Аналіз даних за допомогою зведених таблиць

Зведені таблиці (Pivot Table) дають змогу різними способами бачити інформацію, що зберігається в

базах даних Excel. Зведена таблиця Excel дозволяє легко і швидко підсумовувати і порівнювати дані. Якщо потрібно підсумувати дані, то слід тільки перенести поля з одного місця таблиці в інше, створивши таким чином новий звіт, не змінюючи структури даних.

Для автоматизації створення зведеної таблиці Excel використовує програму - Майстер зведених таблиць. Для формування зведеної таблиці потрібно виконати таку послідовність дій:

• активувати базу даних (установити курсор на будь-яку комірку таблиці, що містить базу даних); вибрати команду Данные/Сводная таблица. На екрані з'являється діалогове вікно Мастер сводных таблиц и диаграмм - шаг 1 из 4, в якому треба задати тип даних, на основі яких формуватиметься зведена таблиця (рис. 2.48);

Діалогове вікно Мастер сводных таблиц и диаграмм

• натиснути кнопку Далее, з'являється нове діалогове вікно Мастер сводных таблиц и диаграмм для визначення місцезнаходження вхідних даних (рис. 2.49);

. Діалогове вікно Мастер сводных таблиц и диаграмм

" після визначення місцезнаходження вхідних даних знову активувати кнопку Далее, з'являється третє діалогове вікно Мастер сводных таблиц и диаграмм, в якому треба визначити місце формування таблиці - новий аркуш чи поточний (рис. 2.50);

Діалогове вікно Мастер сводных таблиц и диаграмм

• вказавши місце формування зведеної таблиці, слід активувати кнопку Готово - на екрані з'являється макет зведеної таб7іиці (рис. 2.51);

Макет зведеної таблиці

• заповнити макет зведеної таблиці - перемістити за допомогою миші імена полів із правої частини діалогового вікна в області Page (Сторінка), Row (Рядок), Column (Колонка), Data (Дані). Поля, що розміщуються в області Page (Сторінка), є умовою фільтрації даних для зведеної таблиці. Поля, що розміщуються в області Row (Рядок), відображають їхні конкретні значення в кожному рядку зведеної таблиці. Поля, що розміщуються в області Column (Стовпець), фіксують назви колонок таблиці і конкретні значення полів, що підраховуються. Поле, що розміщується в зоні даних, підраховується. Якщо елементи колонок містять числа, тоді для обчислення програма Excel автоматично використовує функцію Sum (Сума).

У зведеній таблиці можна змінювати порядок полів і повністю змінити її вигляд. На рис. 2.52 наведено сформовану Зведену таблицю, в якій рух товарів у розрізі складів фільтровані за датою (06.03.2004).

Форма зведеної таблиці

Після поновлення даних у базі треба поновити і зведену таблицю. Для поновлення зведеної таблиці слід виділити будь-яку її комірку, після чого виконати команду Данные/Обновить данные.

Відкриття наявної бази даних Access

1. Натисніть кнопку Microsoft Office   і виберіть пункт Відкрити.

2. У діалоговому вікні Відкрити перейдіть до бази даних, яку потрібно відкрити.

3. Виконайте одну з таких дій:

   • Двічі клацніть базу даних, щоб відкрити її в режимі за промовчанням, указаному в діалоговому вікні Параметри Access, або в режимі, призначеному адміністративною політикою.

   • Натисніть кнопку Відкрити, щоб відкрити базу даних для спільного доступу в середовищі з багатьма користувачами, щоб ви та інші користувачі могли читати та додавати дані до бази даних.

   • Щоб відкрити базу даних лише для читання, клацніть стрілку поруч із кнопкою Відкрити та виберіть команду Відкрити для читання. Ви зможете переглядати її, але внесення змін буде заборонено. Інші користувачі зможуть читати базу даних і вносити до неї дані.

   • Щоб відкрити базу даних для монопольного доступу, клацніть стрілку поруч із кнопкою Відкритита виберіть пункт Монопольний доступ. Якщо базу даних відкрито для монопольного доступу, інші користувачі, які здійснять спробу відкрити базу даних, отримають повідомлення «Файл уже використовується».

   • Щоб відкрити базу даних лише для читання, клацніть стрілку поруч із кнопкою Відкрити та натисніть кнопку Монопольно для читання. Інші користувачі зможуть відкрити базу даних, але матимуть доступ лише для читання.

Якщо не вдалося знайти потрібну базу даних    

1. У діалоговому вікні Відкрити виберіть елемент Мій комп’ютер або виберіть пункт Мій комп’ютер з розкривного списку Папка.

2. У списку дисків клацніть правою кнопкою миші диск, який може містити базу даних, і виберіть командуЗнайти.

3. Введіть критерії пошуку в діалоговому вікні Результати пошуку та натисніть кнопку Знайти, щоб знайти базу даних.

4. Якщо базу даних знайдено, двічі клацніть її, щоб відкрити.

5. У діалоговому вікні Відкрити натисніть кнопку Скасувати для бази даних, яку потрібно відкрити. Потім закрийте діалогове вікно Результати пошуку.

ПРИМІТКА   Можна відкрити файл даних безпосередньо в зовнішньому форматі даних, наприклад, dBASE, Paradox, Microsoft Exchange або Excel. Безпосередньо можна також відкривати будь-яке Джерело даних ODBC, наприклад, Microsoft SQL Server або Microsoft FoxPro. Access автоматично створює нову базу даних Access в одній папці з файлом даних і додає посилання на кожну таблицю в зовнішній базі даних.

Поради

• Щоб відкрити одну з останніх баз даних, виберіть ім’я файлу цієї бази даних зі списку Відкриття останньої бази даних на сторінці Початок роботи з Microsoft Office Access. Базу даних буде відкрито з тими самими настройками параметрів, що й під час останнього відкриття. Якщо список нещодавно використовуваних файлів не відображається, натисніть кнопку Microsoft Office   та натисніть кнопкуПараметри Access. У діалоговому вікні Параметри Access виберіть пункт Додатково. У розділіВідображення введіть кількість документів, які слід відображати у списку останніх документів, але не більше дев’яти.

• Якщо відкрити базу даних за допомогою кнопки Microsoft Office   і команди Відкрити, можна переглянути список ярликів відкритих баз даних, вибравши елемент Мої останні документи в діалоговому вікні Відкрити.

Для отримання додаткових відомостей про відкриття наявних баз даних Access перейдіть за посиланнями в розділі Див. також цієї статті.