1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснования необходимости автоматизации

На предприятии ООО «Гера» используется типовая АС по расчету заработной платы и кадровому учету. При принятии на работу каждый сотрудник должен иметь допуск по техники безопасности. Как и на любом другом предприятии, в ООО «Гера» ведется учет инструктажей, все эти документы заполняются вручную по каждому сотруднику. Данный процесс является весьма трудоемким, занимающим большое количество времени. Автоматизация представленного направления деятельности отдела позволит упорядочить этот процесс, снизить затраты времени на его осуществление, а также свести к минимуму риск возникновения ошибок и потери информации.

Учету подлежат следующие виды инструктажей:

• вводный (проводится с каждым вновь принятым на работу);

• инструктаж на рабочем месте, который, в свою очередь, делится на:

• первичный (проводится со всеми вновь принятыми работниками, переводимыми из одного подразделение в другое, с работниками, выполняющими новую для них работу, а также со строителями при выполнении строительно-монтажных работ на территории организации);

• повторный (проводится каждые 6 месяцев, от прохождения повторного инструктажа освобождаются те работники, которые не связаны с использованием инструментов и оборудования);

• внеплановый (проводится при изменении технологического процесса, при нарушении работником правил по охране труда, при других обстоятельствах, влияющих на безопасность труда) [33].

Формализация процесса прохождения и учета инструктажей по ТБ в ООО «Гера» представлена на приведенных ниже структурно-функциональных диаграммах.

Рисунок 1 – Контекстная диаграмма (IDEF0) процесса прохождения и учета инструктажей по ТБ («как есть»)

На рисунке 1 представлена контекстная диаграмма учета инструктажей

Интерфейсные дуги на диаграмме:

1. Вход – вид инструктажа, подразделение, номер инструкции;

2. Выход – запись в журнале прохождения инструктажа;

3. Управление – ТК РФ, нормативные документы, внештатная ситуация;

4. Механизм – инженер по ОТ и ТБ, начальник подразделения, инструктируемый сотрудник.

Рисунок 2 – Структурно-функциональная диаграмма (IDEF0) процесса прохождения и учета инструктажей по ТБ («как есть»)

На рисунке 2 представлена структурно-функциональная диаграмма процесса прохождения и учета инструктажей.

Функциональные блоки, представленные на диаграмме:

1. Выполнить инструктаж – начальник подразделения и инженер по ОТ и ТБ проводят инструктаж для каждого из сотрудников подразделения;

2. Зарегистрировать инструктаж в журнале – проведенный инструктаж записывается в журнале прохождения инструктажа, в котором указывается вид инструктажа, причина его проведения (касается внепланового инструктажа), инструктируемый сотрудник.

Рисунок 3 – Декомпозиция функции «Выполнить инструктаж» («как есть»)

На рисунке 3 представлена диаграмма выполнения инструктажа.

Функциональные блоки, представленные на диаграмме:

1. Вводный инструктаж – проводится инженером по ОТ и ТБ для сотрудников подразделения, проводимый со всеми вновь принятыми на работу, независимо от их образования, стажа работы по данной профессии или должности;

2. Первичный инструктаж – проводится начальником подразделения всеми вновь принятыми работниками, переводимыми из одного подразделение в другое, с работниками, выполняющими новую для них работу, а также со строителями при выполнении строительно-монтажных работ на территории организации;

3. Повторный инструктаж – проводится начальником подразделения каждые 6 месяцев, от прохождения повторного инструктажа освобождаются те работники, которые не связаны с использованием инструментов и оборудования;

4. Внеплановый инструктаж – проводится инженером по ОТ и ТБ при изменении технологического процесса, при нарушении работником правил по охране труда, при других обстоятельствах, влияющих на безопасность труда [33].

Таблица 1 - Глоссарий понятий

Процесс	Определение
Учет инструктажей по ТБ	Учет всех видов инструктажей и проведение их для сотрудников фирмы
Выполненный инструктаж	Проведенный инструктаж (вводный, повторный, первичный, внеплановый) для сотрудников организации
Зарегистрировать инструктаж в журнале	Регистрация сведений о лицах прошедших инструктаж и о руководителях проводивших инструктаж по охране труда.
Вводный инструктаж	Вводный инструктаж по охране труда проводят со всеми вновь принимаемыми на работу независимо от их образования, стажа работы по данной профессии или должности, с временными работниками, командированными.
Первичный инструктаж	Инструктаж по ОТ, который проводится на рабочем месте до начала производственной деятельности: - со всеми вновь принятыми в организацию; - переведенными из других подразделения организации; - работниками перед выполнением новой для них работы; - строителями, выполняющими строительно-монтажные работы на территории организации;
Повторный инструктаж	Инструктаж по охране труда, который проходят все работники, за исключением лиц, освобожденных от первичного инструктажа, независимо от их квалификации, стажа работы и образования не реже 1 раза в полугодие по программе первичного инструктажа на рабочем месте в полном объеме.
Внеплановый инструктаж	Инструктаж по охране труда, который проводят: при введении в действие новых или переработанных стандартов, правил по охране труда и инструкций по охране труда; изменении технологического процесса, замене (или модернизации) оборудования, приспособлений и инструмента, сырья, материалов и других факторов; нарушении работниками требований охраны труда, что может привести (или привело) к производственной травме, отравлению, аварии, взрыву, пожару; перерывах в работе: для работ, к которым предъявляются дополнительные (повышенные) требования охраны труда, - более чем на 30 дней, для остальных работ - 60 дней; по требованию органов надзора и контроля.
Входы, выходы, управление, механизмы	Определение
Трудовой кодекс РФ	Свод законов, регулирующих трудовые отношения между работодателем и работником. Трудовой кодекс обязателен для соблюдения на всей территории РФ.
Нормативные документы	Документы, сод ержащие требования безопасности, правила, общие принципы, характеристики, касающиеся определенных видов деятельности.
Внештатная ситуация	Ситуация, не являющаяся стандартной для организации.
Вид инструктажа	Вводный, первичный, повторный и внеплановый инструктажи.
Подразделение	Отдел, работающий в своем индивидуальном направлении не пересекающимся в производственной деятельности с другими отделами кроме общей администрации, кадров, бухгалтерии.
Инженер по ОТ и ТБ	Налаживает взаимодействие техники и человека на производстве. С одной стороны, он должен разработать условия, в которых технические средства труда использовались бы с максимальной эффективностью. С другой — предусмотреть и предотвратить ущерб и вред, который может причинить человеку эксплуатация технических средств.
Начальник подразделения	Должностное лицо, возглавляющее соответствующее специализированное подразделение.
Инструктируемый сотрудник	Сотрудник организации, для которого проводится инструктаж.
Проведенный инструктаж	Проведенный инструктаж для сотрудников организации.
Запись в журнале прохождения инструктажа	Запись о прохождении инструктажа.

Рисунок 4 – Диаграмма потоков данных процесса прохождения и учета инструктажей по ТБ («как есть»)

На представленной контекстной диаграмме видно, что в проведении инструктажа участвуют инженер по ОТ и ТБ, начальник подразделения и инструктируемый сотрудник. Инструктажи в свою очередь делятся на первичный, вводный, повторный и внеплановый. После проведения инструктажа, он регистрируется, а затем записывается в журнале прохождения инструктажа.