Критерії пошуку та цільові функції

У попередньому матеріалі за допомогою Форми даних був сформований запит на пошук записів у базі. Розшукувалися постачальники, які поставляли товар на склад № І.

Користувачеві можуть знадобитися результати пошуку в подальшій роботі, наприклад для того, щоб продовжити роботу з ними, використовуючи формули, функції або просто роздрукувати їх. У цьому разі пошук за допомогою Форми даних не дає бажаного результату, оскільки результати пошуку у Формі відображаються лише в розрізі одного запису. У разі коли такий варіант пошуку не задовольняє користувача, є можливість здійснити пошук по-іншому - за допомогою області критеріїв і цільової області. У цьому разі Excel скопіює записи з бази, що відповідають заданим критеріям, у цільову область. Там їх можна буде обробляти традиційними способами, як у таблиці. Розглянемо детальніше цю процедуру.

Область критеріїв організовує користувач, і бажано її визначати таким чином, щоб вона не заважала поповненню та розширенню бази даних. Як правило, область критеріїв створюють перед або поряд з областю бази даних. У нашому прикладі область критеріїв сформована правіше від таблиці з базою даних.

Область критеріїв повинна мати розмір принаймні в два рядки. Перший рядок області критеріїв, що формується, має містити ім'я критерію (критеріїв). Сюди, як правило, копіюються всі імена полів бази даних (тобто її перший рядок) або частина з них. Однак в області критеріїв можуть також бути імена полів, яких немає в базі даних. Так буває тоді, коли треба виконати, наприклад, пошук за полями, що обчислюються.

У рядках під іменами полів формується область критеріїв пошуку. В області критеріїв кожний рядок - це критерій пошуку. Повний критерій пошуку, що заданий всією областю критеріїв, складається з об'єднаних за допомогою логічної операції От (Або)-умов.

Таким чином, кожна Or-умова задається окремим рядком. Усередині рядка критерію значення окремих полів розглядаються як умови, що об'єднані за допомогою логічної операції And (І).

Якщо потрібно розшукати в базі даних усі поставки постачальників із кодом 1001 або з кодом 1590, тоді в області критеріїв у колонці Пост_Пок під ім'ям поля має стояти 1001, а в наступному рядку - 1590:

Пост_Пок

1001

1590

Якщо треба розшукати в базі даних поставки на склад № 2 на суму понад 1000 грн тільки постачальника з кодом 1125, то такий комбінований запит на пошук утворюється за допомогою трьох критеріїв, що пов'язані умовною операцією And (І). Уводиться цей запит в один рядок області критеріїв:

Склад Опер Пост_Пок Сума

2 < 11 125 > 1000

Перш ніж розпочати пошук відповідно до критеріїв пошуку, у таблиці слід передбачити ще одну область - цільову. В цю область Excel зможе копіювати знайдені дані. її слід розташувати так, аби уникнути конфліктів із частинами таблиці, що виділені під базу і критерії. У першому рядку цільової області слід записати імена полів, зміст яких потрібно побачити в знайдених записах. Цільова область повинна бути точно визначена. Якщо користувач під час оголошення цільової області визначить, крім рядка заголовка, ще, наприклад, три рядки, то тим самим він повідомляє Excel, що під час пошуку в базі його цікавлять перші три знайдені записи, які відповідають критеріям пошуку. У разі якщо Excel знайде більше ніж три записи - у зону будуть виведені перші три записи, а потім повідомлення "Extract Range is Рий" (Цільова область заповнена). Це свідчить про те, що існують й інші записи, які відповідають критеріям пошуку.

Реорганізуємо електронну таблицю таким чином, щоб згідно з попередніми вимогами сформувати область критеріїв, цільову область і область даних (рис. 2.41).

Зона електронної таблиці зі сформованою областю критеріїв та цільовою областю

Повний критерій пошуку даних у базі - поставки на склад № 2 на суму понад 1000 грн постачальника з кодом 1125.

Таким чином, база даних оголошена, визначені область критеріїв і самі критерії, вибрана цільова область. Можна розпочинати пошук даних. Пошук здійснюється за допомогою команди пошуку і вибірки даних з бази Данные/Фильтр/Расширенный фильтр... Після запуску команди на виконання на екрані з'являється діалогове вікно установки розширеного фільтра. У вікні діалогу в зоні Обработка слід установити опцію Скопировать результат в другое место, а далі слід визначити область бази даних - Исходный диапазон, Диапазон условий і зону комірок для фіксації результату пошуку - Поместить результат в диапазон. Оформлений фільтр у цьому разі буде таким, як на рис. 2.42.

Діалогове вікно установки розширеного фільтра

Після активації кнопки OK Excel починає пошук даних у базі. Результат пошуку оформляється як на рис. 2.43.

Електронна таблиця з результатами пошуку даних

У діалоговому вікні фільтра є опція Unique Records Only/Тільки унікальні записи, яка дозволяє ліквідувати повторну вибірку з бази однакових записів, якщо такі є. У разі якщо визначення деяких установок (база даних, критерії, цільова область) містили помилки, з'являється діалогове вікно з попередженням про те, наприклад, що цільова область недійсна, - Extract Range not Valid/Неправильно вказано діапазон. У цьому разі слід виявити помилку і задати правильні установки.