годовой фонд оплаты труда начальника отдела продаж составляет 468 720 рублей. Стоимость одного часа в среднем равна 237, 2 рублей. 5 минут в день в течение года превращаются в 1235 минут или 20, 58 часов. Таким образом организация в пустую тратит минимум 4 881,58.

В ходе проведения беседы с начальником отдела продаж ООО «Босфор», мы обратили внимание на организацию условий труда. Так как в рациональном использовании рабочего времени значительную роль играет оборудование рабочего пространства, поскольку, чем лучше оснащено рабочее место, тем выше производительность труда руководителя.

Следует отметить, что рабочие место руководителя оснащено недоста­точным набором средств оргтехники. Так, в кабинете отсутствует сканер. Для того чтобы отсканировать и отправить нужную документацию, руководителю необходимо пройти в кабинет маркетинга, находящийся на этаж выше. Таким образом, минимальная потеря времени приблизительно равна 10 минутам. Воспользовавшись ранее приведенным алгоритмом расчета и учитывая, что потребность в сканировании документов возникает примерно два раза в неделю, получаем 3 906, 7 рублей. В данных условиях целесообразно приобретение сканера. Его стоимость составляет 3 708 рублей, таким образом, организация сможет сэкономить 198, 7 рублей.

Также необходимо организовать рациональную плани­ровку рабочего места, позволяющую обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сокращение физических усилий ра­ботника. Предлагаем внедрить в деятельность руководителя зародившуюся в Японии систему организации рабочего места 5S, позволяющую значительно повысить эффективность и управляемость операционной зоны, повысить производительность труда и сохранить время. Не смотря на то, что изначально система 5S была разработана для рабочих мест работников, занятых на производстве, данные принципы могут быть адаптированы и для рабочего места руководителя.

В систему 5s входят пять действий⁴⁰:

1) Сортировка – означает, что вы высвобождаете рабочее место от всего, что не понадобиться при выполнении текущих производственных операций.

Рабочие и руководители часто не имеют привычки избавляться от предметов, которые больше не нужны для работы, сохраняя их поблизости «на всякий пожарный случай». Обычно это приводит к недопустимому беспорядку или к созданию препятствий для перемещения в рабочей зоне. Удаление ненужных предметов и наведение порядка на рабочем месте улучшает культуру и безопасность труда. Чтобы более наглядно продемонстрировать, сколько лишнего скопилось на рабочем месте, можно на каждый предмет-кандидат на удаление из рабочей зоны повесить красный ярлык (флажок).

Необходимо чётко обозначить «зону красных ярлыков» предметов с красными флажками и тщательно её контролировать. Предметы, остающиеся нетронутыми свыше 30 дней, подлежат переработке, продаже или удалению.

2) Рациональное расположение – означает определить и обозначить «дом» для каждого предмета, необходимого в рабочей зоне. В целях рационализации крайне важно всегда оставлять нужные предметы в одних и тех же отведённых для них местах. Это ключевое условие минимизации затрат времени на непродуктивные поиски.

3) Уборка (содержание в чистоте) – значит обеспечить рабочему месту опрятность, достаточную для проведения контроля, и постоянно поддерживать её.

4) Стандартизация – это метод, при помощи которого можно добиться стабильности при выполнении процедур первых трех этапов 5S – значит разработать такой контрольный лист, который всем понятен и прост в использовании.

5) Совершенствование – означает то, чтобы выполнение установленных процедур превратилось в привычку

Мероприятия, лежащие в основе 5S (сортировка, рациональное расположение, уборка, стандартизация и совершенствование), абсолютно логичны. Они представляют собой базовые правила управления любым продуктивно работающим отделом. Однако именно системный подход, который система 5S применяет к этим мероприятиям, и делает ее уникальной.

При проведении фотографии рабочего дня начальника отдела продаж ООО «Босфор» было зафиксировано, что на работу с клиентами потрачено 2,5 часа, т.е. 37,8% общего рабочего времени. При анализе должностной инструкции было выявлено, что функциональные обязанности прописаны недостаточно четко. Так, формулировка «осуществление работы с клиентами» не раскрывает, какую именно работу и с какими именно клиентами (юридическими, физическими лицами) необходимо осуществлять. Таким образом, начальник отдела продаж общается с клиентами, в том числе и по рядовым вопросам, связанным с удовлетворительной / неудовлетворительной оценкой поставки товара. Значительно сократить временные издержки в рассматриваемом случае позволило бы применение в организационной деятельности метода делегирования. Данные вопросы могли бы решать сотрудники отдела, в то время как проведением анализа и разработкой предложений по совершенствованию характеристик товара мог заниматься менеджер среднего звена.

Около 30 % своего основного времени руководитель тратит на работу с документацией. Существенно сократить временные затраты помогут следующие мероприятия:

1. Необходимо классифицировать всю документацию. К примеру, инструкции должны находиться в непосредственной близости только в том случае, если рабочее место является новым, еще нет достаточной уверенности в собственной компетенции или же по долгу службы часто приходится пользоваться данным документом. В остальных случаях папка с инструкциями должна находится в зоне свободного доступа, но не занимает место непосредственно на рабочем столе или в верхнем ящике.

2. Существует определенный поток докумен­тации, требующий постоянного внимания и принятия безот­лагательных решений. Если этот поток активен в течение всего рабочего дня, распределять его необходимо по мере поступления. Если документы требуют передачи в следующую инстанцию, по возможности следует передать его, а не загромождать свой стол.

3. Распределять входящие документы следует по классифицированным папкам (неважно, как представлен до­кумент — на бумажном носителе или в электронном виде). На­звать папки можно в соответствии с деятельностью: «В работе», «Пе­редать», «Выполнено», «К рассмотрению». Ежедневно перед завершением рабочего дня необходимо проверять содержимое, особенно сроки исполнения. Как только документ про­шел процесс выполнения необходимо убирать всю документацию по данному вопросу в личный архив.

4. Если за переданные документы руководитель несет ответственность (к исполнению), то важно отследить последующее прохождение докумен­тации, напомнить исполнителю о сроках и своевременно по­лучить ответ. Для облегчения процесса контроля следует завести специальный график (таблица 6).

Таблица 6 – График прохождения документации⁴¹

Наименование документа	Поступил	Исполнитель	Передан	Получить ответ	Доложить об исполнении

В каждой колонке проставляется дата и отслеживается прохож­дение документа. Подобный график можно создать на ра­бочем столе компьютера, а можно распечатать и повесить в зоне видимости. Вся документация фиксируется и отслеживается. Все столбцы лучше всего заполнять сразу в момент обработки документа.

Немало важно ввести в управленческую деятельность практику личного планирования. На сегодняшний день существует множество разных методик, нацеленных на управление временем. Наиболее простая и эффективная из которых, планирование рабочего времени по методу Лотара Зайверта – известного немецкого специалиста в области тайм-менеджмента. Для составления плана на день, в среднем достаточно потратить 10-15 минут. Метод включает в себя 5 основных шагов⁴²:

Шаг 1. Список задач. В сформированном плане дня перечислены все задачи, необходимые или имеющие важное значение на следующий день. В колонке «задачи» следует указать следующие сведения:

1. Дела из плана на неделю или месяц.

2. Задачи, которые накануне не были выполнены.

3. Периодически возникающие цели.

4. Добавившиеся задачи.

Шаг 2. Оценка длительности выполнения задачи. Реалистичный план должен содержать список задач, которые могут быть действительно достигнуты. Поэтому, перед тем как начать управлять временем, следует оценить ориентировочную продолжительность нужных мер. В оценке длительности дел добиться полной точности невозможно. Однако опыт позволяет утверждать – достаточно недельного опыта по данной методике, чтобы добиться точности в 85-90%. Когда появится временной интервал, исполнитель будет точнее укладываться в отведенные сроки, эффективно справляясь с поставленными задачами.

Важное условие – при определении временного лимита на решение задач нужно указывать не только время для определенной задачи, но также уточнять, когда планируете к ней приступить и когда завершить.

Шаг 3. Резервирование времени. При составлении плана нужно учитывать первый главный совет – охватывать не более 60% рабочего времени. Остальное время становится резервом для важных дел, не запланированных изначально, но всё равно возникающих в работе каждого. Если рабочие задачи в составленной таблице превышают 60% своего рабочего времени, можно рекомендовать следующие шаги:

• откажитесь от одного из пунктов либо перенесите его на следующий день;

• определитесь со своими приоритетами, важное значение отводится делегированию задач, уменьшая временные траты для данных задач;

• снижение расходов времени по каждому пункту в своем графике;

• если задачи выходят за выделенные временные рамки, их нужно в итоге отменить либо перенести на следующий день.

Шаг 4. Установка приоритетов и делегирование заданий. При планировании времени следует определить приоритеты задач, занявшись делегированием – чтобы сэкономить свое время по каждому заданию. Устанавливаются три вида приоритетов – a (важные и срочные задачи), b (что-то одно – срочные либо важные), c (текущие повседневные задачи). На каждый день следует планировать не больше 3 задач a, не более 6 заданий b и не более 7 c.

Далее оценивается возможность делегирования каждой задачи – определить, кому она будет передаваться полностью либо частично. В результате удастся избежать лишних заданий, экономя свое время, сохраняя только важные цели из своей зоны ответственности.

Шаг 5. Контроль результатов. Основываясь на данной схеме, начинаем выполнение заданий, контролируя результат и соблюдение выделенного времени. Задачи, с которыми не успели справиться, переносятся на следующий день.

Польза от проведения данных мероприятий огромная: во-первых, появляется возможность планировать работу соответствующим образом и расставлять приоритеты во всех областях трудовой деятельности, а во-вторых, сэкономлено огромное количество времени.

С учетом всех вышеперечисленных предложений, совершенствование организации труда приведет к следующим результатам:

1. Затраты на внедрение

2. Затраты времени (годовые), ч:

а) на работу с документами:

- до внедрения мероприятия – 453

- после внедрения мероприятия – 391

б) на работу с клиентами:

- до внедрения мероприятия – 638

- после внедрения мероприятия – 473

3. Среднечасовая заработная плата работника, руб. – 237,2

Исходя из полученных данных:

1. экономия рабочего времени

(453+638) – (391+473) = 227 ч;

2. относительная экономия фонда заработной платы

227 × 237, 2 = 53 844, 4 руб.