Копіювання даних з іншого джерела до таблиці Access
Якщо дані наразі збережено в іншій програмі, наприклад, в Office Excel 2007, їх можна скопіювати та вставити в таблицю Access. Загалом цей метод найкраще використовувати в тому разі, якщо дані вже поділено на стовпці, як в аркуші Excel. Якщо дані містяться в текстовому редакторі, перед копіюванням їх краще розділити на стовпці символами табуляції або перетворити їх у цьому редакторі на таблицю. Якщо дані потрібно редагувати або виконати з ними певні дії (наприклад, розділити повні імена на імена та прізвища), це можна зробити перед копіюванням, особливо за відсутності досвіду роботи з програмою Access.
Під час вставлення даних у пусту таблицю Access установлює для кожного поля тип даних, який відповідає характеру розташованих у ньому відомостей. Наприклад, якщо вставлені поля містять виключно дати, програма Access застосує до таких полів тип даних «Дата й час». Якщо вставлені дані містять лише слова «так» і «ні», Access застосує до поля тип даних «Так/Ні».
Access іменує поля залежно від вмісту першого рядка вставлених даних. Якщо перший рядок вставлених даних містить дані того ж типу, що й наступні рядки, Access вважає, що перший рядок є частиною даних і призначає полям загальні імена (F1, F2 і т. д). Якщо перший рядок вставлених даних не схожий на інші рядки, Access вважає, що перший рядок містить імена полів. Тоді програма відповідним чином іменує поля й не включає перший рядок до даних.
Якщо Access призначає полям загальні імена, для уникнення плутанини поля слід якомога швидше перейменувати. Дотримуйтеся такої послідовності дій:
Збережіть таблицю.
Натисніть кнопку Microsoft Office і виберіть пункт Зберегти або натисніть клавіші CTRL+S.
У поданні таблиці двічі клацніть кожен заголовок стовпця та введіть для нього припустиме ім’я поля. Це може бути схожим на переписування даних, але рядок заголовків стовпців містить не дані, а імена полів.
Збережіть таблицю знову.
ПРИМІТКА Поля можна також перейменувати, перейшовши до подання конструктора й відредагувавши в ньому імена полів. Щоб перейти до подання конструктора, клацніть правою кнопкою миші таблицю в області переходів і виберіть пункт Конструктор. Щоб повернутися до подання таблиці, двічі клацніть таблицю в області переходів.
Імпортування, додавання та зв’язування з даними з іншого джерела
Можливо, потрібно імпортувати дані, які зберігаються в іншій програмі до нової таблиці або додати їх до наявної таблиці Access. Або ви працюєте з користувачами, які зберігають дані в інших програмах, і вам потрібно працювати з цими даними в застосунку Access, встановивши з ними зв’язок. У застосунку Access можна легко працювати з даними з інших джерел. Можна імпортувати дані з електронної таблиці Excel, таблиці в іншій базі даних Access, зі списку служби Windows SharePoint Services 3.0 або з інших джерел. Використовуваний процес залежить від джерела, але нижче описано дії, які слід виконати, щоб розпочати роботу з даними.
У програмі Access на вкладці Зовнішні дані у групі Імпорт виберіть команду для типу імпортованого файлу.
Наприклад, в разі імпортування даних з аркуша Excel виберіть елемент Excel. Якщо тип потрібної програми не відображається, виберіть елемент Додатково.
ПРИМІТКА Якщо правильний тип формату не відображається у групі Імпорт, можливо, знадобиться запустити програму, в якій було створено дані, і використати цю програму для збереження даних у стандартному форматі файлу (наприклад, у текстовий файл із роздільниками), перш ніж імпортувати ці дані до застосунку Access.
У діалоговому вікні Отримати зовнішні дані натисніть кнопку Огляд, щоб знайти джерело даних, або в полі Ім'я файлу введіть шлях до нього.
Виберіть потрібний параметр (всі програми дозволяють імпортувати, а деякі дозволяють додавати та зв’язувати) у розділі Укажіть спосіб і розташування для збереження даних у поточній базі даних. Можна створити нову таблицю, яка використовує імпортовані дані або (для деяких програм) додати дані до наявної таблиці чи створити зв’язану таблицю, яка підтримує зв’язок із даними у вихідній програмі.
Якщо запущено майстер, дотримуйтесь інструкцій на кількох наступних сторінках майстра. На останній сторінці майстра натисніть кнопку Готово.
У разі імпортування об’єктів або зв’язування таблиць із бази даних Access, відображаються діалогові вікна Імпортування об’єктів або Зв’язування таблиць. Виберіть потрібні елементи та натисніть кнопкуОК.
Процес залежить від виконуваної дії — імпортування, додавання або зв’язування з даними.
Access пропонує зберегти відомості про виконану операцію імпортування. Якщо ви плануєте виконати таку саму операцію імпортування в майбутньому, виберіть елемент Зберегти етапи імпортування та введіть відомості. Пізніше можна легко повторити операцію, вибравши елемент Збережені імпортовані елементи
у
групі Імпорт на
вкладці Зовнішні
дані.
Якщо не потрібно зберігати відомості
про операцію, натисніть кнопку Закрити.
У разі імпортування таблиці застосунок Access імпортує дані до нової таблиці та відображає таблицю у групіТаблиці в області переходів. У разі додавання даних до наявної таблиці дані додаються до тієї таблиці. У разі зв’язування з даними, Access створює зв’язану таблицю у групі Таблиці в області переходів.
Для отримання додаткових відомостей про імпортування різноманітних типів даних до Access перейдіть за посиланнями в розділі Див. також.