2.2 Анализ технологий тайм-менеджмента, применяемых в ооо «Босфор»

Для проведения исследования реализации технологий тайм-менеджмента был осуществлен анализ затрат рабочего времени начальника отдела продаж ООО «Босфор».

Рабочее время – это время участия в трудовой деятельности, измеряемое установленной законодательством продолжительностью рабочего дня, недели, месяца или года³⁷. Рабочее время состоит из времени работы и времени перерывов. Время работы включает в себя время, необходимое для выполнения производственного задания (подготовительно-заключительное время, оперативное время, время обслуживания рабочего времени) и время работы, не обусловленное производственным заданием (время случайной работы, время непроизводительной работы). Во времени перерывов можно выделить три группы: время на отдых и личные надобности, время перерывов, обусловленных технологией и организацией управленческого процесса, и время, обусловленное нарушением трудовой дисциплины.

Начальник отдела продаж имеет высшее образование, стаж работы в должности составляет два года.

Начальник отдела продаж имеет собственный кабинет площадью 20 м², оснащенный:

1. мебелью (столом, креслом, шкафом для документов и бумаг, шкафом для одежды),

2. средствами оргтехники (компьютером, средствами для вычислительных операций),

3. средствами для связи и системы информации (городским телефоном, внутренним телефоном, программными средствами, бизлимитным Интернетом),

4. инвентарем (корзина для бумаг, настольной лампой).

Местоположение кабинета имеет удобное расположение, поскольку примыкает к кабинету, в котором располагаются работники отдела продаж. Следует отметить, что в подчинении начальника отдела продаж находится 8 человек: 1 координатор отдела продаж, 3 менеджера по продажам, 4 региональных менеджера по продажам.

В практике менеджмента используется такое понятие как норма управляемости, рассматривающееся как максимальное количество работников, подчиненных руководителю, потенциальные возможности которых могут быть максимально использованы³⁸. Излишнее увеличение количества подчиненных ведет к росту управленческих обязанностей руководителя, что ослабляет контроль над работой подчиненных. Чрезмерное же сужение нормы управления является причиной увеличения количества управленческих уровней, сверхцентрализации власти, повышения административных расходов и роста проблем в результате ослабления взаимосвязей между верхним и нижним уровнем пирамиды организационной структуры управления.

Многочисленными исследованиями было подтверждено, что реальная управляемость достижима при 7 ± 2 подчиненных. Таким образом, можем сделать вывод, что в рассмотренном примере норма управляемости не нарушена.

Изучение затрат рабочего времени проводилось с использованием фотографии рабочего времени, путем наблюдения с последовательными замерами этих затрат времени по видам, на протяжении пяти рабочих дней. Особое внимание в исследовании, уделялось выявлению потерь и нерациональных затрат рабочего времени, а также изучению затрат подготовительно-заключительного времени, времени обслуживания рабочего места и времени на отдых и личные надобности.

Фотография рабочего времени проводилась в следующем порядке:

1. подготовка к наблюдению, заключающаяся в подробном изучении и описании объекта наблюдения в производственной обстановке;

2. непосредственно проведение наблюдения, путем фиксации последовательности всех элементов затрат времени;

3. обработка полученных результатов.

Так как виды работ являются однотипными, представим результаты наблюдения в обобщенном виде (таблица 3).

Таблица 3 – Затраты рабочего времени по элементам работы и перерывов начальника отдела продаж ООО «Босфор»

Наименование затрат рабочего времени	Текущее время в часах и минутах	Продолжительность (мин)	Индекс
Начало наблюдения	8.00	*	*
1.Приход на работу	8.00	*	*
2. Подготовка рабочего места	8.00 – 8.05	5	ВР
3. Проверка почты, ответы на срочные письма	8.05 – 8.20	15	ВР
4. Разговор с зам. генерального директора по маркетингу	8.20 – 8.30	10	ВР
5. Проведение анализа клиентской базы	8.30 – 9.20	50	ВР
6. Общение по телефону с поставщиками	9.20 – 9.50	30	ВР
7. Оперативное совещание с начальниками отдела	9.50 – 10.20	30	ВР
8. Уход по личным надобностям	10.20 – 10.30	10	ОТЛ
9. Деловые переговоры по договорам	10.30 – 11.10	40	ВР
10. Общение с клиентами по телефону	11.10 – 11.55	45	ВР
11. Обед	11.55 – 12.55	60	ОТЛ
12. Общение с клиентами по телефону	12.55 – 14.05	70	ВР
13. Уход по личным надобностям	14.05 – 14.20	15	ОТЛ
14. Подготовка плана продаж на месяц	14.20 – 15.15	55	ВР
15. Личные разговоры по телефону	15.15 – 15.20	5	ПНР
16. Работа с подчиненными	15.20 – 15.45	25	ВР
17. Проверка почты, ответы на письма	15.45 – 15.55	10	ВР
18. Работа с клиентами	15.55 – 16.35	40	ВР
19. Работа с документами	16.35 – 17.05	30	ВР
20. Систематизация документов	17.05 – 17.25	20	ВР
21. Наведение порядка на рабочем столе, выключение компьютера.	17.25 – 17.30	5	ВР
22. Уход с работы	17.30	*	*
Конец наблюдения	17.30	*	*
Продолжительность смены	*	570	*

В соответствии с трудовым кодексом (ТК РФ) рабочий день составляет 8 часов (480 минут). Однако рабочий день руководителя (менеджера) отличается от рабочего дня рядового работника и достаточно сложно поддается лимитированию. В данном случае: рабочий день руководителя длится на 30 минут дольше определенного ТК РФ, что позволяет нам предположить, что организация рабочего времени носит не совсем рациональный характер.

Фотография рабочего времени дает большое количество цифровых данных, характеризующих затраты времени на различные виды работ и потери. Многие из этих затрат являются повторяющимися.

Для облегчения обработки результатов наблюдения воспользуемся типовой индексацией затрат времени с использованием условных обозначений элементов производственного процесса и различных положений рабочего при выполнении трудовых действии.

Выделяют следующие виды индексации³⁹:

3. Индексация затрат рабочего времени по видам:

• ВР – время работы;

• ОТЛ – время на отдых;

• ПНР – время перерывов из-за нарушения режимов работы или недостатков в организации производства;

• ПНД – время перерывов из-за нарушений трудовой дисциплины.

4. Индексация затрат рабочего времени по содержанию труда:

• О – время основной работы;

• ПЗ – подготовительно-заключительное время;

• ОРМ – время на обслуживание рабочего места.

Исходя из данных таблицы 3, проведем индексацию и общую классификацию затрат рабочего времени начальника отдела продаж ООО «Босфор» результаты которой отражены в таблице 4.

Таблица 4 – Классификация затрат рабочего времени начальника отдела продаж ООО «Босфор»

№ п/п	Наименование элементов труда или затрат рабочего времени	Время, мин.	Индексы затрат времени
			по виду	по содержанию труда
	1	2	3	4
1.	Подготовка рабочего места	5	ВР	ОРМ
2.	Проверка почты, ответы на срочные письма	15	ВР	О
3.	Разговор с зам.генерального директора по маркетингу	10	ВР	ПЗ
4.	Проведение анализа клиентской базы	50	ВР	О
5.	Работа с документами	30	ВР	О
6.	Оперативное совещание с начальниками отдела	30	ВР	ПЗ
7.	Уход по личным надобностям	10	ОТЛ	*
8.	Деловые переговоры по договорам	40	ВР	О
9.	Общение с клиентами по телефону	45	ВР	О
10.	Обед	60	ОТЛ	*
11.	Общение с клиентами по телефону	70	ВР	О
12.	Уход по личным надобностям	15	ОТЛ	*
13.	Подготовка плана продаж на месяц	55	ВР	О
14.	Личные разговоры по телефону	5	ПНР	*
15.	Работа с подчиненными	25	ВР	О
16.	Проверка почты, ответы на письма	10	ВР	О
17.	Работа с клиентами по вопросам заключенных договоров	40	ВР	O
18.	Работа с документами	30	ВР	О
19.	Систематизация документов	20	ВР	ОРМ
20.	Наведение порядка на рабочем столе, выключение компьютера.	5	ВР	ОРМ
	ИТОГО, мин:	Ф-570	ВР-480 ОТЛ-85 ПНР-5	О-410 ПЗ-40 ОРМ-30

Определим долю видов работ начальника отдела в общем бюджете рабочего времени (рисунок 2). Рабочее время руководителя составляет: 85,42% времени основной работы, 8,3% подготовительно-заключительное времени и 6,25 % времени расходуется на обслуживание рабочего места.

Рисунок 2 – Доля видов работ в общем бюджете рабочего времени

Определим долю видов работ в общем бюджете времени основной деятельности (рисунок 3).

Рисунок 3 – Доля видов работ в общем бюджете времени основной деятельности

Большую часть оперативного времени занимает работа с клиентами 37,8 %, на работу с документацией приходится 26,8%, на составление планов и отчетов приходится 13,4%, переговоры занимают 9,75%, работа с почтой составляет 6,09 %, работа с подчиненными 6,09%.

Проведем анализ затрат рабочего времени в следующих направлениях:

1. Экстенсивность использования рабочего времени.

Для оценки результативности использования рабочего времени можно применить коэффициент экстенсивности, отражающий использование фонда рабочего времени:

А) без учета времени на отдых и личные надобности:

К_э = (Ф – (ПНР+ОТЛ+ПНД)) / Ф = 1 – (ПНР+ОТЛ+ПНД) / Ф;

К_э = 1 – (5+85) / 570 = 0,84;

Нормативное значение К_э без учета времени на отдых составляет 0,94, таким образом, рабочий процесс организован недостаточно рационально, отклонения составляют – 0,1.

Б) с учетом времени на отдых и личные надобности:

К_э = (Ф – (ПНР+ПНД)) / Ф = 1 – (ПНР+ПНД) / Ф;

К_э = 1– (5) / 570 = 0,99;

Нормативное значение К_э с учетом времени на отдых, и личные надобности составляет 1,0; таким образом, производственные процессы организованы достаточно рационально, отклонения составляют – 0,01.

Коэффициент потерь времени, из-за нарушений режима работы:

К_пнр = ПНР / Ф;

К_пнр = 5 / 570 = 0,008;

Нормативное значение коэффициента К_пнр при рациональной организации управленческого труда равны 0,00. Так как полученное значение коэффициента К_пнр равно 0,008, можно считать, что потерь времени из-за нарушений режима работы нет.

К_отл= ОТЛ / Ф;

К_отл = 85 / 570 = 0,15;

Значение К_отл – коэффициента времени регламентированных перерывов в работе равен 0,15, выше нормативного значения составляющего 0,06 времени рабочего дня.

2. Рациональность использования рабочего времени отражается в следующих показателях, представленных в таблице 5.

Таблица 5 – Рациональность использования рабочего времени начальника отдела продажи ООО «Босфор»

№ п/п	Наименование показателя	Формула	Расчетное значение	Нормативное значение
	По содержанию труда:		%	%
1.	Коэффициент времени подготовительно заключительной работы, Кпз	Кпз = ПЗ/ (ПЗ+О+ОРМ)	40/(40+410+30) = 8,3%	2-4%
2.	Коэффициент времени основной работы, Ко	Ко= О/ (ПЗ+О+ОРМ)	410/(40+410+30) = 85,4%	92-96%
3.	Коэффициент времени на обслуживание рабочего места, Корм	Корм = ОРМ/ (ПЗ+О+ОРМ)	30/(40+410+30) = 6,25%	2-4%

Проведя анализ данных, представленных в таблице, можно отметить, что расчетное значение коэффициента времени подготовительно- заключительной работы и коэффициента времени на обслуживание рабочего места выше нормативного значения на 4,3% и 6,6% соответственно. Коэффициент рациональности использования основного рабочего времени ниже нормативного значения на 6,6 %.

Таким образом, проведение исследования по составлению фотографии рабочего времени позволило представить фактический баланс рабочего дня, который показывает абсолютную продолжительность и удельный вес отдельных категорий затрат времени в общем времени наблюдения, определить коэффициент рациональности использования основного времени.